Networking nghe đơn giản: đứng trong một không gian, cầm ly nước, bắt chuyện với người lạ. Nhưng phần lớn khách rời khỏi khu vực networking của một sự kiện mà không trao đổi được với ai ngoài đồng nghiệp đi cùng. Networking vì thế không đơn thuần là dành ra một khoảng thời gian trống trong chương trình, mà là thiết kế một không gian và một lý do đủ tự nhiên để hai người lạ bắt đầu nói chuyện. Tại Asia Web3 GO!, sự kiện bên lề Token 2049 ở Singapore mà tôi từng tham gia tổ chức với hơn 1.500 lượt đăng ký, phần networking được bố trí thành một khu riêng tách hẳn khỏi khu vực sân khấu, đúng theo nguyên tắc không để không gian lắng nghe và không gian trò chuyện lẫn vào nhau.

Vì sao khách đến rồi lại đứng một mình

Lý do phổ biến nhất không phải khách nhút nhát, mà là không gian không tạo ra điểm bắt đầu câu chuyện. Một sảnh rộng với bàn cocktail rải rác khiến khách phải tự tìm người để tiếp cận, với người không quen ai trong phòng, đây là rào cản lớn hơn nhiều so với vẻ ngoài. Không gian có điểm neo (một khu trưng bày, một trò chơi nhỏ, một góc chụp ảnh) tạo lý do tự nhiên để hai người đứng cạnh nhau bắt đầu nói chuyện mà không cần lời mở đầu gượng gạo.

Thời điểm trong chương trình quan trọng hơn không gian

Networking đặt ngay đầu chương trình, khi khách còn lạ nhau, thường kém hiệu quả hơn networking đặt sau một phiên có nội dung chung, một buổi hội thảo, một phần thuyết trình. Lý do đơn giản: sau khi cùng nghe một nội dung, khách có sẵn chủ đề để mở lời ("anh nghĩ sao về phần vừa rồi") thay vì phải tự nghĩ ra câu chuyện từ đầu.

Chuẩn bị gì trước khi đến một sự kiện có phần networking

Khách chuẩn bị trước một câu giới thiệu ngắn về việc mình đang làm, kèm một câu hỏi mở sẵn để hỏi lại người đối diện, thường tự tin hơn và giữ được cuộc trò chuyện lâu hơn khách chỉ mang theo danh thiếp và chờ người khác bắt chuyện trước. Câu giới thiệu này không cần dài, chỉ cần đủ cụ thể để người nghe biết nên hỏi tiếp điều gì.

Câu mở đầu nào hiệu quả hơn "chào anh/chị, em làm bên..."

Một câu mở đầu gắn với bối cảnh chung của sự kiện, ví dụ nhắc lại một điểm trong phần trình bày vừa nghe hoặc hỏi về trải nghiệm của người kia với chủ đề sự kiện, thường dễ tiếp nối hơn câu giới thiệu công ty thuần túy. Lý do đơn giản: câu hỏi về công ty đòi người nghe phải tự nghĩ ra phản hồi từ đầu, còn câu hỏi về bối cảnh chung đã có sẵn nội dung để cả hai cùng bàn.

Khác gì với business matching

Networking không có cấu trúc ghép cặp, ai gặp ai là ngẫu nhiên. Business matching có hồ sơ nhu cầu và lịch gặp cố định cho từng cặp. Một sự kiện B2B tốt thường kết hợp cả hai: networking mở để tạo không khí quen biết ban đầu, rồi business matching để chuyển những mối quan hệ tiềm năng thành cuộc gặp có mục đích cụ thể. Xem thêm business matching là gì.

Vai trò của người dẫn dắt (host)

Một sự kiện có người phụ trách chủ động giới thiệu khách với nhau, biết ai đang tìm gì, ai nên gặp ai, luôn có tỷ lệ kết nối cao hơn một sự kiện để khách tự xoay xở. Vai trò này thường bị bỏ qua khi lập kế hoạch ngân sách, dù chi phí thấp hơn nhiều so với phần trang trí hay ẩm thực.

Theo dõi sau khi kết nối tại sự kiện

Phần lớn giá trị của networking mất đi ngay sau khi sự kiện kết thúc, nếu không ai chủ động kết nối lại trong vài ngày đầu. Gửi lời kết nối trên LinkedIn hoặc một tin nhắn ngắn nhắc lại nội dung đã trao đổi, trong vòng 48 giờ sau sự kiện, trong khi cuộc trò chuyện còn mới, hiệu quả hơn nhiều so với chờ đến khi cần việc gì đó mới liên hệ lại. Với sự kiện có host chuyên trách, một số chương trình còn chủ động gửi email tổng hợp danh sách người tham dự kèm gợi ý những ai nên kết nối với ai, giúp khách không phải tự nhớ lại đã gặp những ai trong buổi hôm đó.

Nếu Sếp đang chuẩn bị một sự kiện có phần networking và muốn không gian đó thật sự tạo ra kết nối chứ không chỉ là khoảng nghỉ giữa chương trình, có thể đặt lịch trao đổi 30 phút để tôi hiểu rõ đối tượng khách mời trước khi đề xuất cách bố trí. Đặt lịch 30 phút