Đi tìm một địa điểm year-end party khác biệt thường khó hơn tìm một địa điểm đẹp. Buffet khách sạn 5 sao từng là câu trả lời an toàn cho câu hỏi năm nay tổ chức tiệc cuối năm ở đâu. An toàn vì không ai chê, sang trọng vừa đủ, dễ trình duyệt ngân sách. Nhưng khi hầu hết công ty trong cùng khu vực đều chọn buffet khách sạn, hình thức từng là điểm cộng lại trở thành một trải nghiệm không còn khác biệt gì nhiều so với năm ngoái, hay so với công ty bên cạnh.
Vấn đề của sự an toàn lặp lại
Khi nhân viên đi dự year-end party ở khách sạn năm thứ ba liên tiếp, cảm giác quen thuộc thay thế cho cảm giác mong chờ. Món ăn ngon vẫn là món ăn ngon, nhưng không còn là lý do để ai đó háo hức kể lại với bạn bè ngoài công ty. Buổi tiệc vì thế không đơn thuần là thiếu sáng tạo, mà là đã mất đi vai trò tạo dấu ấn mà một year-end party lẽ ra nên có.
Điều nhân viên thực sự kể lại sau tiệc
Ít ai kể lại chuyện món tôm hùm hôm đó ngon lắm với bạn bè ngoài công ty theo cách hào hứng. Nhưng nhiều người sẽ kể chuyện công ty tôi cho cả phòng đua kart, sếp tôi bị đội kỹ thuật vượt mặt ngay khúc cua đầu với đúng mức hào hứng của một câu chuyện đáng kể. Sự khác biệt nằm ở việc có một khoảnh khắc cụ thể, bất ngờ, gắn với con người thật, chứ không phải chất lượng món ăn.
Kết hợp trải nghiệm mới với phần tiệc quen thuộc
Không cần bỏ hẳn phần tiệc trang trọng mà nhân viên đã quen. Tại Infinity Racing, công ty vẫn có phần ăn uống trọn gói và khu networking cao cấp 115 mét vuông cho phần giao lưu, chỉ thêm phần đua kart trong nhà làm điểm nhấn trước đó. Cách làm này giữ được sự an toàn của một bữa tiệc chỉn chu, cộng thêm một khoảnh khắc khác biệt mà buffet đơn thuần không tạo ra được.
Đường đua kart trong nhà 3 tầng, dài 300 mét với 16 khúc cua, là mô hình đầu tiên tại Việt Nam theo dạng này, nên với phần lớn nhân viên đây cũng là một trải nghiệm lần đầu, không phải hoạt động đã quá quen thuộc như những trò chơi team building thông thường.
Khác biệt quan trọng hơn sang trọng
Một year-end party không cần chọn giữa sang trọng và vui, có thể có cả hai. Nhưng nếu chỉ chọn được một, một khoảnh khắc khác biệt đáng nhớ thường quan trọng hơn một bữa ăn sang trọng nhưng giống hệt năm trước.
Vì sao nên báo trước cho nhân viên về trải nghiệm mới
Một sai lầm nhỏ nhưng dễ mắc: giữ bí mật hoàn toàn địa điểm để tạo bất ngờ, khiến nhân viên tới nơi mới biết phải đổi trang phục để đua xe, dẫn đến lúng túng không cần thiết.
Khác biệt không có nghĩa là mạo hiểm
Một số lãnh đạo ngại thử địa điểm mới vì sợ nhân viên không thích, nhưng rủi ro thực tế thấp hơn tưởng tượng khi phần tiệc quen thuộc vẫn được giữ nguyên, chỉ thêm một trải nghiệm mới bên cạnh. Nếu năm nay thử và phản hồi tốt, năm sau có cơ sở để tiếp tục đầu tư sâu hơn vào hướng này. Nếu phản hồi chỉ ở mức bình thường, công ty vẫn còn phần tiệc quen thuộc làm nền, không mất trắng cả buổi tối vì một lựa chọn mới chưa quen. Đây là cách thử nghiệm ít rủi ro nhất để biết hướng đi mới có phù hợp văn hoá công ty hay không, trước khi quyết định gắn bó lâu dài với một hình thức tổ chức nào. Cách làm tốt hơn là báo trước sơ lược chương trình, ví dụ "năm nay có phần trải nghiệm mới, nhớ mang giày kín mũi", để mọi người chuẩn bị tâm lý và trang phục phù hợp, còn phần bất ngờ thật sự nên để dành cho những chi tiết nhỏ trong lúc diễn ra, như phần thưởng hay một khoảnh khắc bất ngờ giữa chương trình.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và ngày dự kiến, tôi gửi kịch bản gợi ý kết hợp cả hai phần và báo giá trong 24 giờ.