Không ai muốn dùng đến kế hoạch ứng phó khẩn cấp, nhưng thiếu nó là rủi ro không thể chấp nhận được với bất kỳ ban tổ chức triển lãm nào. Emergency readiness là nền tảng bắt buộc, không phải một hạng mục tuỳ chọn thêm vào cuối kế hoạch vận hành.

Emergency readiness là gì

Một đánh giá mối đe doạ và phân tích rủi ro kỹ lưỡng là nền tảng của kế hoạch hành động khẩn cấp dành riêng cho từng sự kiện. Tài liệu này quy định các bước phản ứng với tình huống khẩn cấp như cấp cứu y tế, hoả hoạn, đe doạ bom hoặc khủng bố, hoặc thiên tai. Kế hoạch cần đảm bảo khớp với quy trình ứng phó khẩn cấp riêng của địa điểm và phải được phân phối tới từng thành viên trong đội ngũ chủ chốt cũng như đội ứng phó khẩn cấp.

Ai nên có tên trong đội ứng phó khẩn cấp

Đội ứng phó khẩn cấp thường bao gồm nhiều vai trò khác nhau, không chỉ giới hạn ở đội an ninh:

  • Ban lãnh đạo cấp cao, nhà thầu dịch vụ chính thức
  • Ban quản lý sự kiện, toàn bộ nhân sự tại hiện trường
  • Đại diện đơn vị chủ trì/tài trợ, bộ phận quan hệ truyền thông
  • Bộ phận IT/hỗ trợ kỹ thuật, nhân sự, tài chính, pháp lý
  • Tư vấn bảo hiểm, tư vấn phân tích rủi ro
  • Tư vấn/nhà thầu an ninh, đại diện địa điểm
  • Đầu mối liên lạc ngoài hiện trường (ở lại văn phòng)

Danh sách dài này cho thấy emergency readiness không phải việc riêng của bộ phận an ninh, mà cần sự phối hợp của gần như mọi bộ phận trong tổ chức.

Mạng lưới liên lạc là điều kiện sống còn

Một mạng lưới liên lạc là yếu tố thiết yếu cho mọi triển lãm. Những người chủ chốt cần biết nhau và đảm bảo các kế hoạch đang được triển khai đúng, các vấn đề phát sinh được giải quyết kịp thời. Cơ sở vật chất có thể rất rộng lớn, nên các cá nhân chủ chốt phải liên lạc được với nhau bất cứ khi nào cần.

Một cẩm nang thông tin nhân sự tổng hợp (master staff information guide) cần được rà soát và cập nhật thường xuyên, bao gồm:

  • Toàn bộ thông tin liên lạc của nhân sự
  • Số điện thoại di động của đại diện nhà thầu
  • Thông tin liên lạc khẩn cấp của địa điểm và khu vực
  • Địa chỉ, số điện thoại khách sạn; lịch đến/đi của nhân sự
  • Quy định trang phục, giờ ăn của nhân sự
  • Quy tắc dùng bộ đàm, quy trình khẩn cấp
  • Ngày giờ các cuộc họp nhân sự bắt buộc tham dự

Ngoài ra, cẩm nang có thể bổ sung thêm các lệnh sự kiện (event orders) và sơ đồ bố trí phòng.

Chuẩn bị trước, không xử lý sau

Emergency readiness chỉ phát huy giá trị nếu được chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra, không phải soạn vội khi sự cố đã xảy ra. Ban tổ chức nên coi việc rà soát lại kế hoạch ứng phó khẩn cấp và cẩm nang thông tin nhân sự là bước bắt buộc ngay trước mỗi kỳ move-in, tương tự như kiểm tra sơ đồ mặt bằng hay hợp đồng nhà thầu.

Phối hợp với đội an toàn của chính địa điểm

Kế hoạch emergency readiness của ban tổ chức không thể xây dựng tách biệt khỏi quy trình an toàn sẵn có của địa điểm. Mỗi trung tâm triển lãm hoặc khách sạn hội nghị đều có quy trình ứng phó khẩn cấp riêng, gồm vị trí điểm tập kết, tuyến thoát hiểm đã được cơ quan phòng cháy chữa cháy địa phương phê duyệt, và đội ngũ an toàn nội bộ của họ. Trước mỗi kỳ triển lãm, ban tổ chức nên có buổi làm việc trực tiếp với đội an toàn của địa điểm để đối chiếu hai kế hoạch, đảm bảo không có mâu thuẫn — ví dụ điểm tập kết ban tổ chức chọn trùng với khu vực xe cứu hoả cần tiếp cận.

Diễn tập ngắn trước move-in, không chỉ phát tài liệu

Một kế hoạch emergency readiness in đẹp nhưng chưa từng diễn tập có nguy cơ thất bại khi tình huống thật xảy ra, vì nhân sự không quen với vai trò cụ thể của mình. Một buổi họp ngắn 15-20 phút ngay trước move-in, trong đó từng vai trò trong đội ứng phó khẩn cấp nhắc lại nhiệm vụ của mình và xác nhận đã có đầy đủ thông tin liên lạc cần thiết, có giá trị hơn nhiều so với việc chỉ gửi email đính kèm tài liệu PDF rồi coi như đã hoàn thành nghĩa vụ chuẩn bị.