Một câu hỏi hiếm khi được đặt ra khi ký hợp đồng team building, nhưng lại quan trọng không kém giá cả hay lịch trình: nếu chẳng may có nhân viên bị chấn thương trong lúc tham gia, ai chịu trách nhiệm và chi phí đó được xử lý như thế nào.
Vì sao bảo hiểm dễ bị bỏ qua khi lên kế hoạch
Phần lớn công ty khi lên kế hoạch team building tập trung vào ba yếu tố: địa điểm, chi phí và chương trình hoạt động. Bảo hiểm khi tổ chức team building thường bị coi là chi tiết phụ, chỉ được nhắc đến khi có sự cố xảy ra, lúc đó đã quá muộn để thương lượng lại điều khoản. Với những hoạt động ít rủi ro như hội thảo kết hợp ăn uống, việc bỏ qua bảo hiểm có thể chấp nhận được. Nhưng với hoạt động có yếu tố vận động, đặc biệt là đua kart hay các trò chơi vận động mạnh, đây là khoản không nên xem nhẹ.
Phân biệt trách nhiệm giữa công ty và đơn vị tổ chức
Về nguyên tắc, đơn vị tổ chức hoặc địa điểm cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm chính về an toàn trong phạm vi hoạt động của họ, ví dụ tình trạng xe đua, chất lượng đường đua, thiết bị bảo hộ. Công ty đặt dịch vụ đóng vai trò bên mua, không trực tiếp vận hành hoạt động nhưng vẫn có trách nhiệm nhất định trong việc lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín và thông báo rõ cho nhân viên về tính chất hoạt động trước khi tham gia. Ranh giới trách nhiệm này cần được làm rõ trong hợp đồng, tránh tình huống cả hai bên đều cho rằng phần bảo hiểm thuộc về bên kia.
Những câu cần hỏi đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng
Thứ nhất, hỏi rõ gói dịch vụ có bao gồm bảo hiểm trách nhiệm cho khách tham gia hay không, và mức bồi thường tối đa là bao nhiêu trong trường hợp có tai nạn. Thứ hai, hỏi phạm vi bảo hiểm có bao gồm cả chi phí y tế cấp cứu ngay tại chỗ hay chỉ bồi thường sau khi có kết luận từ cơ quan chức năng. Thứ ba, hỏi quy trình xử lý nếu có sự cố xảy ra: ai là người liên hệ đầu tiên, cơ sở y tế gần nhất được chỉ định là đâu, và thời gian phản hồi dự kiến.
Khi nào công ty nên cân nhắc mua thêm bảo hiểm riêng
Với những đoàn có quy mô lớn, hoặc với những công ty có chính sách nội bộ yêu cầu bảo hiểm bổ sung cho mọi hoạt động ngoài văn phòng, nên cân nhắc mua thêm gói bảo hiểm sự kiện riêng, độc lập với bảo hiểm có sẵn của địa điểm tổ chức. Đây không phải khoản chi phí lớn so với tổng ngân sách team building, nhưng mang lại một lớp bảo vệ bổ sung, đặc biệt hữu ích nếu mức bồi thường mặc định của địa điểm thấp hơn kỳ vọng của công ty.
Bảo hiểm không thay thế cho quy trình an toàn thực tế
Cần nhấn mạnh rằng có bảo hiểm không đồng nghĩa với việc có thể lơ là quy trình an toàn thực tế. Bảo hiểm chỉ xử lý hậu quả tài chính sau khi sự cố đã xảy ra, trong khi mục tiêu quan trọng hơn vẫn là ngăn sự cố xảy ra ngay từ đầu. Một địa điểm tổ chức uy tín, có huấn luyện viên hướng dẫn kỹ trước khi tham gia, có giới hạn tốc độ và thiết bị bảo hộ đầy đủ, vẫn là yếu tố quyết định chính, bảo hiểm chỉ nên coi là lớp bảo vệ cuối cùng, không phải lý do để bỏ qua các bước kiểm tra an toàn khác.
Đưa điều khoản bảo hiểm vào hợp đồng bằng văn bản
Một lưu ý thực tế cuối cùng: mọi thoả thuận về bảo hiểm nên được ghi rõ bằng văn bản trong hợp đồng, không chỉ trao đổi miệng qua điện thoại hay tin nhắn. Khi có tranh chấp xảy ra, văn bản hợp đồng là căn cứ duy nhất được công nhận, trong khi lời hứa miệng dù chân thành đến đâu cũng khó chứng minh sau này.
Kinh nghiệm từ những công ty đã tổ chức nhiều lần
Những công ty đã tổ chức team building nhiều năm liên tiếp thường hình thành một danh sách kiểm tra riêng trước khi ký hợp đồng với bất kỳ đơn vị nào, trong đó điều khoản bảo hiểm luôn được hỏi ngay từ buổi gặp đầu tiên, ngang với chất lượng chương trình hay chi phí tổng thể. Đây là bài học thường đến từ chính trải nghiệm thực tế, đôi khi từ một sự cố nhỏ, hơn là từ việc đọc trước tài liệu hướng dẫn nào.
Làm rõ vấn đề bảo hiểm ngay từ bước đàm phán hợp đồng quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ tập trung mặc cả giá cả và bỏ qua câu hỏi ai chịu trách nhiệm nếu có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.
