Tiền thuê hội trường không phải là nguồn thu duy nhất mà một trung tâm triển lãm kiếm được từ một sự kiện, và hiểu rõ những nguồn doanh thu ngoài bán gian hàng này giúp ban tổ chức nhìn thấy toàn cảnh khi đàm phán hợp đồng.

Dịch vụ ăn uống — nguồn thu gần như luôn độc quyền

Dịch vụ ăn uống thường mang tính độc quyền ở hầu hết các loại hình cơ sở, vì đơn vị nội bộ duy trì sẵn một bếp ăn và đội ngũ nhân sự toàn thời gian ngay trong địa điểm. Dịch vụ catering, đặc biệt cho các chương trình lớn, có thể là dịch vụ độc quyền hoặc không của đơn vị nội bộ, tuỳ từng cơ sở. Nhìn chung, dịch vụ ăn uống luôn là một mảng tạo doanh thu đáng kể cho địa điểm tổ chức.

Nhà thầu độc quyền, ưu tiên và được đề xuất

Nhiều cơ sở lớn như khách sạn hội nghị hoặc hội trường triển lãm tư nhân có mối quan hệ độc quyền, ưu tiên hoặc được đề xuất với các nhà thầu dịch vụ, vừa như một cách kiểm soát chất lượng vừa là nguồn thu bổ sung. Ba loại quan hệ này khác nhau ở mức độ ràng buộc:

  • Nhà thầu độc quyền: được cơ sở chỉ định là đơn vị duy nhất được cung cấp một dịch vụ hoặc sản phẩm nhất định trong địa điểm
  • Nhà thầu ưu tiên: được cơ sở ưu ái hơn các nhà thầu khác khi giành hợp đồng, có thể có nhiều hơn một nhà thầu trong nhóm này
  • Nhà thầu được đề xuất: được cơ sở giới thiệu khi khách hàng hỏi danh sách nhà cung cấp tiềm năng, có thể liệt kê nhiều đơn vị

Nếu hợp đồng có điều khoản chia sẻ doanh thu, địa điểm sẽ nhận một tỷ lệ phần trăm cố định từ doanh thu của nhà thầu. Địa điểm cũng có thể khuyến khích khách hàng chọn nhà thầu trong danh sách ưu tiên hoặc được đề xuất nếu điều đó mang lại doanh thu cao hơn cho họ.

Các loại thuế địa phương cũng góp phần

Ngoài các khoản thu trực tiếp từ dịch vụ và nhà thầu, thuế nhà hàng, thuế từ các khu vực chịu thuế đặc biệt và thuế đồ uống có cồn tại địa phương cũng góp phần tạo thêm nguồn thu liên quan đến sự kiện, dù đây là khoản thu của chính quyền địa phương chứ không trực tiếp vào túi địa điểm hay ban tổ chức.

Vì sao ban tổ chức nên hiểu rõ những nguồn thu này

Hiểu được cơ cấu doanh thu của địa điểm giúp ban tổ chức có góc nhìn thực tế hơn khi đàm phán: một địa điểm có thể sẵn sàng giảm giá thuê hội trường nếu bù lại được doanh thu từ dịch vụ ăn uống và các nhà thầu đi kèm. Ngược lại, nếu ban tổ chức tự mang nhà thầu bên ngoài vào mà không thuộc danh sách độc quyền hoặc ưu tiên của địa điểm, khả năng cao sẽ gặp thêm phí phụ trội hoặc bị từ chối thẳng.

Nắm được các nguồn doanh thu ngoài bán gian hàng này cũng giúp ban tổ chức đưa ra lựa chọn đúng khi so sánh nhiều địa điểm — không chỉ so sánh giá thuê ghi trên hợp đồng, mà còn so sánh cả các ràng buộc đi kèm về dịch vụ ăn uống và nhà thầu.

Đàm phán dựa trên hiểu biết về cơ cấu doanh thu của địa điểm

Khi ban tổ chức hiểu rõ nguồn doanh thu ngoài bán gian hàng của một địa điểm đến từ đâu, họ có thể đưa ra đề xuất đàm phán cụ thể hơn thay vì chỉ xin giảm giá chung chung. Ví dụ, nếu biết địa điểm thu lợi đáng kể từ dịch vụ ăn uống, ban tổ chức có thể đề xuất cam kết một mức chi tiêu tối thiểu cho F&B để đổi lấy mức giá thuê hội trường thấp hơn — một hình thức trao đổi có lợi cho cả hai bên, vì địa điểm vẫn đạt được tổng doanh thu mong muốn dù giảm phần tiền thuê mặt bằng.

Rủi ro khi bỏ qua các khoản phí liên quan đến nhà thầu

Một sai lầm phổ biến của ban tổ chức mới vào nghề là chỉ so sánh giá thuê hội trường giữa các địa điểm mà quên kiểm tra danh sách nhà thầu độc quyền hoặc ưu tiên đi kèm. Nếu địa điểm yêu cầu dùng dịch vụ điện, internet hoặc an ninh từ nhà thầu độc quyền của họ với mức giá cao hơn hẳn thị trường, tổng chi phí thực tế của sự kiện có thể vượt xa mức chênh lệch giá thuê ban đầu. Vì vậy, khi so sánh nhiều địa điểm, ban tổ chức nên yêu cầu danh sách đầy đủ các nhà thầu độc quyền và bảng giá tham khảo của họ ngay trong giai đoạn RFP, trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.