Nhiều doanh nghiệp Việt lần đầu mang gian hàng ra nước ngoài đều gặp cùng một kiểu sự cố: vật liệu bị giữ ở hải quan, banner in sai kích thước theo quy định phòng cháy của ban tổ chức, hoặc đội ngũ ra sân bay mà chưa ai từng nói chuyện với khách quốc tế bằng tiếng Anh. Phần lớn những chuyện này xảy ra vì lịch chuẩn bị bị dồn vào phút chót. Bài viết này là checklist theo mốc thời gian, đúc từ kinh nghiệm tổ chức và hỗ trợ doanh nghiệp tham gia triển lãm tại Singapore, Indonesia và Philippines.
3-4 tháng trước: chốt hội chợ và vị trí gian hàng
Không phải hội chợ nào đông khách cũng phù hợp với sản phẩm của bạn. Trước khi đặt gian hàng, cần trả lời rõ ba câu hỏi: khách tham quan hội chợ này có đúng là người mua hàng của mình không, ban tổ chức có công bố số liệu khách năm trước không, và các đối thủ cùng ngành có tham gia hay không.
- Xin sơ đồ mặt bằng (floor plan) sớm để chọn vị trí gần lối đi chính, tránh góc khuất sau cột hoặc gần nhà vệ sinh.
- Đọc kỹ "exhibitor manual" của ban tổ chức: quy định về chiều cao gian hàng, vật liệu chống cháy, giờ dựng và tháo gian hàng.
- Đăng ký sớm thường được ưu tiên vị trí và giá tốt hơn so với đăng ký sát ngày.
Nếu doanh nghiệp chưa từng làm việc với ban tổ chức nước ngoài, nên có người phụ trách theo sát toàn bộ giấy tờ và deadline, thay vì để nhiều phòng ban cùng làm việc rời rạc. Đây cũng là lúc nên tính đến việc thuê đơn vị sản xuất sự kiện có kinh nghiệm làm việc quốc tế để rút ngắn thời gian trao đổi qua lại.
6-8 tuần trước: vận chuyển và thủ tục hải quan
Đây là phần dễ phát sinh chi phí và trễ lịch nhất nếu chuẩn bị muộn. Hàng mang đi triển lãm thường thuộc diện tạm nhập tái xuất, cần bộ chứng từ riêng chứ không giống hàng xuất khẩu thông thường.
- Lập danh sách chi tiết hàng hóa mang theo (packing list), ghi rõ số lượng, trọng lượng, giá trị khai báo.
- Làm việc với đơn vị forwarder có kinh nghiệm tuyến hội chợ, không dùng forwarder chuyên hàng thương mại thông thường vì quy trình khai báo khác nhau.
- Chuẩn bị giấy chứng nhận xuất xứ và catalogue sản phẩm bằng tiếng Anh, một số nước yêu cầu khi thông quan tại cửa khẩu.
- Tính thời gian vận chuyển dư ra ít nhất 5-7 ngày so với ngày dựng gian hàng, để có thời gian xử lý nếu hàng bị giữ kiểm tra.
- Với vật phẩm dễ vỡ hoặc thiết bị trình diễn, cân nhắc mang theo hành lý ký gửi thay vì gửi hàng, nếu số lượng ít.
Một sai lầm phổ biến là mang theo standee, banner in tại Việt Nam để tiết kiệm chi phí, nhưng khi tới nơi mới phát hiện vật liệu không đạt chuẩn phòng cháy của trung tâm hội chợ và bị yêu cầu tháo dỡ ngay trước giờ khai mạc. Cách an toàn hơn là in các vật phẩm lớn tại nước sở tại, chỉ mang theo file thiết kế, hoặc hỏi ban tổ chức danh sách nhà cung cấp được duyệt.
2-3 tuần trước: chuẩn bị đội ngũ tại chỗ
Gian hàng đẹp mà nhân sự đứng booth không biết trả lời khách thì cơ hội bán hàng cũng mất theo. Việc training nên làm trước khi lên đường, không phải tới nơi mới tập trung nói chuyện.
- Phân vai rõ ràng: ai đứng đón khách, ai chốt thông tin liên hệ, ai xử lý câu hỏi kỹ thuật sâu.
- Luyện kịch bản giới thiệu ngắn (elevator pitch) bằng tiếng Anh, tối đa 30 giây, vì khách đi hội chợ thường chỉ dừng lại vài phút mỗi gian hàng.
- Chuẩn bị công cụ ghi nhận lead tại chỗ, ví dụ quét danh thiếp hoặc form điền nhanh trên điện thoại, tránh ghi tay rồi thất lạc sau sự kiện.
- Tìm hiểu trước vài phong tục giao tiếp kinh doanh của nước sở tại, ví dụ cách trao danh thiếp ở Singapore khác với cách bắt tay thông thường ở Việt Nam.
Sau hội chợ: đừng để lead nguội
Nhiều doanh nghiệp đầu tư nhiều cho gian hàng nhưng lại xử lý danh sách khách hàng tiềm năng rất chậm sau khi về nước. Lead thu được trong những ngày hội chợ nên được phân loại và gửi email cảm ơn trong vòng 48 giờ, trong khi thông tin còn nóng. Nếu chờ đến khi cả đoàn về nước, xử lý công văn tồn đọng rồi mới quay lại danh sách khách, tỷ lệ phản hồi sẽ giảm đáng kể.
Việc chuẩn bị một gian hàng ra nước ngoài liên quan tới nhiều đầu việc chạy song song: xin phép, vận chuyển, thiết kế, nhân sự. Với doanh nghiệp lần đầu tham gia, việc có một đơn vị đồng hành xuyên suốt từ khâu lên kế hoạch đến khi dựng gian hàng tại chỗ giúp giảm rủi ro phát sinh và tiết kiệm thời gian đi lại kiểm tra nhiều lần. Nếu cần tư vấn cho hội chợ sắp tới, có thể yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp.