Rất nhiều bài viết hướng dẫn tổ chức team building trên mạng mặc định công ty có ít nhất 50, thậm chí 100 nhân sự. Với một công ty khởi nghiệp hoặc một chi nhánh nhỏ chỉ có 10 đến 15 người, áp dụng nguyên xi những kịch bản đó thường tạo ra một buổi team building gượng gạo, không đạt được hiệu quả như kỳ vọng.
Vì sao kịch bản thông thường không phù hợp với đoàn nhỏ
Phần lớn trò chơi team building phổ biến được thiết kế theo mô hình chia đội: bịt mắt tìm đường theo nhóm, kéo co, các thử thách trạm luân phiên. Những trò chơi này cần đủ số lượng để tạo hiệu ứng thi đấu giữa các đội, thường tối thiểu 4 đến 5 đội, mỗi đội 8 đến 10 người. Với công ty dưới 15 người, chia theo công thức đó chỉ còn 1 đến 2 đội với 2 đến 3 người mỗi đội, không đủ tạo cảm giác một cuộc thi thật sự, và dễ khiến buổi team building giống một buổi họp có thêm trò chơi hơn là một sự kiện gắn kết.
Ưu tiên hoạt động không phụ thuộc quy mô đoàn
Giải pháp hợp lý hơn là chọn những hoạt động không cần chia đội để vận hành, nơi mỗi cá nhân đều có trải nghiệm trọn vẹn bất kể tổng số người tham gia là bao nhiêu. Đua kart là ví dụ rõ nhất: mỗi người lái một xe riêng, tính giờ cá nhân, xếp hạng dựa trên kết quả thật của từng người. Một đoàn 10 người tổ chức đua kart vẫn có đầy đủ bảng xếp hạng, vẫn có người về nhất, về nhì, không khác gì về bản chất so với một đoàn 50 người, chỉ khác ở quy mô khán đài cổ vũ.
Ba lợi ích riêng của đoàn nhỏ mà công ty lớn không có
Thứ nhất, mỗi cá nhân được chú ý nhiều hơn. Với 10 đến 15 người, mọi thành viên đều có cơ hội đua nhiều vòng hơn trong cùng khung thời gian so với một đoàn đông phải chia ca luân phiên. Thứ hai, không khí gắn kết dễ lan toả hơn vì tất cả cùng chứng kiến toàn bộ diễn biến của nhau, không tách rời theo từng đội nhỏ như đoàn lớn. Thứ ba, chi phí tổ chức tính trên đầu người thường linh hoạt hơn, vì đơn vị tổ chức có thể điều chỉnh gói dịch vụ theo đúng số lượng thực tế thay vì áp một mức giá trọn gói cố định cho quy mô lớn.
Tận dụng không gian networking cho bàn tròn chia sẻ
Với đoàn nhỏ, có thể tận dụng thêm khu vực networking riêng biệt tại địa điểm tổ chức để có một phần trao đổi cởi mở sau vòng đua chính, việc mà đoàn đông khó làm trọn vẹn vì không đủ thời gian cho tất cả mọi người cùng phát biểu. Một buổi trò chuyện ngắn, không cứng nhắc theo kịch bản, tận dụng đúng lợi thế quy mô nhỏ để mỗi người đều có cơ hội chia sẻ, thay vì chỉ vài người đại diện phát biểu như các buổi tổng kết đoàn lớn.
Đừng cố "làm cho hoành tráng" vượt quá quy mô thật
Một sai lầm khác của công ty ít người là cố gắng thuê thêm dịch vụ, trang trí hoành tráng để bù đắp cảm giác "ít người", trong khi điều này thường phản tác dụng và đội chi phí lên không cần thiết. Một buổi team building công ty dưới 15 người tổ chức gọn gàng, đúng quy mô thật, tập trung vào chất lượng trải nghiệm của từng cá nhân, mang lại hiệu quả gắn kết cao hơn nhiều so với một buổi cố gắng phô trương quy mô nhưng loãng về trải nghiệm.
Thời điểm nên chốt lịch sớm dù đoàn nhỏ
Nhiều công ty ít người có tâm lý chủ quan rằng đoàn nhỏ thì dễ sắp xếp, nên thường để sát ngày mới đặt lịch. Thực tế, các địa điểm tổ chức vẫn ưu tiên đoàn lớn đặt trước vào mùa cao điểm cuối năm, khiến đoàn nhỏ đặt trễ dễ bị động về khung giờ hoặc phải dời sang tuần khác. Đặt lịch trước 4 đến 6 tuần, ngay cả với đoàn dưới 15 người, vẫn là thói quen nên giữ để có nhiều lựa chọn hơn về thời gian.
Chọn hoạt động phù hợp với đúng số lượng người tham gia thay vì cố áp dụng công thức thiết kế cho đoàn lớn quan trọng hơn nhiều so với việc lo lắng rằng công ty mình "ít người quá không tổ chức được gì hoành tráng".
