Mỗi năm đến khoảng giữa tháng 11, tôi lại nhận được nhiều tin nhắn hỏi gấp về việc đặt lịch year-end party: công ty vừa chốt được ngân sách, muốn tổ chức vào cuối tháng 12, hỏi còn chỗ không. Câu trả lời phần lớn là còn, nhưng khung giờ đẹp nhất đã kín. Vấn đề ở đây không đơn thuần là công ty chậm chân, mà là cách vận hành ngân sách nội bộ thường khiến quyết định tổ chức tiệc chỉ được chốt sau khi mọi khoản chi khác trong năm đã rõ ràng.
Vì sao mùa cao điểm kín chỗ nhanh hơn tưởng tượng
Tháng 10 đến tháng 12 là giai đoạn hầu hết công ty tại TP.HCM cùng lên kế hoạch tổng kết năm, dẫn tới nhu cầu dồn vào cùng một khoảng thời gian ngắn. Khung giờ chiều muộn ngày thường và cả ngày cuối tuần, vốn là lựa chọn được ưu tiên nhất vì không ảnh hưởng giờ làm việc, thường được đặt kín trước 4 đến 6 tuần.
Chốt trễ đồng nghĩa phải thoả hiệp
Khi chốt lịch trễ, công ty thường phải chọn một trong hai: đổi sang ngày trong tuần vào buổi sáng, ảnh hưởng tới người phải xin nghỉ nửa ngày, hoặc chấp nhận một khung giờ kém lý tưởng hơn dự tính ban đầu. Cả hai phương án đều không tệ, nhưng đều là thoả hiệp lẽ ra không cần thiết nếu chốt lịch sớm hơn.
Mốc thời gian hợp lý để bắt đầu
Đầu tháng 9 là thời điểm hợp lý để bắt đầu trao đổi về địa điểm và nhận báo giá cho year-end party, ngay cả khi ngân sách chính thức chưa duyệt xong. Việc trao đổi sớm không bắt buộc chốt cọc ngay, nhưng giúp công ty nắm được các khung giờ còn trống để giữ chỗ khi ngân sách được duyệt.
Tại Infinity Racing, Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và khoảng thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá trong 24 giờ và giữ lịch ngay khi công ty xác nhận, không cần chờ tới lúc mọi chi tiết chương trình đã hoàn chỉnh.
Chốt sớm còn giúp thương lượng dễ hơn
Khi còn nhiều khung giờ trống, công ty có nhiều lựa chọn hơn để cân đối giữa ngày mong muốn và ngân sách, thay vì phải chấp nhận khung giờ duy nhất còn trống vào phút chót. Đặt lịch sớm quan trọng hơn việc chờ có ngân sách hoàn chỉnh trong tay mới bắt đầu tìm địa điểm.
Cách thuyết phục ban giám đốc duyệt ngân sách sớm
Bộ phận hành chính nhân sự thường ngại trình ngân sách year-end party sớm vì sợ con số thay đổi sau đó. Cách thực tế hơn là trình một khoảng dao động kèm mốc thời gian cụ thể: "cần duyệt trước ngày X để giữ được khung giờ cuối tuần, nếu trễ hơn có thể phải chuyển sang ngày trong tuần". Một mốc thời gian rõ ràng, gắn với lý do thực tế về lịch trống của địa điểm, thường thuyết phục hơn nhiều so với việc chỉ nói chung chung "nên chốt sớm".
Nếu ban giám đốc cần thêm cơ sở để duyệt sớm, một bản báo giá tham khảo, dù chưa phải báo giá cuối cùng, vẫn giúp việc trình bày cụ thể và dễ được thông qua hơn nhiều so với một đề xuất chỉ có ý tưởng chung chung.
Điều gì xảy ra nếu quyết định tổ chức tới muộn
Không phải mọi công ty đặt lịch trễ đều gặp vấn đề, một số vẫn tìm được khung giờ ưng ý nếu may mắn trùng với ngày một công ty khác vừa huỷ. Nhưng phần lớn trường hợp, đặt lịch year-end party trễ đồng nghĩa danh sách lựa chọn co hẹp lại rất nhanh, và người phụ trách tổ chức phải dành thêm thời gian gọi hỏi nhiều nơi cùng lúc, thay vì tập trung vào việc chuẩn bị nội dung chương trình.
Thời gian đáng ra dùng để nghĩ kịch bản, chọn hoạt động phù hợp văn hoá công ty, lại bị dồn hết vào việc chạy đua tìm chỗ còn trống. Đây là chi phí cơ hội ít ai tính tới khi cân nhắc có nên chốt lịch year-end party sớm hay không, nhưng lại là thứ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng buổi tối cuối cùng mà cả công ty tham dự, và là điều khó bù lại một khi buổi tổ chức đã diễn ra rồi.