Trong nghề sản xuất sự kiện, có một điểm tôi luôn lưu ý khi nhận brief tổ chức sự kiện Web3, blockchain hoặc crypto: kịch bản của một sự kiện doanh nghiệp truyền thống áp thẳng vào loại sự kiện này gần như luôn trật nhịp. Người tham dự không đến vì logo công ty lớn trên backdrop, họ đến vì cộng đồng, vì diễn giả họ theo dõi trên mạng xã hội, vì cơ hội gặp đúng người trong ngành. Bài viết này là checklist chuẩn bị đúng trọng tâm ngay từ đầu cho một sự kiện Web3, crypto hoặc tech/startup.
Vì sao sự kiện Web3 không giống sự kiện doanh nghiệp thông thường
Sự kiện doanh nghiệp truyền thống thường xoay quanh khách mời VIP, chương trình nghi lễ và truyền thông báo chí. Sự kiện Web3 xoay quanh cộng đồng. Người tham dự phần lớn là builder, nhà đầu tư nhỏ lẻ, thành viên của các nhóm Discord, Telegram, hoặc đơn giản là người theo dõi một dự án cụ thể. Họ quen với nhịp độ nhanh, ngôn ngữ trực tiếp, và không thích các phần nghi thức rườm rà.
Một khác biệt nữa là tỷ lệ người theo dõi online. Rất nhiều sự kiện Web3 có lượng xem livestream cao hơn nhiều lần số người ngồi trong phòng, đặc biệt với các buổi hỏi đáp trực tiếp cùng nhà sáng lập hoặc buổi công bố dự án. Vì vậy phần kỹ thuật ghi hình, âm thanh và đường truyền internet quan trọng ngang với sân khấu, thậm chí quan trọng hơn.
Checklist chuẩn bị trước sự kiện Web3, blockchain, crypto
Dưới đây là những đầu việc cần kiểm tra trước khi bắt tay vào sản xuất một sự kiện thuộc nhóm này.
Xác định hình thức: offline, online hay hybrid
- Xác định trước cộng đồng mục tiêu ở đâu: tại Việt Nam, khu vực Đông Nam Á, hay phân tán khắp nơi qua mạng.
- Nếu cộng đồng phân tán, ưu tiên hình thức hybrid: tổ chức offline quy mô vừa và phát trực tiếp cho phần còn lại.
- Chọn địa điểm có sẵn hạ tầng mạng ổn định, đây là yếu tố hay bị bỏ qua cho đến sát ngày sự kiện mới phát hiện đường truyền yếu.
- Với sự kiện có yếu tố giao dịch, ví điện tử hoặc phát quà token, cân nhắc thêm phương án an ninh và kiểm soát ra vào chặt hơn sự kiện thông thường.
Xây dựng cộng đồng và mời đúng người
Với sự kiện Web3, danh sách khách mời quan trọng hơn số lượng khách mời. Nên làm việc cùng đội marketing để xác định rõ ai là người có ảnh hưởng thật sự trong cộng đồng ngách đó, thay vì chọn người có lượng theo dõi lớn nhưng không đúng đối tượng. Việc phối hợp với quản trị viên của các nhóm Discord, Telegram liên quan cũng cần làm sớm, vì đây là kênh mời khách hiệu quả hơn quảng cáo trả phí trong phần lớn trường hợp.
Một điểm cần lưu ý: cộng đồng Web3 rất nhạy với sự thiếu minh bạch. Lịch trình, tên diễn giả, thời gian bắt đầu cần công bố chính xác và cập nhật kịp thời nếu có thay đổi, tránh để khách tham dự cảm thấy bị thiếu thông tin.
Chuẩn bị kỹ thuật, livestream và ghi hình
Đây là phần nên đầu tư kỹ nhất cho sự kiện Web3. Một số hạng mục cụ thể:
- Đường truyền internet dự phòng, tốt nhất từ hai nhà mạng khác nhau, vì mất kết nối giữa buổi livestream là sự cố khó xử lý kịp thời.
- Ê-kíp kỹ thuật quen làm livestream đa nền tảng chứ không chỉ quen quay sự kiện offline thông thường.
- MC hoặc người dẫn chương trình có khả năng song ngữ, đọc được câu hỏi từ khung chat trực tiếp và biết cách giữ nhịp một phiên hỏi đáp.
- Thiết bị ghi âm rõ cho các phiên phỏng vấn riêng hoặc phiên thảo luận, vì nội dung này thường được cắt lại làm video ngắn sau sự kiện.
Ngân sách và những khoản chi hay bị bỏ sót
Ngân sách cho một sự kiện Web3 thường bị lập thiếu ở vài khoản sau:
- Chi phí kỹ thuật livestream đa nền tảng, thường cao hơn quay ghi hình thông thường vì cần ê-kíp chuyên biệt.
- Quà tặng và vật phẩm thương hiệu, hạng mục cộng đồng Web3 quan tâm nhiều hơn ngành khác, vì đây cũng là nội dung được chia sẻ lại trên mạng xã hội.
- Chi phí an ninh nếu sự kiện có liên quan đến ví điện tử, giao dịch hoặc phát quà token tại chỗ.
- Phí dịch thuật hoặc phụ đề song ngữ cho nội dung livestream, nếu muốn tiếp cận cả khán giả quốc tế.
Nguyên tắc thường áp dụng: dành một khoản ngân sách dự phòng phát sinh, vì sự kiện Web3 hay có thay đổi sát giờ, ví dụ diễn giả xác nhận trễ hoặc lịch trình dự án thay đổi đột ngột.
Những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện Web3, tech, startup
Vài sai lầm hay lặp lại nhất:
- Sao chép nguyên kịch bản một sự kiện doanh nghiệp truyền thống, từ MC mặc vest đến phần cắt băng khai mạc, khiến chương trình lệch hẳn với gu của cộng đồng crypto.
- Bỏ qua kiểm thử kỹ thuật livestream trước giờ diễn ra sự kiện, dẫn đến sự cố ngay phút đầu tiên khi lượng người xem online đông nhất.
- Không có kịch bản dự phòng cho câu hỏi nhạy cảm trong phần hỏi đáp trực tiếp, ví dụ về giá token hoặc lộ trình dự án.
- Đánh giá thấp vai trò của đội ngũ quản trị viên trong Discord, Telegram trong lúc sự kiện diễn ra, trong khi đây chính là nơi cộng đồng phản hồi trực tiếp và nhanh nhất.
Nếu bạn đang chuẩn bị một sự kiện Web3, blockchain hoặc công nghệ sắp tới và muốn có người hỗ trợ lên kế hoạch, có thể xem báo giá dịch vụ hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp.