Mỗi lần một hội nghị blockchain lớn diễn ra ở Singapore, Dubai hay Bangkok, lịch tuần đó có thêm hàng chục sự kiện không nằm trong chương trình chính thức. Bữa sáng của một quỹ đầu tư, buổi chia sẻ của một dự án layer 2, tiệc đêm của một sàn giao dịch. Người đến hội nghị thường nói rằng họ làm việc thật sự ở những sự kiện này, không phải ở sân khấu chính.
Side event blockchain là gì
Side event blockchain là sự kiện do một dự án, quỹ hoặc cộng đồng tự tổ chức bên lề một hội nghị lớn, nhắm vào những người đang có mặt trong thành phố. Họ không cần được kéo từ nơi khác đến, vì đã ở đó sẵn. Hình thức rất đa dạng: bữa sáng đầu tư, buổi chia sẻ chuyên đề, buổi demo sản phẩm, tiệc tối và after-party.
Kinh nghiệm sản xuất Asia Web3 GO! ở Singapore, một sự kiện bên lề Token 2049 làm cùng cơ quan chính phủ Singapore, với 15 diễn giả cấp cao, 17 startup và hơn 1.500 lượt đăng ký, cho thấy một điều: side event hiệu quả không đơn thuần là thêm một cuộc họp vào tuần đã kín lịch, mà là tạo ra lý do cụ thể để một nhóm người đúng chọn đến với bạn thay vì đi nơi khác.
Vì sao side event chiếm ưu thế với người trong ngành
Có hai lý do. Thứ nhất, hội nghị chính thường đông và ồn, ít chỗ trò chuyện sâu. Side event nhỏ hơn, có chủ đề riêng và danh sách khách chọn lọc, nên cuộc gặp chắc ý hơn. Thứ hai, nhà tổ chức side event kiểm soát được trải nghiệm: ai được mời, bàn nói chuyện gì, cuối buổi mọi người nhớ điều gì.
Điểm yếu là số lượng. Khi tuần hội nghị có quá nhiều sự kiện bên lề, người tham dự chọn theo ba tiêu chí: ai sẽ có mặt, có gì khác biệt, và địa điểm có thuận tiện không.
Khi Việt Nam có hội nghị blockchain hoặc khách khu vực ghé qua
Phần lớn các hội nghị blockchain lớn của khu vực diễn ra ngoài Việt Nam. Nhưng mỗi khi có sự kiện công nghệ hoặc blockchain trong nước, hoặc khi các dự án khu vực đến TP.HCM gặp cộng đồng địa phương, nhu cầu về một buổi tối giao lưu xuất hiện. Đây là lúc một địa điểm khác biệt có giá trị.
Địa điểm thường gặp là quán bar, nhà hàng trên cao, hoặc phòng riêng khách sạn. Cả ba đều ổn, nhưng cũng đều giống nhau. Một khách đi hội nghị bốn năm lần mỗi năm đã quen với kiểu tiệc nâng ly.
After-party ở đường đua có gì khác
Infinity Racing là đường đua kart trong nhà 3 tầng ở Vincom Thảo Điền, TP. Thủ Đức, đường đua dài 300 m với 16 khúc cua, có hai khu sự kiện riêng: Zone 1 rộng 73 m² cho khu khởi động và người chờ đến lượt, Zone 2 rộng 115 m² là khu networking dành cho phần giao lưu và trưng bày thương hiệu. Vincom Thảo Điền có khoảng 20.000 đến 25.000 lượt khách mỗi ngày, nên địa điểm dễ tìm, có bãi đỗ xe và không cần hướng dẫn đường dài dòng cho khách từ nơi khác đến.
Lợi thế của một after-party ở đây nằm ở việc có việc để làm cùng nhau. Người lạ chạy chung một lượt đua sẽ có chuyện để nói ngay sau đó. Khách nước ngoài chưa quen ai trong cộng đồng địa phương cũng có điểm khởi đầu hơn là đứng cầm ly nước tìm người để chào.
Đây là sự kiện hợp với các nhóm có quan hệ làm ăn hoặc mới làm quen, hơn là sự kiện đông người đứng nghe phát biểu.
Cấu trúc một after-party 2,5 giờ
Một cấu trúc có thể áp dụng khi khách từ hội nghị di chuyển đến sau giờ làm.
- Đón khách và đăng ký, mười lăm phút, mỗi người nhận thẻ tên có tên và tài khoản mạng xã hội.
- Phần chào ngắn ở Zone 2, tối đa mười phút, giới thiệu nhà tổ chức và mục đích buổi tối.
- Chia khách thành các lượt đua, ghép người chưa quen nhau, mỗi lượt vài phút.
- Giao lưu và ăn uống ở Zone 2 trong khi chờ các lượt khác, công bố kết quả cuối buổi.
Một quy tắc nên đặt trước: đua trước, uống sau. Đường đua là hoạt động lái xe, và việc uống rượu bia trước khi cầm vô-lăng không nên xảy ra. Gói tổ chức thường bao gồm ăn uống tại chỗ, nên có thể sắp xếp để đồ uống có cồn chỉ phục vụ sau khi mọi lượt đua kết thúc.
Những điều phải xác nhận với đơn vị vận hành
Với sự kiện cho khách quốc tế, có thêm những câu cần hỏi cụ thể.
- Thời gian đón khách theo lịch hội nghị chính, đặc biệt nếu khách đến muộn
- Cách bảo đảm an toàn cho người chưa từng lái kart, như hướng dẫn trước giờ đua
- Phương án ngôn ngữ khi hướng dẫn kỹ thuật bằng tiếng Anh
- Sức chứa tối đa từng khu và số người có thể chờ cùng lúc
- Cách xử lý thanh toán ăn uống, giấy tờ cần thiết
Danh sách này không thể trả lời bằng đoán. Cần một buổi khảo sát trực tiếp và bản đặc tả ghi rõ. Bài về Site Visit mô tả cách làm. Với mùa cao điểm tháng 10 đến tháng 12, đơn vị vận hành cho biết các khung giờ đẹp thường kín trước 4 đến 6 tuần.
Chi phí tham khảo
Gói trọn gói do đơn vị vận hành công bố nằm trong khoảng 70 đến 100 triệu đồng, đã gồm đua kart, ăn uống và hoạt động giải trí tại chỗ. Ngân sách thật phụ thuộc quy mô đoàn, số vòng đua và hoạt động thêm. Với after-party có nhiều khách mời, mức này cần tính lại theo từng buổi.
Điểm cần đo sau buổi tối
Side event nên có thước đo rõ trước khi diễn ra, như số người chủ chốt gặp được, số cuộc trao đổi dẫn đến cuộc họp sau, số lượt đăng ký danh sách theo dõi. Bài về ROI sự kiện giúp chọn thước đo phù hợp.
Nếu đang cân nhắc tổ chức một buổi tối bên lề cho đối tác khu vực, xem thêm trang Infinity Racing hoặc gửi yêu cầu báo giá kèm ngày dự kiến và số khách.
Khách đi hội nghị cả tuần ít khi nhớ bài phát biểu nào, nhưng nhớ rất rõ buổi tối họ đã cười nhiều nhất.