Nhiều ban tổ chức coi sự kiện đã kết thúc ngay khi gian hàng cuối cùng được tháo dỡ. Trên thực tế, một bước quan trọng vẫn còn ở phía trước: đánh giá sau triển lãm — bước quyết định liệu kỳ tổ chức tiếp theo có tốt hơn kỳ vừa rồi hay không.
Post-Event Report là gì
Post-Event Report (PER) là thuật ngữ ngành dùng để chỉ báo cáo chi tiết các thông tin và hoạt động của một sự kiện. Tập hợp các PER qua nhiều kỳ liên tiếp giúp ban tổ chức so sánh xu hướng qua từng năm, thay vì chỉ nhìn vào một lần tổ chức riêng lẻ. Events Industry Council có sẵn mẫu PER chuẩn để tham khảo, giúp ban tổ chức không phải tự thiết kế biểu mẫu từ đầu.
Họp trực tiếp với địa điểm ngay sau sự kiện
Một buổi họp trực tiếp giữa người phụ trách chính của sự kiện (đầu mối liên lạc chính trong khâu lập kế hoạch) với từng địa điểm và cơ sở liên quan nên được lên lịch ngay sau khi sự kiện kết thúc. Buổi họp này, thường gọi là post-show analysis, có mục đích rà soát lại toàn bộ khâu lập kế hoạch và triển khai của triển lãm, phục vụ cho việc lập kế hoạch tương lai và hoàn thiện PER.
Debrief nội bộ với đội ngũ core
Trước khi mọi người rời khỏi địa điểm, một buổi debrief nội bộ với đội ngũ nhân sự chủ chốt thường được tổ chức để xác định mục tiêu nào đã đạt được, lý do thành công hay thất bại trong việc đạt kết quả mong muốn, và những gì có thể làm khác đi trong tương lai để cải thiện sự kiện.
Thu thập phản hồi từ bên ngoài
Bước cuối cùng của đánh giá sau triển lãm là thu thập phản hồi từ những người tham gia chính: nhà trưng bày và khách tham quan. Với nhà trưng bày, phương pháp phổ biến nhất là phát khảo sát sau sự kiện, có thể thực hiện trực tuyến, qua telemarketing hoặc qua đội ngũ sales.
Phản hồi cũng cần được thu thập từ toàn bộ nhà thầu tham gia sản xuất sự kiện. Các nhà thầu từng thực hiện các đầu việc đã lên kế hoạch thường là nguồn thông tin tốt nhất để cải thiện quy trình cho những sự kiện sau. Nếu không thể sắp xếp họp trực tiếp trước khi rời địa điểm, phỏng vấn qua điện thoại với OSC, các nhà thầu chính thức khác, đại diện địa điểm và nhân sự khách sạn/catering nên được thực hiện ngay sau khi triển lãm kết thúc.
Biến đánh giá thành hành động cho kỳ sau
Những buổi họp sau sự kiện là thời điểm để rà soát lại các quy trình, xác định phần nào hoạt động tốt và phần nào cần cải thiện. Giá trị thật của đánh giá sau triển lãm không nằm ở việc có bao nhiêu trang báo cáo, mà ở việc từng phát hiện có được chuyển thành thay đổi cụ thể trong kế hoạch của kỳ tổ chức tiếp theo hay không — từ vị trí gian hàng, quy trình move-in, đến cách xử lý sự cố trong show days.
Lưu trữ dữ liệu đánh giá có hệ thống, không rải rác nhiều nơi
Một vấn đề thường gặp là kết quả đánh giá sau mỗi kỳ triển lãm nằm rải rác trong email, file Word riêng lẻ của từng người, khiến việc tra cứu lại cho kỳ sau trở nên khó khăn. Cách làm hiệu quả hơn là tập trung toàn bộ PER, biên bản debrief và kết quả khảo sát vào một hệ thống lưu trữ chung, có thể chỉ đơn giản là một thư mục dùng chung được đặt tên rõ ràng theo năm và tên sự kiện. Khi cần chuẩn bị cho kỳ tổ chức tiếp theo, người phụ trách chỉ cần mở đúng thư mục thay vì phải hỏi lại từng người đã tham gia kỳ trước.
So sánh đánh giá qua nhiều kỳ để nhận diện xu hướng
Đánh giá sau triển lãm của một kỳ đơn lẻ chỉ cho biết bức tranh tại một thời điểm. Giá trị lớn hơn xuất hiện khi so sánh nhiều kỳ liên tiếp — ví dụ nếu cùng một vấn đề (như tắc nghẽn tại một khu vực cụ thể hoặc phàn nàn về chất lượng wifi) xuất hiện lặp lại trong ba kỳ liên tiếp dù đã ghi nhận và hứa cải thiện, đó là dấu hiệu cho thấy vấn đề chưa thực sự được giải quyết ở gốc rễ, cần một giải pháp khác thay vì tiếp tục lặp lại cùng một hướng khắc phục đã không hiệu quả trước đó.
