Một bữa tiệc buffet nhìn đẹp mắt có thể trở thành cơn ác mộng nếu không tính đến những khách mời có dị ứng thực phẩm hoặc yêu cầu ăn uống đặc biệt. Quản lý F&B cho hội nghị đi kèm triển lãm vì vậy không đơn thuần là việc chọn thực đơn ngon.

Vì sao F&B là một cấu phần quan trọng của kế hoạch sự kiện

Lựa chọn và quản lý đồ ăn thức uống là một thành phần lớn trong công tác lập kế hoạch và quản lý hội nghị, sự kiện. Nhìn chung, người tham dự ngày càng ý thức về sức khoẻ và có xu hướng ưu tiên lựa chọn ăn uống lành mạnh hơn. Ngoài ra, loại và lượng thức ăn tiêu thụ cũng ảnh hưởng đến mức độ tập trung và khả năng tiếp thu của người tham dự trong suốt các phiên học của ngày.

Những yếu tố cơ bản cần cân nhắc khi tổ chức các hoạt động ăn uống theo nhóm bao gồm đặc điểm nhân khẩu học của người tham dự, sự khác biệt văn hoá và mức độ vận động thể chất trong suốt chương trình.

Các nhóm yêu cầu ăn uống đặc biệt cần nhận diện

Yêu cầu về khẩu phần ăn đặc biệt nên được xác định ngay từ mẫu đăng ký, được nhân sự sự kiện xác nhận lại tại hiện trường và đảm bảo được đáp ứng xuyên suốt chương trình. Các lý do phổ biến dẫn đến yêu cầu đặc biệt gồm:

  • Dị ứng thực phẩm: đậu phộng, hải sản là phổ biến nhất; phản ứng dị ứng dù chỉ với lượng nhỏ cũng có thể nguy hiểm đến tính mạng
  • Không dung nạp thực phẩm: sữa, các sản phẩm chứa gluten (lúa mì, lúa mạch, lúa mạch đen) phổ biến nhất; thường bị nhầm với dị ứng nhưng ít nguy hiểm hơn, chỉ giới hạn ở hệ tiêu hoá
  • Yêu cầu tôn giáo: phổ biến nhất là Kosher (Do Thái giáo) và Halal (Hồi giáo); cả hai tôn giáo đều cấm thịt heo và yêu cầu thịt được giết mổ theo quy trình giám sát riêng; quy tắc Kosher còn cấm hải sản có vỏ và yêu cầu tách riêng sữa với thịt; người Hồi giáo mộ đạo không uống rượu; phần lớn người theo Ấn Độ giáo không ăn thịt, không ai ăn thịt bò vì bò được coi là linh thiêng
  • Sở thích ăn uống cá nhân: vì lý do sức khoẻ, văn hoá hoặc lối sống, một số người tham dự có thể yêu cầu chế độ ăn chay, thuần chay, ít/không natri, ít carbohydrate, ít chất béo, nhiều đạm

Cách đáp ứng đa dạng yêu cầu mà không làm phức tạp thực đơn

Với sự đa dạng sở thích như vậy, cách làm phổ biến hiện nay là cung cấp lựa chọn từ hai đến ba món chính khác nhau trong các bữa ăn theo mâm, và thực đơn buffet không chỉ có món đa văn hoá mà còn có các món phù hợp với nhiều yêu cầu ăn kiêng đặc biệt. Toàn bộ món ăn cần được dán nhãn rõ ràng để cảnh báo người tham dự về các chất gây dị ứng tiềm ẩn (ví dụ chứa đậu phộng, hạt cây hoặc hải sản có vỏ) và các đặc điểm chính như thuần chay, không gluten, Halal, Kosher. Việc dán nhãn càng quan trọng hơn khi phục vụ theo hình thức buffet. Sự phối hợp và trao đổi chặt chẽ giữa người lập kế hoạch với bếp trưởng, đội ngũ bếp và đội ngũ phục vụ của địa điểm là yếu tố đặc biệt quan trọng.

Function Set-Up Order: công cụ truyền đạt yêu cầu

Function Set-Up Order (đôi khi gọi là Banquet Event Order) là văn bản truyền đạt hướng dẫn chi tiết từ người lập kế hoạch sự kiện đến khách sạn, địa điểm và các nhà cung cấp khác cho một hoạt động cụ thể, bao gồm hướng dẫn bố trí phòng, yêu cầu nghe nhìn và công nghệ sự kiện, yêu cầu ăn uống cùng các thông số khác. Nếu chương trình có phần ăn uống, bộ phận catering sẽ phát hành văn bản này dựa trên thông tin từ người lập kế hoạch — công cụ này chính là nơi mọi yêu cầu F&B cần được ghi rõ ràng, tránh sai sót truyền miệng vào phút chót.

Số lượng suất ăn cần chốt và cách xử lý phần dư

Một khía cạnh khác của việc quản lý ăn uống là số lượng suất ăn cam kết với địa điểm (guarantee). Hầu hết khách sạn và trung tâm hội nghị yêu cầu ban tổ chức chốt số lượng suất ăn cuối cùng trước một khoảng thời gian nhất định, thường là 48-72 giờ trước sự kiện, và tính phí dựa trên số đã cam kết dù số người ăn thực tế ít hơn. Vì vậy, người lập kế hoạch cần dựa trên dữ liệu đăng ký thực tế và tỷ lệ no-show của các kỳ trước để đưa ra con số guarantee hợp lý, tránh vừa lãng phí ngân sách nếu đặt dư quá nhiều, vừa thiếu suất ăn gây trải nghiệm xấu nếu đặt quá ít.

Phối hợp thời gian ăn uống với lịch trình chương trình

Giờ ăn cần được lên lịch khớp với nhịp độ chương trình tổng thể, không tách rời. Nếu phiên học buổi sáng kéo dài liên tục nhiều giờ mà không có giờ giải lao dùng cà phê hoặc đồ ăn nhẹ, khả năng tập trung của người tham dự sẽ giảm rõ rệt vào cuối phiên, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tiếp thu nội dung — đúng như nguyên lý andragogy về mối liên hệ giữa thể trạng và khả năng học tập của người trưởng thành.