Trong khi phần lớn công ty chọn cuối tuần làm thời điểm lý tưởng để tổ chức team building, đây lại thường là thời điểm bận rộn nhất, khó rút người nhất với một chuỗi nhà hàng hoặc quán cà phê. Team building cho ngành F&B vì thế cần một cách tiếp cận khác hẳn so với văn phòng thông thường.

Đặc thù vận hành theo ca là rào cản lớn nhất

Ngành F&B vận hành liên tục, thường không có ngày nghỉ cố định như văn phòng hành chính. Nhân viên làm việc theo ca xoay vòng, và cuối tuần, ngày lễ lại chính là những thời điểm khách hàng đông nhất, đòi hỏi đầy đủ nhân sự nhất. Việc rút toàn bộ nhân viên ra khỏi ca làm để tham gia một sự kiện chung, dù chỉ trong nửa ngày, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và chất lượng phục vụ khách hàng trong đúng thời điểm đó.

Chọn khung giờ thấp điểm thay vì mặc định cuối tuần

Giải pháp đầu tiên là từ bỏ thói quen mặc định tổ chức vào cuối tuần. Với ngành F&B, khung giờ thấp điểm trong ngày, ví dụ buổi sáng sớm trước giờ mở cửa cao điểm, hoặc giữa tuần vào những ngày lượng khách thường thấp hơn, phù hợp hơn nhiều. Việc này đòi hỏi bộ phận quản lý phải nắm rõ dữ liệu lưu lượng khách theo giờ, theo ngày của chính chuỗi mình, thay vì áp dụng lịch trình chung chung theo thói quen ngành khác.

Chia nhỏ theo ca hoặc theo khu vực thay vì tổ chức một lần

Với chuỗi có nhiều chi nhánh hoặc nhiều ca làm việc, tổ chức một sự kiện duy nhất cho toàn bộ nhân sự gần như không khả thi. Cách làm thực tế hơn là chia thành nhiều đợt nhỏ, mỗi đợt phục vụ một nhóm ca hoặc một khu vực chi nhánh, luân phiên trong vài tuần thay vì dồn vào một ngày. Cách làm này giữ được hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường, dù đòi hỏi công sức tổ chức nhiều hơn do phải lặp lại chương trình nhiều lần cho các nhóm khác nhau.

Đua kart phù hợp với thời lượng ngắn giữa các ca

Với đặc thù khó dành trọn một ngày cho team building, hoạt động cần chọn loại có thể rút gọn thời lượng mà vẫn giữ trọn vẹn trải nghiệm. Đua kart đáp ứng được yêu cầu này: một buổi vài giờ đồng hồ vẫn đủ cho một vòng đua tính giờ trọn vẹn, không cần cả ngày như một số hoạt động dã ngoại xa. Điều này giúp nhóm nhân viên tham gia có thể quay lại ca làm việc trong cùng ngày, không ảnh hưởng đến lịch phân ca đã sắp xếp từ trước.

Bù đắp cho nhóm không tham gia được đợt đầu

Với những nhân viên không thể sắp xếp tham gia đợt tổ chức đầu tiên vì lý do ca kíp, nên có chính sách rõ ràng để họ được tham gia đợt sau, thay vì bỏ sót hoàn toàn. Việc một số nhân viên liên tục bị lỡ mọi hoạt động gắn kết công ty vì đặc thù ca làm việc, trong khi những người khác luôn được tham gia, dễ tạo cảm giác bất công âm ỉ trong nội bộ nếu không được xử lý chủ động.

Thông báo lịch sớm để quản lý ca chủ động sắp xếp

Vì việc rút người khỏi ca làm cần thời gian chuẩn bị, quản lý từng chi nhánh hoặc từng ca nên được thông báo lịch team building sớm hơn bình thường, đủ thời gian để sắp xếp lại phân ca hoặc tìm người hỗ trợ tạm thời, tránh tình trạng thông báo gấp gáp khiến việc tổ chức bị huỷ hoặc dời lịch liên tục.

Cân nhắc cả nhân viên khối văn phòng và khối vận hành trực tiếp

Nhiều chuỗi F&B có cả nhân viên khối văn phòng (marketing, vận hành, tài chính) làm giờ hành chính bình thường và nhân viên khối vận hành trực tiếp tại cửa hàng làm theo ca. Nếu công ty tổ chức một sự kiện chung cho cả hai khối, cần thiết kế lịch trình linh hoạt đủ để cả hai nhóm cùng tham gia được, ví dụ tổ chức nhiều khung giờ trong cùng một ngày thay vì chỉ một khung giờ cố định chỉ phù hợp với khối văn phòng.

Thiết kế lịch trình linh hoạt theo đúng đặc thù ca làm việc của ngành F&B quan trọng hơn nhiều so với việc áp dụng nguyên xi mô hình tổ chức team building của ngành văn phòng hành chính vào một ngành có nhịp độ vận hành hoàn toàn khác.