Nhiều doanh nghiệp bay sang triển lãm quốc tế, thuê gian, dựng gian, rồi đứng chờ khách ghé. Đến ngày thứ hai họ nhận ra buyer họ cần gặp đã kín lịch với người khác từ lâu. Triển lãm là nơi gặp, nhưng không còn là nơi hẹn gặp. Người đến sớm hơn thì có cuộc hẹn, người đến muộn thì có tấm danh thiếp.
Đặt lịch hẹn với buyer trước triển lãm biến những giờ ngắn ngủi có mặt tại show thành một lịch làm việc có thứ tự, và việc đó cần nhiều hơn vài email. Tài liệu đào tạo ngành triển lãm cho biết matchmaking ngày càng diễn ra nhiều tuần trước sự kiện, cho phép nhà trưng bày thu thông tin cụ thể để chuẩn bị cho từng người. Cũng tài liệu đó ghi một ước tính rằng người tiêu dùng nhận từ sáu nghìn đến mười nghìn thông điệp quảng cáo mỗi ngày, nên một email đến đúng người, đúng lúc có khả năng nổi bật hơn là một tờ rơi phát trong hội trường.
Vì sao phải đặt lịch hẹn với buyer từ sớm
Ba lý do. Thứ nhất, nhiều buyer lên lịch trước và chỉ còn vài khung trống khi show diễn ra. Thứ hai, nhà trưng bày bây giờ được đo bằng số lead đủ điều kiện, không phải số người ghé gian, nên cuộc hẹn đúng người đáng giá hơn mười lượt ghé ngẫu nhiên. Thứ ba, hẹn trước cho bạn cơ hội chuẩn bị mẫu, hồ sơ và người phiên dịch đúng yêu cầu, thay vì đoán tại chỗ.
Bài về lead retrieval nói thêm cách ghi nhận người đã ghé, còn bài này tập trung vào những người bạn muốn họ ghé.
Lộ trình 8 tuần cho nhà cung cấp
Tuần 8 đến 7: chọn show và định nghĩa buyer mục tiêu. Bài về chọn triển lãm thủy sản quốc tế giúp quyết định nên đi show nào nếu bạn ở ngành thủy sản.
Tuần 6 đến 5: lập danh sách ba mươi đến năm mươi buyer. Nguồn gồm danh bạ nhà trưng bày và khách tham dự do show công bố, nền tảng hẹn gặp của show nếu có, hiệp hội ngành, và mạng quan hệ sẵn có. Mỗi dòng ghi tên công ty, người liên hệ, lý do chọn.
Tuần 5 đến 3: gửi email đợt một, sau mười ngày nhắc một lần, đợt hai cho những người mới tìm thêm.
Tuần 3 đến 2: chốt giờ, gửi xác nhận kèm địa điểm cụ thể, chuẩn bị hồ sơ và mẫu. Hồ sơ nên theo đúng bộ trong bài hồ sơ năng lực xuất khẩu tôm nếu bạn bán tôm.
Tuần 1: xác nhận lại với từng người bằng một dòng, kiểm tra múi giờ, in lịch.
Email đầu tiên: ba câu
- Câu một nói vì sao bạn viết cho người này, cụ thể: bạn thấy họ nhập loại sản phẩm nào, hoặc họ đăng ký nhóm sản phẩm nào trên nền tảng của show.
- Câu hai nói bạn mang gì đến: sản phẩm, chứng nhận chính, một con số sản lượng thật.
- Câu ba đề xuất hai khung giờ cụ thể, ghi theo múi giờ nơi diễn ra show, và địa điểm.
Email dài hơn ba câu thường không được đọc hết. Phần tài liệu đính kèm một trang là đủ, đừng gửi cả bộ catalogue ở lần đầu.
Hẹn ở đâu
Gian hàng thuận khi có mẫu và thiết bị, nhưng ồn và hay bị cắt ngang. Nếu cuộc hẹn cần trao đổi điều kiện và giá, đặt bàn ở quán cà phê gần hội trường hoặc phòng họp thuê theo giờ sẽ yên hơn. Điều quan trọng là ghi địa chỉ cụ thể trong thư xác nhận, vì hội trường lớn có thể làm buyer đi lạc dù có thiện chí.
Sau cuộc hẹn
Trong 24 giờ, gửi lại một email ghi nhận những gì đã thỏa thuận và bước tiếp theo, kể cả khi buổi họp không có kết quả rõ. Ghi vào bảng theo dõi cùng mức quan tâm của buyer. Cách theo dõi cả chuỗi từ cuộc hẹn đến đơn hàng được trình bày ở bài đo hiệu quả business matching. Còn nếu show có nền tảng hẹn gặp, bài matchmaking trong triển lãm giải thích vì sao thông tin bạn điền ở đó quyết định ai được đề xuất gặp bạn.
Thêm một điều rút ra từ bài về checklist gian hàng triển lãm nước ngoài: việc chuẩn bị gian hàng và việc chuẩn bị lịch hẹn nên chạy song song, không nối tiếp.
Cần người dựng lịch hẹn và điều phối đoàn đi triển lãm
Nếu doanh nghiệp hoặc hiệp hội đang chuẩn bị đoàn đi triển lãm nước ngoài và cần đặt lịch hẹn với buyer, soạn bộ hồ sơ cho từng cuộc hẹn, hoặc cử người điều phối tại hiện trường, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Hãy cho biết show bạn dự định đi, thị trường buyer và thời điểm khởi hành.
Với show lớn, tám tuần là mức tối thiểu để lịch hẹn có chất lượng, và mỗi tuần bỏ lỡ đều lấy đi một số khung giờ tốt nhất.