Khi quyết định làm mới year-end party sau nhiều năm tổ chức theo cùng công thức, sai lầm phổ biến nhất là cố gắng thay đổi mọi thứ cùng lúc: đổi địa điểm, đổi hình thức tiệc, đổi cả cách chọn quà tặng. Cách làm này vừa tốn nhiều công sức chuẩn bị, vừa khó biết chính xác phần thay đổi nào thật sự hiệu quả nếu phản hồi không như mong đợi.
Nguyên tắc: chỉ thay đổi một phần, giữ nguyên phần còn lại
Cách an toàn hơn là giữ nguyên những gì công ty đã làm tốt nhiều năm qua: danh sách khách mời, phần lễ, cách trao thưởng, thậm chí cả thực đơn nếu nhân viên vẫn thích. Chỉ thay đổi đúng một phần duy nhất, thường là phần hoạt động giải trí hoặc trải nghiệm chính.
Vì sao cách này hiệu quả hơn thay đổi toàn bộ
Khi chỉ có một biến số thay đổi, công ty dễ dàng so sánh phản hồi năm nay với năm trước và biết chính xác điều gì tạo ra khác biệt. Thay đổi toàn bộ cùng lúc khiến việc đánh giá trở nên mơ hồ, không rõ phần nào thật sự góp phần vào kết quả tốt hơn hay tệ hơn.
Bước 1: xác định phần nào đang khiến chương trình nhàm chán nhất
Trước khi thêm bất kỳ điều gì mới, cần xác định rõ phần nào trong công thức cũ đang là điểm yếu lớn nhất. Thường là phần giữa chương trình, sau khi ăn xong nhưng trước khi rút thăm, lúc năng lượng cả phòng dễ chùng xuống nhất vì không có hoạt động cụ thể diễn ra.
Cách xác định nhanh
Hỏi vài nhân viên đại diện các phòng ban câu hỏi đơn giản: phần nào của buổi tiệc năm ngoái khiến họ thấy chán nhất hoặc muốn về sớm nhất. Câu trả lời thường tập trung vào đúng một khoảng thời gian cụ thể, không rải rác khắp chương trình.
Bước 2: thêm một hoạt động trải nghiệm vào đúng khoảng trống đó
Tại Infinity Racing, phần đua kart trong nhà có thể chèn vào đúng vị trí này: trước phần tiệc chính, để tạo cao trào ngay khi năng lượng cả đoàn đang cao, sau đó chuyển sang phần tiệc quen thuộc khi mọi người đã có chuyện để kể.
Không cần thay đổi kịch bản MC hay phần lễ
Phần dẫn chương trình và phần lễ có thể giữ nguyên kịch bản quen thuộc. Chỉ cần thêm vào lịch trình một khoảng thời gian cho phần đua kart, MC vẫn dẫn dắt theo phong cách quen thuộc ở các phần còn lại.
Bước 3: theo dõi phản hồi cụ thể, không chỉ hỏi có vui không
Sau buổi tổ chức, thay vì chỉ hỏi chung chung buổi tiệc có vui không, nên hỏi cụ thể: mọi người có còn nhắc lại chuyện xảy ra ở phần đua kart sau một hai tuần không. Đây là chỉ số đáng tin hơn cảm nhận ngay sau sự kiện, khi ai cũng dễ trả lời tích cực vì phép lịch sự.
Bước 4: chuẩn bị phương án nếu phần mới chưa như kỳ vọng
Ngoài ba bước xác định điểm yếu, thêm hoạt động mới và theo dõi phản hồi cụ thể, nên chuẩn bị sẵn một phương án cho tình huống phần mới không được đón nhận như mong đợi. Điều này không có nghĩa là bi quan trước, mà là cách giảm áp lực cho người đứng ra đề xuất thay đổi.
Phương án đơn giản nhất: giữ phần thời lượng dành cho hoạt động mới ở mức vừa phải trong lần đầu thử nghiệm, không dồn hết ngân sách hay thời gian vào đó. Nếu phản hồi tốt, năm sau mở rộng thêm. Nếu phản hồi chỉ ở mức bình thường, công ty vẫn còn phần chương trình quen thuộc làm nền, không mất trắng cả buổi tối vì một thử nghiệm chưa quen. Cách chuẩn bị này giúp việc làm mới trở thành một quá trình có kiểm soát, không phải một canh bạc all-in mỗi năm.
Làm mới từng phần một, có kiểm chứng rõ ràng, bền vững hơn nhiều so với đổi toàn bộ chương trình một lần rồi không biết điều gì thật sự hiệu quả. ### Ghi lại để năm sau không phải làm lại từ đầu
Sau mỗi lần làm mới một phần chương trình, nên ghi lại ngắn gọn điều gì hiệu quả và điều gì chưa, thay vì chỉ nhớ trong đầu người tổ chức. Nếu năm sau người phụ trách đổi sang nhân sự khác, những ghi chép này giúp quá trình làm mới tiếp tục đúng hướng, không phải bắt đầu lại từ số không.
Sếp cho tôi biết công ty đang gặp khó ở phần nào trong chương trình hiện tại, tôi tư vấn cách chèn hoạt động phù hợp. Gửi yêu cầu báo giá