Ai lần đầu đọc hợp đồng thuê hội trường cũng dễ nhầm hai con số: diện tích hội trường ghi trên hợp đồng và diện tích thực sự đem bán cho nhà trưng bày. Hai con số này gọi là gross square footage và net square footage, và khoảng cách giữa chúng chính là phần chi phí ẩn mà nhiều ban tổ chức mới vào nghề bỏ sót khi lập ngân sách.

Gross square footage là gì

Gross square footage (viết tắt GSF, đôi khi ghi GSM theo mét vuông) là tổng diện tích sàn của hội trường hoặc khu vực chức năng mà đơn vị tổ chức thuê được từ trung tâm triển lãm. Đây là con số nằm trên hợp đồng thuê mặt bằng, dùng để tính tiền thuê hội trường với chủ nhà.

Con số này chưa trừ đi bất kỳ hạng mục nào. Nó bao gồm cả phần diện tích sẽ dùng làm lối đi, khu đăng ký, sân khấu, khu vực dịch vụ, khu ăn uống và các không gian chức năng khác không bán được cho nhà trưng bày.

Net square footage là gì

Net square footage (NSF, hoặc NSM theo mét vuông) là phần diện tích thực sự bán được cho các gian hàng, sau khi đã trừ hết lối đi và các khu chức năng khỏi gross square footage. Đây là con số quyết định doanh thu bán gian hàng của một kỳ triển lãm, vì tiền thu về tính trên net square footage chứ không phải gross.

Theo chuẩn công nghiệp tại Mỹ, một booth tiêu chuẩn kích thước 10 feet x 10 feet có diện tích 100 net square feet. Quy đổi sang hệ mét được hầu hết các nước ngoài Mỹ sử dụng, một stand 3 mét x 3 mét tương đương khoảng 9 net square meters. Công thức quy đổi feet sang mét là chia số feet cho 3,2808; chiều ngược lại là nhân số mét với 3,2808.

Vì sao tỷ lệ net trên gross quan trọng với ban tổ chức

Tỷ lệ net trên gross cho biết hiệu suất sử dụng mặt bằng của một kỳ triển lãm. Tỷ lệ càng cao, càng nhiều diện tích thuê được chuyển hoá thành doanh thu bán gian hàng. Tỷ lệ này phụ thuộc vào:

  • Số lượng và độ rộng lối đi trong sơ đồ mặt bằng
  • Diện tích dành cho khu đăng ký, sân khấu, khu networking
  • Hình dạng và cấu hình các loại gian hàng được bán (linear, perimeter, end-cap, peninsula, island)

Một sơ đồ có quá nhiều gian hàng dạng island (bốn mặt đều tiếp xúc lối đi) sẽ chiếm nhiều lối đi hơn gian hàng linear, kéo tỷ lệ net trên gross xuống thấp. Ngược lại, sơ đồ toàn gian hàng linear tối ưu được diện tích bán nhưng có thể làm giảm trải nghiệm tham quan.

Áp dụng khi đàm phán hợp đồng thuê hội trường

Khi thương lượng giá thuê với trung tâm triển lãm, đơn vị tổ chức cần làm rõ ngay từ đầu: giá thuê tính trên gross square footage hay net square footage. Nếu tính trên gross, ban tổ chức phải tự ước lượng được tỷ lệ net khả dụng trước khi chốt giá bán gian hàng, để đảm bảo doanh thu bù đắp được chi phí thuê mặt bằng.

Việc này đặc biệt quan trọng khi mở rộng quy mô triển lãm sang một trung tâm mới, vì mỗi trung tâm có tỷ lệ cột, lối thoát hiểm và hạ tầng cố định khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến net square footage khả dụng dù gross square footage ghi trên hợp đồng có thể bằng nhau.

Ví dụ tính toán đơn giản

Giả sử một hội trường có gross square footage là 10.000 mét vuông. Sau khi trừ đi khu đăng ký, hai lối đi chính rộng 4 mét, các lối đi phụ và một sân khấu trung tâm, net square footage khả dụng để bán cho nhà trưng bày có thể chỉ còn khoảng 6.500 đến 7.000 mét vuông, tuỳ vào mật độ lối đi mà ban tổ chức chọn thiết kế. Đây chính là lý do vì sao net square footage và gross square footage luôn cần được nêu rõ ràng trong mọi tài liệu nội bộ, tránh tình trạng đội sales hứa hẹn diện tích bán dựa trên con số gross ghi sẵn trên hợp đồng thuê, trong khi thực tế diện tích bán được luôn thấp hơn đáng kể.

Sự chênh lệch giữa hai con số càng lớn ở những hội trường có nhiều cột chịu lực, trần thấp cục bộ hoặc yêu cầu lối thoát hiểm rộng theo quy định phòng cháy chữa cháy địa phương. Vì vậy, trước khi cam kết diện tích bán với nhà trưng bày, đội ngũ phụ trách floor plan cần hoàn tất bản đo đạc thực tế, không chỉ dựa trên số liệu gross ghi trên hợp đồng thuê ban đầu.

Theo dõi tỷ lệ này qua nhiều kỳ triển lãm

Nhiều ban tổ chức có kinh nghiệm lưu lại tỷ lệ net trên gross của từng kỳ triển lãm như một chỉ số vận hành, tương tự cách theo dõi doanh thu hay số lượng nhà trưng bày. Nếu tỷ lệ này giảm dần qua các năm dù vẫn dùng cùng một hội trường, đó có thể là dấu hiệu sơ đồ đang dành quá nhiều diện tích cho feature area hoặc lối đi rộng hơn cần thiết, và là lúc nên rà soát lại toàn bộ bản vẽ thay vì chỉ sao chép bố cục của kỳ trước.