Chọn địa điểm tổ chức không chỉ là chọn một hội trường đủ rộng. Đây là một quy trình có tên riêng gọi là site selection, với nhiều tiêu chí phải cân đối cùng lúc, và với các triển lãm lớn, quá trình này có thể kéo dài hàng năm trước ngày khai mạc.
Site selection là gì
Site selection là quá trình lựa chọn địa điểm tổ chức, bao gồm cả việc chọn thành phố/điểm đến lẫn chọn cơ sở vật chất cụ thể cho một sự kiện. Ở giai đoạn này, ban tổ chức chưa cần quan tâm chi tiết từng hoạt động sẽ diễn ra ở đâu trong hội trường, mà tập trung vào việc liệu địa điểm có các lựa chọn khả thi và bố cục tổng thể có phù hợp với chương trình dự kiến của triển lãm hay không.
Thời gian chuẩn bị khác nhau giữa hiệp hội và doanh nghiệp
Nhiều triển lãm được lên kế hoạch trước nhiều năm. Các hiệp hội thường có xu hướng chọn địa điểm trước khoảng 10 năm so với ngày tổ chức thực tế, trong khi doanh nghiệp thường chỉ cần ít nhất một năm để chuẩn bị. Vì khoảng thời gian dài như vậy, ban tổ chức thường cần thực hiện thêm ít nhất một chuyến khảo sát địa điểm khác sau khi đã ký hợp đồng với một cơ sở cụ thể, khi ngày tổ chức đến gần hơn.
Các yếu tố cân nhắc khi xây dựng quy trình chọn địa điểm
Ngoài các yếu tố logistics thông thường, một số yếu tố bổ sung thường được đánh giá khi xây dựng quy trình chọn địa điểm:
- Các vấn đề chính trị có thể buộc phải luân phiên địa điểm giữa các kỳ
- Yếu tố tài chính, vì một số địa điểm thu hút lượng khách tham quan cao hơn hẳn địa điểm khác
- Marketing, vị trí địa lý và đặc điểm nhân khẩu học của thị trường xung quanh
- Mức độ cạnh tranh từ các sự kiện khác diễn ra cùng thời điểm
- Hệ thống khách sạn, nhà hàng, các điểm tham quan và khả năng tiếp cận giao thông
Vai trò của RFP trong quá trình chọn địa điểm
Request for Proposal (RFP) là văn bản quy định rõ những dịch vụ mà đơn vị tổ chức muốn nhận từ nhà thầu hoặc địa điểm bên ngoài, kèm yêu cầu báo giá để có thể so sánh giữa nhiều đề xuất. RFP cũng có thể thực hiện dưới dạng điện tử (ERFP). Thông tin về các kỳ triển lãm trước đó rất hữu ích khi xây dựng RFP, cũng như khi chuẩn bị cho chuyến khảo sát chọn địa điểm.
Phản hồi từ một RFP thường chứa thông tin chi tiết về khả năng đáp ứng của địa điểm, tập trung vào hạ tầng, các yếu tố kiến trúc của toà nhà, kèm theo tài liệu marketing như hình ảnh và tour tham quan ảo.
Chọn địa điểm không chỉ là chọn hội trường
Site selection ảnh hưởng đến gần như mọi quyết định phía sau, từ giá vé, chi phí đi lại của khách tham quan quốc tế đến khả năng cạnh tranh thu hút nhà trưng bày. Vì vậy ban tổ chức nên xem đây là bước chiến lược, không phải bước hành chính. Một địa điểm rẻ nhưng khó tiếp cận giao thông có thể khiến chi phí thực tế (tính cả chi phí cơ hội mất khách) cao hơn một địa điểm đắt hơn nhưng thuận tiện.
Tổng hợp lại: bộ tiêu chí chọn địa điểm tổ chức triển lãm hoàn chỉnh
Nhìn tổng thể, bộ tiêu chí chọn địa điểm tổ chức triển lãm cần được xây dựng thành một danh sách có trọng số, thay vì đánh giá cảm tính từng địa điểm một cách rời rạc. Một cách làm thực tế là chấm điểm mỗi địa điểm theo từng nhóm tiêu chí — hạ tầng vật lý (diện tích, trần, cột, cửa nạp hàng), khả năng tiếp cận (sân bay, khách sạn, giao thông nội đô), yếu tố thị trường (nhân khẩu học, mức độ cạnh tranh cùng thời điểm) và yếu tố tài chính (giá thuê, khả năng thương lượng, economic impact mà địa điểm kỳ vọng) — rồi cộng lại thành một điểm tổng để so sánh khách quan giữa các lựa chọn.
Cập nhật lại tiêu chí sau mỗi lần đổi địa điểm
Bộ tiêu chí này không nên cố định vĩnh viễn. Sau mỗi lần tổ chức tại một địa điểm mới, ban tổ chức nên ghi lại những gì tiêu chí ban đầu đã bỏ sót, ví dụ đánh giá thấp thời gian di chuyển từ sân bay hoặc chưa tính đến chi phí vận chuyển thiết bị đường dài, để bổ sung vào bộ tiêu chí dùng cho lần chọn địa điểm tiếp theo, giúp quy trình ngày càng sát với thực tế vận hành hơn.
