Không phải mọi mét vuông trong sơ đồ triển lãm đều dùng để bán gian hàng. Một phần diện tích được cố tình dành cho các khu vực đặc biệt gọi là feature area, với mục tiêu giữ chân khách tham quan ở lại hội trường lâu hơn.

Feature area là gì

Feature area là các khu vực được thiết kế riêng trong sơ đồ triển lãm nhằm thu hút và giữ chân khách tham quan trên sàn triển lãm lâu hơn. Tuy nhiên, đúng như tên gọi mang tính hai mặt của nó, các khu vực này cũng có thể gây xao nhãng, kéo khách ra khỏi hoạt động kinh doanh chính mà nhà trưng bày đang thực hiện tại gian hàng của họ.

Bố trí chiến lược feature area có thể kéo lưu lượng khách tới những khu vực vốn có traffic flow chậm trong hội trường. Sự hiện diện của đồ ăn thức uống cũng giữ khách không rời khỏi sự kiện để đi ăn trưa hoặc giải khát bên ngoài, và khu vực này có thể do nhà tài trợ chi trả hoặc bán trực tiếp cho khách.

Các ví dụ feature area thường gặp

Danh sách các yếu tố có thể xuất hiện trong sơ đồ dưới dạng feature area khá đa dạng:

  • Khu cyber café, khu vực có wifi miễn phí
  • Trạm ăn uống, quán cà phê, khu ghế ngồi
  • Quầy sách của hiệp hội ngành
  • Khu bốc thăm, quay số trúng thưởng

Ngoài ra còn có các ví dụ khác về khu vực đặc trưng: gian hàng của hiệp hội, khu poster session (trình bày nghiên cứu dạng áp phích), khu đăng ký, khu trưng bày sản phẩm mới, khu trình diễn sản phẩm trực tiếp, khu trình diễn nấu ăn, khu trình diễn thời trang, khu trình diễn hoặc hoạt động thể thao.

Giới hạn tiếng ồn cho hoạt động trong feature area

Các phần thưởng bốc thăm và sản phẩm mới có thể thu hút sự chú ý đến một gian hàng, nhưng tiếng ồn và các hoạt động khác không nên gây ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh chung của triển lãm. Quy tắc phổ biến là giới hạn tối đa 85dB cho các hoạt động trong gian hàng — một con số ban tổ chức nên đưa thẳng vào quy định dành cho nhà trưng bày, không chỉ nói miệng.

Cân nhắc quy mô ngành hàng khi bố trí feature area

Mức độ cần thiết của feature area và loại gian hàng phù hợp cũng phụ thuộc vào đặc thù ngành. Một triển lãm thiết bị hạng nặng sẽ cần nhiều gian hàng dạng island để trưng bày máy móc cỡ lớn, trong khi một sự kiện quy mô nhỏ hơn phần lớn nhà trưng bày chỉ cần gian linear. Tất cả những yếu tố này, cùng với những yếu tố khác chưa liệt kê hết, cần được cân nhắc trước khi sơ đồ mặt bằng hoàn chỉnh, sao cho việc phân bổ diện tích cho các feature area giữa các gian hàng tạo ra một bố cục tổng thể tốt hơn.

Đặt feature area đúng chỗ ngay từ vòng thiết kế đầu

Vì feature area vừa mang lại lợi ích thu hút khách vừa tiềm ẩn rủi ro gây xao nhãng, quyết định vị trí của chúng không nên để đến phút cuối. Ngay từ vòng thiết kế sơ đồ đầu tiên, ban tổ chức cần xác định feature area nào sẽ xuất hiện, đặt ở khu vực có traffic flow yếu để cân bằng lưu lượng, và quy định rõ giới hạn tiếng ồn cũng như hoạt động cho phép, tránh phải điều chỉnh giữa chừng khi nhà trưng bày đã phản ánh.

Feature area được tài trợ hay ban tổ chức tự đầu tư

Không phải mọi feature area đều do ban tổ chức bỏ tiền xây dựng. Nhiều khu vực như trạm sạc điện thoại, khu cà phê hay khu ghế nghỉ thường được các nhà tài trợ chi trả để đổi lấy logo hiển thị tại khu vực đó — vừa giảm chi phí cho ban tổ chức, vừa tăng thêm một dòng doanh thu tài trợ ngoài bán gian hàng. Khi đàm phán với nhà tài trợ tiềm năng cho một feature area, ban tổ chức nên nêu rõ vị trí dự kiến trên sơ đồ và ước tính lưu lượng khách đi qua khu vực đó, để nhà tài trợ có căn cứ đánh giá giá trị hiển thị thương hiệu họ nhận được.

Đo lường hiệu quả feature area sau mỗi kỳ

Một feature area chỉ thực sự thành công nếu nó kéo được lưu lượng khách đến đúng khu vực dự kiến. Ban tổ chức nên quan sát hoặc đếm thử lưu lượng khách quanh feature area trong show days, so sánh với khu vực tương tự không có feature area, để biết liệu khoản đầu tư (hoặc diện tích hy sinh khỏi phần bán gian hàng) có xứng đáng hay không trước khi quyết định giữ nguyên hay thay đổi vị trí cho kỳ tổ chức tiếp theo.