Một gian hàng đông khách trong ba ngày triển lãm có thể tiếp xúc với hàng trăm lượt ghé thăm. Không phải sự kiện nào cũng có kết quả tương xứng, vì phần lớn thông tin khách chỉ được ghi trên danh thiếp giấy, xếp chồng trong túi, rồi thất lạc khi đội ngũ quay về công ty và bận xử lý việc khác. Lead retrieval giải quyết đúng vấn đề này: quét mã QR trên thẻ khách, lưu thông tin ngay lập tức vào hệ thống, không phụ thuộc vào việc ai đó có nhớ nhập liệu sau đó hay không.
Cách vận hành cơ bản
Mỗi khách tham quan khi đăng ký được cấp một thẻ có mã QR gắn với thông tin đã khai báo: tên, công ty, chức danh, đôi khi cả nhu cầu quan tâm. Nhân viên tại gian hàng dùng điện thoại hoặc thiết bị quét chuyên dụng quét mã này, hệ thống tự động ghi nhận thời gian và gian hàng đã ghé thăm. Một số hệ thống cho phép gắn thêm ghi chú ngay tại chỗ, ví dụ mức độ quan tâm hoặc sản phẩm cụ thể khách hỏi, giúp đội sales phân loại ưu tiên khi theo dõi sau sự kiện.
Khác gì với việc chỉ đổi danh thiếp
Danh thiếp không cho biết khách đã ghé gian hàng vào lúc nào, quan tâm tới sản phẩm gì, hay có ghé thêm gian nào khác của đối thủ hay không. Lead retrieval đi kèm dữ liệu thời gian và ngữ cảnh, giúp đội sales biết nên liên hệ ai trước sau khi kết thúc sự kiện, thay vì gọi lần lượt theo thứ tự ngẫu nhiên trong chồng danh thiếp.
Các loại thiết bị lead retrieval phổ biến
Phổ biến nhất hiện nay là ứng dụng cài trên điện thoại của chính nhân viên gian hàng, dùng camera quét mã QR, không cần mua thêm thiết bị riêng. Một số ban tổ chức lớn cung cấp máy quét cầm tay chuyên dụng, pin dùng được cả ngày và bền hơn khi thao tác liên tục hàng trăm lượt. Với triển lãm cao cấp, đôi khi có thêm lựa chọn thẻ NFC, chỉ cần chạm nhẹ thay vì căn góc quét mã QR, tốc độ nhanh hơn nhưng chi phí thuê thiết bị cũng cao hơn.
Tích hợp với CRM nội bộ
Giá trị của lead retrieval tăng lên đáng kể nếu dữ liệu quét được có thể xuất thẳng vào hệ thống CRM nội bộ thay vì phải tải file Excel rồi nhập tay lại. Trước khi thuê dịch vụ, nên hỏi rõ đơn vị cung cấp về định dạng file xuất và khả năng kết nối với phần mềm CRM công ty đang dùng, tránh tình trạng có dữ liệu nhưng vẫn phải nhập lại thủ công, mất đi lợi ích chính của công cụ này.
Ai chịu trách nhiệm quét lead tại gian hàng
Giao việc quét cho một người cố định thay vì để cả đội tự quét theo cảm hứng giúp tránh tình trạng bỏ sót khách hoặc quét trùng. Với gian hàng đông người, nên phân công theo ca thay vì để một người quét suốt cả ngày, vì mức độ tập trung giảm dần khiến người quét dễ quên gắn ghi chú quan trọng vào những lượt quét cuối ngày, đúng lúc trí nhớ về cuộc trò chuyện còn rõ nhất.
Vì sao đây là hạng mục nhiều nhà trưng bày bỏ qua
Lead retrieval thường bị xem là chi phí phát sinh không cần thiết, đặc biệt với gian hàng nhỏ. Nhưng nếu tính chi phí thuê gian hàng, đi lại, ăn ở của cả đội trong ba ngày triển lãm, khoản phí lead retrieval thường chỉ chiếm một phần rất nhỏ so với rủi ro để thất lạc phần lớn dữ liệu khách tiềm năng đã dày công thu hút được.
Theo dõi sau sự kiện mới là phần quyết định
Có dữ liệu lead retrieval không đảm bảo kết quả nếu không ai chủ động liên hệ trong vòng một đến hai tuần sau sự kiện. Nhiều nhà trưng bày dừng lại ở bước xuất file danh sách rồi để đó, trong khi giá trị thật nằm ở việc phân loại ngay và giao việc theo dõi cho từng thành viên đội sales trước khi trí nhớ về cuộc trò chuyện tại gian hàng phai nhạt.
Nếu Sếp đang chuẩn bị tham gia một triển lãm và chưa chắc nên chọn giải pháp lead retrieval nào cho quy mô gian hàng của mình, có thể gửi yêu cầu báo giá kèm thông tin triển lãm để tôi tư vấn phương án phù hợp. Gửi yêu cầu báo giá
