Khi nhìn một sàn triển lãm được dựng hoàn chỉnh trong vài ngày, ít người hình dung được có bao nhiêu bên cùng làm việc phía sau. Phần lớn khối lượng công việc vật lý đó không do ban tổ chức trực tiếp làm. Một nhà thầu duy nhất chịu trách nhiệm điều phối: official service contractor.
Official service contractor là gì
Official Service Contractor là gì, hiểu đơn giản, đó là nhà thầu chính được ban tổ chức triển lãm ký hợp đồng để phụ trách toàn bộ việc dựng và tháo dỡ sàn triển lãm cùng các khu vực phụ trợ. OSC còn được gọi là general service contractor. Hợp đồng giữa ban tổ chức và OSC xác định rõ phạm vi dịch vụ và chi phí liên quan, sau đó OSC chịu trách nhiệm cả phần lắp dựng lẫn tháo dỡ.
Danh sách công việc OSC đảm nhận
Phạm vi công việc của OSC rộng hơn nhiều so với hình dung thông thường về "đội dựng gian hàng". Cụ thể, OSC thường đảm nhận:
- Khảo sát địa điểm để lên kế hoạch thi công
- Chuẩn bị nhiều phiên bản sơ đồ tầng và cách bố trí gian hàng
- Xin phê duyệt sơ đồ từ cơ quan phòng cháy chữa cháy, đồng thời biên soạn và vận hành cẩm nang dành cho nhà trưng bày dưới sự chỉ đạo của ban tổ chức
- Quản lý hàng hoá đi qua kho trung chuyển, bãi tập kết và cửa nhận hàng trong giai đoạn dựng và tháo dỡ
- Lưu trữ thùng, hộp rỗng trong suốt thời gian diễn ra sự kiện
- Thuê và quản lý nhân công thi công
- In ấn và lắp đặt biển thông tin, biển tài trợ khắp địa điểm
- Treo bạt, dựng khung nhôm hoặc thi công gian hàng dạng shell scheme
- Cung cấp bàn ghế, phụ kiện theo đơn đặt của nhà trưng bày
Những việc chỉ OSC được làm
Một số hạng mục trong danh sách trên mang tính độc quyền: chỉ OSC được làm cho nhà trưng bày, phổ biến nhất là vận chuyển hàng hoá (material handling) và dựng cẩu treo trên cao. Quy định này tồn tại để tránh tình trạng nhiều đơn vị cùng vận hành thiết bị nặng trên cùng một sàn, gây rủi ro an toàn và khó kiểm soát tiến độ.
Tuy vậy, OSC cũng có giới hạn riêng. Nhiều địa điểm tổ chức giữ hợp đồng độc quyền với các nhà cung cấp khác cho một số dịch vụ, ví dụ an ninh hoặc cho thuê thiết bị máy tính. Khi địa điểm có điều khoản độc quyền như vậy, nhà trưng bày phải đặt dịch vụ đó trực tiếp qua địa điểm, không qua OSC, dù OSC vẫn là đầu mối chính cho phần còn lại.
Vì sao nhà trưng bày cần hiểu vai trò của OSC
Với một doanh nghiệp lần đầu tham gia triển lãm, việc không phân biệt được giữa ban tổ chức và OSC dễ dẫn đến liên hệ sai đầu mối khi cần đặt thêm dịch vụ. Đơn hàng về điện, mạng, dọn dẹp hay thuê thêm bàn ghế thường phải đặt qua OSC theo mẫu trong cẩm nang nhà trưng bày, có thời hạn đặt sớm để được giá ưu đãi. Đặt trễ hoặc đặt nhầm qua ban tổ chức thường khiến đơn hàng bị xử lý chậm hoặc phải trả phí phát sinh tại chỗ.
Thứ nhất, cần đọc kỹ cẩm nang nhà trưng bày do OSC phát hành ngay khi nhận được, vì đây là nơi liệt kê đầy đủ các hạng mục có thể đặt thêm và thời hạn đặt sớm. Thứ hai, mọi yêu cầu liên quan đến vận chuyển hàng mẫu nên hỏi thẳng OSC trước, vì đây thuộc nhóm dịch vụ độc quyền không thể tự thuê ngoài. Thứ ba, nếu có nhu cầu đặc biệt về an ninh hoặc thiết bị tại địa điểm, nên hỏi ban tổ chức xem địa điểm có giữ độc quyền hạng mục đó không trước khi liên hệ OSC.
Quan hệ giữa OSC và đội vận hành hiện trường của ban tổ chức
OSC không làm việc độc lập. Trong suốt giai đoạn dựng và tháo dỡ, đội vận hành hiện trường của ban tổ chức luôn có mặt để phối hợp tiến độ, xử lý các trường hợp phát sinh ngoài hợp đồng, và làm đầu mối khi có tranh chấp giữa OSC với nhà trưng bày. Người quản lý tài khoản (account executive) phía OSC thường là đầu mối trực tiếp của ban tổ chức trong suốt quá trình chuẩn bị, hỗ trợ xử lý những tình huống bất ngờ luôn xuất hiện khi một sự kiện quy mô lớn được dựng lên trong vài ngày ngắn ngủi.
Hiểu đúng vai trò của OSC giúp nhà trưng bày đặt đúng dịch vụ đúng chỗ. Nó còn giúp xử lý nhanh hơn nhiều những vấn đề phát sinh ngay tại sàn, khi thời gian còn lại trước giờ khai mạc quan trọng hơn bất kỳ khoản tiết kiệm nào từ việc tự tìm nhà cung cấp khác.
