Trong một đội có nửa số thành viên làm việc từ xa, không hiếm trường hợp hai đồng nghiệp đã làm cùng dự án cả năm trời qua màn hình nhưng chưa từng gặp mặt ngoài đời. Team building cho nhân viên remote, vì thế, mang một ý nghĩa khác hẳn so với team building cho đội làm việc cùng văn phòng mỗi ngày.
Sự khác biệt cốt lõi: đây có thể là lần gặp duy nhất trong năm
Với nhân viên tại văn phòng, những mối quan hệ đồng nghiệp được bồi đắp dần qua vô số khoảnh khắc nhỏ: giờ ăn trưa, câu chuyện phiếm ở máy pha cà phê, vài phút chờ thang máy. Nhân viên remote không có những khoảnh khắc đó. Một buổi team building có thể là cơ hội duy nhất trong cả năm để họ thật sự trò chuyện trực tiếp với đồng nghiệp, thay vì chỉ nhìn thấy khuôn mặt qua khung hình vuông trên màn hình họp.
Điều này thay đổi hoàn toàn mục tiêu thiết kế chương trình. Với đội làm việc cùng văn phòng, team building có thể tập trung vào thử thách và cạnh tranh vì nền tảng quen biết đã có sẵn. Với đội có nhiều nhân viên remote, mục tiêu ưu tiên hàng đầu nên là tạo điều kiện để mọi người quen mặt, nhớ tên, và có ít nhất một câu chuyện chung để nhắc lại sau này.
Vì sao không nên lấp kín lịch trình bằng thi đấu liên tục
Một sai lầm phổ biến là thiết kế lịch trình dày đặc hoạt động thi đấu nối tiếp nhau, nghĩ rằng càng nhiều trò chơi càng vui. Với đội có nhiều thành viên remote, cách làm này phản tác dụng: khi cả buổi chỉ tập trung vào thắng thua, không ai có đủ thời gian trò chuyện ngoài lề với người mới gặp lần đầu. Nên chủ động để lại những khoảng nghỉ đủ dài, không có lịch trình cụ thể, chỉ đơn giản là không gian để mọi người tự trò chuyện theo nhóm nhỏ.
Đua kart vẫn phù hợp nếu thiết kế đúng nhịp độ
Đua kart trong nhà vẫn là lựa chọn tốt cho đội có nhân viên remote, với điều kiện không biến toàn bộ chương trình chỉ xoay quanh vòng đua. Một mô hình hợp lý: phần đua kart chiếm khoảng một nửa thời gian, phần còn lại dành cho khu vực networking riêng biệt để mọi người ngồi lại trò chuyện sau khi đã có chung một trải nghiệm để làm chủ đề mở lời, thay vì phải tự nghĩ cách bắt chuyện từ con số không.
Thông báo lịch sớm hơn bình thường
Với nhân viên remote ở tỉnh khác hoặc quốc gia khác, việc thông báo lịch team building cần sớm hơn nhiều so với đội làm việc cùng văn phòng, vì họ cần sắp xếp vé di chuyển, đôi khi cả chỗ ở qua đêm. Thông báo trước 4 đến 6 tuần, đặc biệt vào mùa cao điểm cuối năm khi vé máy bay và phòng khách sạn dễ tăng giá, giúp nhân viên remote chủ động hơn và tỷ lệ tham gia đầy đủ cũng cao hơn.
Ghi lại khoảnh khắc để duy trì kết nối sau sự kiện
Vì đây thường là dịp gặp mặt hiếm hoi, nên chủ động ghi lại hình ảnh và khoảnh khắc trong buổi team building, sau đó chia sẻ lại trong kênh chung của công ty. Với nhân viên remote, những hình ảnh này không chỉ để lưu niệm. Chúng còn là cách duy trì cảm giác kết nối trong nhiều tháng sau, khi họ trở lại làm việc từ xa và không còn cơ hội gặp mặt trực tiếp cho đến lần tổ chức tiếp theo.
Chọn địa điểm dễ di chuyển từ sân bay hoặc trung tâm thành phố
Với nhân viên remote phải di chuyển xa để tham dự, địa điểm tổ chức nên ưu tiên vị trí thuận tiện di chuyển từ sân bay hoặc trung tâm thành phố, tránh những nơi quá xa khiến họ mất thêm nhiều giờ di chuyển chỉ để tham gia một sự kiện trong ngày. Một địa điểm nằm ngay khu vực đông dân cư, có sẵn nhiều lựa chọn khách sạn và phương tiện di chuyển xung quanh, giúp nhân viên remote đỡ vất vả hơn nhiều so với việc phải tự sắp xếp phương tiện đến một khu vực hẻo lánh.
Thiết kế chương trình ưu tiên việc quen mặt và trò chuyện thật sự quan trọng hơn nhiều so với việc nhồi nhét càng nhiều trò chơi thi đấu càng tốt, khi mục tiêu cốt lõi của team building cho nhân viên remote khác hẳn so với đội làm việc cùng văn phòng mỗi ngày.
