"Tự tổ chức cho rẻ" là lý do phổ biến khiến nhiều công ty quyết định không thuê đơn vị chuyên nghiệp cho buổi team building, giao hẳn việc này cho bộ phận nhân sự hoặc hành chính tự xoay xở. Trên giấy tờ, con số chi tiêu trực tiếp có thể thấp hơn, nhưng đây thường chỉ là một nửa bức tranh chi phí thật sự.
Chi phí thời gian là khoản dễ bị bỏ qua nhất
Một buổi team building quy mô vừa, dù đơn giản, vẫn đòi hỏi hàng loạt công việc: tìm địa điểm, so sánh giá, đàm phán, lên kịch bản chương trình, chuẩn bị vật tư, xử lý phát sinh vào phút chót. Với một công ty tự tổ chức, toàn bộ khối lượng công việc này thường dồn lên một hoặc hai người trong bộ phận nhân sự, chiếm mất nhiều ngày làm việc lẽ ra dành cho công việc chuyên môn của họ. Chi phí ẩn khi tự tổ chức team building lớn nhất chính là khoản thời gian này, dù không xuất hiện trên bất kỳ hoá đơn nào.
Rủi ro từ thiếu kinh nghiệm xử lý tình huống
Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp đã trải qua nhiều sự kiện, có sẵn phương án dự phòng cho các tình huống thường gặp: thời tiết xấu, khách đến trễ, thiết bị trục trặc. Một đội nội bộ tự tổ chức lần đầu thường thiếu những kinh nghiệm này, dễ lúng túng khi có sự cố phát sinh, và đôi khi phải trả chi phí xử lý khẩn cấp cao hơn nhiều so với giá thị trường vì không có sẵn mối quan hệ với nhà cung cấp để thương lượng nhanh.
Ba khoản chi phí phát sinh thường gặp khi tự tổ chức
Thứ nhất, chi phí đặt dịch vụ trễ hạn: không nắm được các mốc thời gian cần đặt sớm để có giá tốt, dẫn đến phải đặt cận ngày với mức giá cao hơn. Thứ hai, chi phí sửa sai do thiếu kinh nghiệm đánh giá nhà cung cấp: chọn phải đơn vị cung cấp dịch vụ chất lượng không như cam kết, phải tìm phương án thay thế gấp. Thứ ba, chi phí cơ hội từ việc bộ phận nhân sự không thể hoàn thành công việc thường ngày trong thời gian tập trung lo tổ chức sự kiện, kéo theo áp lực dồn việc sau đó.
Khi nào tự tổ chức vẫn hợp lý
Không phải lúc nào thuê đơn vị chuyên nghiệp cũng là lựa chọn tốt hơn. Với đoàn nhỏ, hoạt động đơn giản như một buổi liên hoan tại nhà hàng quen thuộc hoặc một buổi dã ngoại gần văn phòng, tự tổ chức vẫn hợp lý nếu công ty có sẵn người có kinh nghiệm và không đòi hỏi thiết bị hay địa điểm đặc thù. Ranh giới cần cân nhắc là mức độ phức tạp của hoạt động: càng cần thiết bị chuyên dụng, càng cần kỹ năng vận hành an toàn (như đua kart), càng nên ưu tiên đơn vị chuyên nghiệp thay vì tự mày mò.
Cách tính đúng để so sánh hai phương án
Để so sánh công bằng giữa tự tổ chức và thuê trọn gói, nên cộng cả chi phí trực tiếp lẫn ước tính giá trị thời gian nhân sự bỏ ra, thay vì chỉ nhìn vào con số trên báo giá của đơn vị tổ chức. Nhân số ngày công dự kiến với mức lương giờ trung bình của người phụ trách cho ra một con số cụ thể, có thể cộng thẳng vào để so sánh với báo giá trọn gói. Nhiều công ty khi tính đúng theo cách này mới nhận ra khoảng cách chi phí giữa hai phương án hẹp hơn nhiều so với tưởng tượng ban đầu.
Phương án trung gian: thuê một phần, tự làm một phần
Giữa hai lựa chọn tự tổ chức hoàn toàn và thuê trọn gói, còn một phương án trung gian đáng cân nhắc: thuê đơn vị chuyên nghiệp cho phần hoạt động chính đòi hỏi kỹ thuật và an toàn, ví dụ phần đua kart, trong khi tự đảm nhận những phần đơn giản hơn như chuẩn bị quà tặng nội bộ hay dẫn chương trình phụ. Cách làm này giúp công ty tiết kiệm một phần chi phí mà không phải gánh rủi ro tự vận hành những hạng mục cần chuyên môn kỹ thuật thật sự.
Tính đủ cả chi phí thời gian và rủi ro phát sinh, không chỉ nhìn vào con số chi tiêu trực tiếp, quan trọng hơn nhiều so với việc mặc định tự tổ chức luôn rẻ hơn thuê đơn vị chuyên nghiệp.
