Với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc tập hợp đầy đủ đội ngũ quản lý và nhân viên chủ chốt cùng một chỗ, cùng một ngày, không hề dễ dàng. Lịch làm việc, công tác, và deadline dự án khiến những dịp cả đội có mặt đông đủ trở nên hiếm hoi. Team building kết hợp họp chiến lược tận dụng đúng sự hiếm hoi đó thay vì để lãng phí.

Vì sao nên gộp thay vì tách riêng hai sự kiện

Tổ chức riêng một buổi họp chiến lược và một buổi team building vào hai ngày khác nhau có vẻ hợp lý trên lý thuyết, vì mỗi sự kiện giữ được mục đích thuần tuý của nó. Nhưng thực tế, việc yêu cầu đội ngũ dành ra hai ngày riêng biệt trong năm cho hai mục đích khác nhau thường khó làm hơn nhiều so với hình dung ban đầu, đặc biệt với đội ngũ có nhiều nhân sự thường xuyên di chuyển hoặc làm việc từ xa. Gộp cả hai vào cùng một ngày giải quyết trực tiếp vấn đề này, đồng thời tiết kiệm chi phí thuê địa điểm và di chuyển so với tổ chức hai lần.

Cấu trúc một ngày kết hợp hợp lý

Mô hình phổ biến và hiệu quả nhất là xếp phần họp chiến lược vào buổi sáng, khi tinh thần mọi người còn tỉnh táo và khả năng tập trung cao nhất trong ngày. Nội dung họp nên giới hạn trong khoảng ba đến bốn giờ, đủ để trình bày định hướng, thảo luận và thống nhất một số quyết định quan trọng, không nên kéo dài đến mức chiếm hết cả buổi sáng lẫn một phần buổi chiều.

Sau phần họp, chuyển sang hoạt động vui chơi vào buổi chiều, đóng vai trò giải toả sau khi đã hoàn thành phần nội dung nghiêm túc. Đua kart phù hợp cho vị trí này vì mang lại cảm giác thay đổi hoàn toàn nhịp độ, từ ngồi họp sang vận động thật sự, giúp buổi chiều không bị cảm giác "vẫn đang làm việc" kéo dài từ buổi sáng.

Tránh để phần họp lấn sang phần vui chơi

Một rủi ro cần lưu ý là để phần họp kéo dài quá giờ dự kiến, ăn vào thời gian dành cho hoạt động buổi chiều. Khi điều này xảy ra, nhân viên dễ cảm nhận cả ngày chỉ là "một ngày làm việc dài hơn bình thường, có thêm trò chơi cho có", đánh mất hoàn toàn ý nghĩa gắn kết của phần team building. Nên có người phụ trách theo dõi thời gian chặt chẽ trong phần họp, sẵn sàng cắt bớt nội dung không thiết yếu để giữ đúng lịch trình đã công bố từ đầu.

Chọn địa điểm có cả không gian họp lẫn không gian vui chơi

Với mô hình kết hợp này, việc chọn địa điểm có sẵn cả phòng họp trang bị đầy đủ lẫn khu vực hoạt động vui chơi trong cùng một nơi giúp tiết kiệm đáng kể thời gian di chuyển giữa hai địa điểm khác nhau. Một số địa điểm tổ chức đua kart trong nhà có sẵn khu vực riêng phục vụ networking và họp nhóm, đủ tiện nghi cho một buổi trình bày chiến lược ngắn trước khi cả đội chuyển sang phần vận động.

Nội dung họp nên tập trung vào định hướng, không phải báo cáo chi tiết

Với thời lượng giới hạn trong nửa ngày, phần họp nên tập trung vào những nội dung mang tính định hướng lớn: mục tiêu năm tới, thay đổi chiến lược quan trọng, thay vì đi sâu vào báo cáo số liệu chi tiết từng phòng ban, vốn phù hợp hơn với các buổi họp thường kỳ riêng biệt. Giữ nội dung ở tầm định hướng giúp buổi họp súc tích hơn, đồng thời phù hợp với không khí chung của cả ngày, vốn không phải một ngày làm việc thông thường.

Thông báo rõ cấu trúc chương trình từ trước cho nhân viên

Một chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến tâm lý tham gia: nên thông báo rõ cấu trúc "sáng họp, chiều chơi" ngay từ thư mời, thay vì để nhân viên bất ngờ khi đến nơi mới biết có phần họp xen giữa. Biết trước cấu trúc chương trình giúp mọi người chuẩn bị tinh thần phù hợp, tránh cảm giác hụt hẫng khi nghĩ cả ngày chỉ để vui chơi nhưng thực tế vẫn có phần nội dung công việc nghiêm túc xen vào.

Thiết kế đúng tỷ lệ thời gian và giữ ranh giới rõ ràng giữa phần họp và phần vui chơi quan trọng hơn nhiều so với việc cố nhồi nhét càng nhiều nội dung công việc càng tốt vào một ngày vốn đã có mục tiêu kép ngay từ đầu.