Khi thương lượng giá thuê hội trường, ban tổ chức nào biết cách trình bày economic impact của triển lãm thường có vị thế đàm phán tốt hơn hẳn so với việc chỉ nói "sự kiện của chúng tôi lớn lắm".

Economic impact là gì

Economic impact là thuật ngữ mô tả hệ quả của một sự kiện lên nền kinh tế của một khu vực nhất định — có thể là một khu phố, một thành phố, một vùng hoặc thậm chí cả một quốc gia. Tác động này thường được đo bằng thay đổi trong doanh thu doanh nghiệp, lợi nhuận, thu nhập cá nhân, nguồn thu thuế và/hoặc số lượng việc làm.

Người tổ chức triển lãm thành công luôn nắm rõ economic impact của sự kiện mình đang vận hành, và dùng thông tin này để thương lượng ngày tổ chức khả dụng cũng như mức giá thuê tại địa điểm.

Vì sao trung tâm triển lãm quan tâm đến con số này

Các trung tâm triển lãm thường cân nhắc economic impact mà một sự kiện đề xuất có thể mang lại cho chính sự phát triển kinh tế của khu vực họ. Tuỳ vào giá trị cảm nhận của sự kiện, một địa điểm có thể sẵn sàng thương lượng và/hoặc nhượng bộ để giành được hợp đồng.

Một yếu tố quan trọng khác là lịch trình của sự kiện có khớp với lịch hoạt động của địa điểm hay không. Nếu sự kiện lấp đầy một khoảng thời gian vốn đang trống, địa điểm nhiều khả năng ưu tiên giữ sự kiện đó hơn so với trường hợp ngày đề xuất rơi vào giai đoạn cao điểm nhu cầu của địa điểm.

Công thức tính economic impact cơ bản

Economic impact cho một sự kiện đơn lẻ được tính tốt nhất bằng cách nhân số đêm phòng khách sạn (mà sự kiện đã đặt) với số tiền mà khách tham quan và nhà trưng bày chi tiêu trong cộng đồng mỗi ngày họ tham dự — gọi là daily spend (chi tiêu hàng ngày).

Công thức: Số đêm phòng khách sạn x Chi tiêu hàng ngày = Economic impact

Destinations International (DI) có sẵn một mô hình tính economic impact cho triển lãm, truy cập được trên website của tổ chức này, được phần lớn các địa điểm và tổ chức marketing điểm đến sử dụng. Mô hình này bao gồm các yếu tố chính góp phần vào việc đánh giá tác động kinh tế.

Các khoản mục bổ sung khi đánh giá tác động kinh tế

Ngoài số đêm phòng khách sạn và chi tiêu hàng ngày, một số khoản mục khác cũng đóng góp vào đánh giá economic impact:

  • Chi tiêu của nhà trưng bày cho dịch vụ nhà thầu
  • Các sự kiện đãi khách được tổ chức trong khuôn khổ triển lãm
  • Việc làm tại địa phương và thuế bán hàng phát sinh

Ngoài ra, mức độ truyền thông tích cực mà một sự kiện tạo ra cũng có thể được xem là một phần giá trị của triển lãm. Ví dụ, một sự kiện nhận được nhiều sự chú ý tích cực từ báo chí có thể không sử dụng nhiều phòng khách sạn, nhưng vẫn được ưu tiên vì lợi ích truyền thông và sức hút công chúng mà nó mang lại.

Dùng economic impact để đàm phán, không chỉ để báo cáo

Nhiều ban tổ chức chỉ dùng con số economic impact để đưa vào báo cáo tổng kết cuối năm, trong khi giá trị lớn hơn của nó nằm ở khả năng đàm phán trước khi ký hợp đồng. Trình bày rõ số đêm phòng khách sạn dự kiến và daily spend ước tính ngay từ vòng đàm phán đầu tiên giúp ban tổ chức có căn cứ cụ thể để yêu cầu ưu đãi về giá thuê hoặc ngày tổ chức thuận lợi hơn.

Vì sao economic impact của triển lãm khác nhau giữa các ngành

Không phải mọi triển lãm đều tạo ra economic impact như nhau dù có cùng số lượng khách tham quan. Một triển lãm B2B thu hút nhiều khách quốc tế thường tạo ra economic impact cao hơn hẳn một sự kiện B2C thu hút chủ yếu khách nội đô, đơn giản vì khách quốc tế lưu trú nhiều đêm hơn và chi tiêu nhiều hơn mỗi ngày cho khách sạn, ăn uống và di chuyển. Đây là lý do vì sao khi trình bày economic impact với địa điểm, ban tổ chức nên tách riêng số liệu theo nhóm khách nội địa và khách quốc tế, thay vì chỉ đưa ra một con số tổng gộp chung chung.

Lưu lại số liệu economic impact qua từng kỳ để làm bằng chứng

Cũng giống như dữ liệu housing hay dữ liệu bán gian hàng, số liệu economic impact của các kỳ trước là bằng chứng thuyết phục nhất khi đàm phán với một địa điểm mới hoặc khi thương lượng gia hạn hợp đồng với địa điểm cũ. Một ban tổ chức có thể trình bày xu hướng economic impact tăng dần qua ba đến năm kỳ gần nhất để chứng minh sự kiện đang phát triển, từ đó có thêm đòn bẩy khi đàm phán các điều khoản ưu đãi cho những kỳ tiếp theo.