Một công ty có chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM đối mặt với một bài toán mà công ty chỉ có một văn phòng duy nhất không bao giờ phải giải: liệu có nên bỏ chi phí đưa toàn bộ nhân sự về một nơi, hay tổ chức riêng biệt cho từng chi nhánh.

Hai hướng tiếp cận chính

Team building công ty nhiều chi nhánh thường đi theo một trong hai hướng. Hướng thứ nhất là tập trung toàn bộ hoặc phần lớn nhân sự các chi nhánh về một địa điểm chung, thường là nơi có trụ sở chính hoặc một địa điểm trung tâm dễ di chuyển. Hướng thứ hai là tổ chức riêng biệt cho từng chi nhánh, mỗi nơi tự có chương trình team building tại khu vực của mình, không cần di chuyển xa.

Khi nào nên chọn tập trung một điểm

Tập trung một điểm phù hợp khi mục tiêu chính của công ty là tăng cường kết nối giữa nhân viên các chi nhánh với nhau, đặc biệt hữu ích với những công ty có nhiều dự án cần phối hợp liên chi nhánh nhưng nhân sự hiếm khi gặp mặt trực tiếp. Đây cũng là dịp để ban lãnh đạo trực tiếp gặp gỡ nhân viên ở các chi nhánh xa trụ sở chính, những người thường chỉ tương tác qua các cuộc họp trực tuyến trong suốt cả năm.

Nhược điểm rõ ràng của phương án này là chi phí. Không chỉ chi phí tổ chức sự kiện, còn cả chi phí di chuyển và lưu trú cho nhân viên từ các chi nhánh xa. Với công ty có chi nhánh cách nhau hàng trăm ki lô mét, khoản chi phí này có thể chiếm tỷ trọng lớn hơn cả chi phí cho chính hoạt động team building.

Khi nào nên chọn tổ chức riêng từng chi nhánh

Tổ chức riêng từng chi nhánh phù hợp khi mục tiêu chính là gắn kết nội bộ trong từng đội nhỏ, và ngân sách không cho phép tập trung toàn bộ nhân sự về một nơi. Cách làm này cũng linh hoạt hơn về thời gian, vì mỗi chi nhánh có thể chọn thời điểm phù hợp với nhịp độ công việc riêng, không phải đồng bộ lịch của tất cả các chi nhánh cùng lúc, vốn thường khó khăn hơn nhiều so với hình dung ban đầu.

Nhược điểm là bỏ lỡ cơ hội kết nối liên chi nhánh, và nếu không cẩn thận, chương trình có thể chênh lệch chất lượng giữa các chi nhánh nếu mỗi nơi tự lo ngân sách và tổ chức theo cách riêng, dẫn đến so bì nội bộ không đáng có.

Phương án kết hợp: luân phiên qua từng năm

Một cách cân bằng giữa hai hướng trên là luân phiên qua từng năm: năm nay tập trung toàn bộ về một điểm, năm sau tổ chức riêng từng chi nhánh, xen kẽ liên tục. Cách làm này vừa giữ được cơ hội kết nối liên chi nhánh định kỳ, vừa không tạo áp lực ngân sách di chuyển liên tục mỗi năm. Với công ty có nhiều chi nhánh quy mô tương đương, cũng nên cân nhắc luân phiên địa điểm tổ chức tập trung giữa các thành phố có chi nhánh, tránh tình trạng một chi nhánh luôn là nơi đón tiếp còn các chi nhánh khác luôn phải di chuyển.

Chọn địa điểm trung tâm dễ di chuyển khi tập trung một điểm

Nếu chọn phương án tập trung, nên ưu tiên địa điểm có kết nối giao thông thuận tiện, gần sân bay hoặc ga tàu, để giảm thời gian và chi phí di chuyển cho nhân viên chi nhánh xa. TP.HCM, với vị trí trung tâm kinh tế và mạng lưới giao thông kết nối tốt với nhiều tỉnh thành, thường là lựa chọn hợp lý cho các công ty có chi nhánh trải dài từ miền Trung đến miền Nam.

Vai trò của quản lý từng chi nhánh trong khâu chuẩn bị

Dù chọn hướng nào, quản lý từng chi nhánh nên được đưa vào quá trình lên kế hoạch ngay từ đầu, thay vì chỉ nhận thông báo từ trụ sở chính. Họ là người nắm rõ nhất tình hình nhân sự thực tế tại chi nhánh mình, ví dụ có bao nhiêu người có thể sắp xếp nghỉ cùng lúc, hoặc chi nhánh vừa có nhân sự mới cần thời gian làm quen trước khi tham gia hoạt động chung. Bỏ qua vai trò này dễ dẫn đến một kế hoạch được thiết kế tốt trên giấy nhưng khó thực thi đồng đều ở từng chi nhánh cụ thể.

Cân nhắc kỹ mục tiêu gắn kết thật sự của công ty trong năm đó, thay vì mặc định lặp lại đúng một mô hình tổ chức mỗi năm, quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ nhìn vào ngân sách sẵn có để quyết định hướng tổ chức.