Một cách tổ chức khá phổ biến: buổi sáng làm lễ tổng kết ở văn phòng, có phát biểu, khen thưởng, sau đó cả đoàn di chuyển tới nhà hàng hoặc khách sạn để ăn tiệc buổi tối. Cách này không sai, nhưng có một điểm yếu ít công ty để ý: khoảng thời gian di chuyển và nghỉ giữa hai phần thường khiến một phần nhân sự vắng mặt ở buổi tối, đặc biệt người có gia đình hoặc ở xa. Một year-end party trọn gói, gộp cả hai phần trong cùng một địa điểm, không đơn thuần là tiết kiệm chi phí di chuyển, mà là cách giữ mạch chương trình và giữ đông đủ người tham gia hơn.
Vấn đề thật sự của việc tách hai phần
Khi lễ tổng kết kết thúc buổi trưa, nhiều người tranh thủ về nhà nghỉ, xử lý việc gia đình, rồi có người quyết định không quay lại buổi tối nữa vì đã mệt hoặc đã có kế hoạch khác. Công ty mất một phần người tham gia mà không ai chủ đích bỏ về, chỉ đơn giản là khoảng nghỉ giữa hai phần đã làm giảm động lực quay lại.
Chi phí ẩn khi tổ chức ở hai nơi
Ngoài vấn đề nhân sự, tổ chức ở hai địa điểm khác nhau còn phát sinh chi phí thuê thêm phương tiện di chuyển, chi phí thuê hai địa điểm riêng thay vì một, và công sức điều phối nhân sự phụ trách hậu cần tăng gấp đôi vì phải lo cho cả hai nơi.
Một địa điểm, hai khu vực chức năng riêng
Tại Infinity Racing, tổ hợp có hai khu vực tách biệt trong cùng một địa điểm: khu hâm nóng 73 mét vuông cho phần khởi động và cổ vũ trước đua, và khu networking cao cấp 115 mét vuông, không gian sang trọng lý tưởng để tổ chức phần lễ, giao lưu và trưng bày thương hiệu ngay trong sự kiện. Công ty có thể tổ chức phần lễ tổng kết, đua kart và tiệc giao lưu trong cùng một buổi, không cần di chuyển giữa các địa điểm.
Cách sắp xếp này còn giúp lãnh đạo phát biểu ngay sau phần đua, khi không khí đang cao, thay vì phải chờ tới một buổi khác khi năng lượng đã nguội.
Khi nào vẫn nên tách hai phần
Với công ty có quy mô rất lớn, nhiều chi nhánh ở các tỉnh khác nhau, tổ chức lễ tổng kết riêng theo từng khu vực trước khi gộp lại một buổi tiệc chung cuối cùng vẫn là lựa chọn hợp lý. Nhưng với phần lớn công ty tại TP.HCM có nhân sự tập trung một nơi, gộp chung một địa điểm thường tiết kiệm hơn và giữ được nhiều người tham gia hơn.
Cách sắp xếp thời lượng giữa phần lễ và phần giải trí
Phần lễ nên gọn, khoảng 20-30 phút là đủ cho phát biểu và trao thưởng, không nên kéo dài quá vì đây là lúc năng lượng cả phòng dễ chùng xuống nhất nếu phát biểu quá dài. Phần giải trí và giao lưu nên chiếm thời lượng nhiều hơn, vì đây mới là phần đọng lại trong ký ức mọi người sau buổi tối.
Một cách sắp xếp hiệu quả: đưa phần đua kart lên đầu để tạo không khí, chuyển sang phần lễ ngắn gọn khi mọi người đã hào hứng sẵn, rồi kết thúc bằng phần ăn uống và giao lưu tự do không giới hạn thời gian cứng nhắc. Thứ tự này giữ được cao trào ở đúng những thời điểm cần thiết, thay vì để phần lễ trang trọng làm chùng không khí ngay giữa buổi.
Ai chịu trách nhiệm dẫn dắt buổi tối
Với chương trình gộp cả lễ và giải trí, nên có một người xuyên suốt theo dõi tiến độ, đảm bảo phần lễ không kéo dài quá giờ đã định và phần đua không lấn hết thời gian dành cho giao lưu. Người này không nhất thiết phải là MC chuyên nghiệp, có thể là chính người phụ trách hành chính nhân sự, miễn nắm rõ kịch bản và có quyền điều chỉnh linh hoạt khi một phần diễn ra nhanh hoặc chậm hơn dự kiến, thay vì cứng nhắc bám theo đúng giờ giấc đã lên từ trước. Vai trò này nên được thống nhất rõ trước ngày tổ chức, tránh tình huống không ai chủ động quyết định khi có phần bị trễ giờ.
Sếp cho tôi biết cách công ty đang tổ chức hiện tại, tôi tư vấn cách gộp chương trình phù hợp và gửi báo giá.