Hỏi mười người vừa đi tiệc cuối năm công ty tuần trước, phần lớn chỉ nhớ được món ăn có ngon không và ai hát karaoke lạc tông. Rất ít người nhớ được một khoảnh khắc cụ thể đáng kể lại. Đây là dấu hiệu rõ nhất cho thấy bữa tiệc đó được đặt bàn cho có, chứ không được thiết kế như một sự kiện. Year-end party vì thế không đơn thuần là một bữa ăn cuối năm, mà nên là một sự kiện có kịch bản, có điểm cao trào, có lý do để người ta còn nhắc lại vào tháng Ba năm sau.
Sự khác biệt nằm ở việc có kịch bản hay không
Một bữa tiệc thông thường thường có cùng một cấu trúc: khai tiệc, ăn, vài tiết mục văn nghệ, rút thăm trúng thưởng, ra về. Cấu trúc này không sai, nhưng lặp lại giống hệt năm này qua năm khác khiến nhân viên coi đó là một nghĩa vụ phải tham dự hơn là một dịp mong chờ.
Yếu tố khiến một sự kiện được nhớ lâu
Con người nhớ những khoảnh khắc có cảm xúc mạnh và bất ngờ, không nhớ những khoảnh khắc lặp lại đúng như dự đoán. Một hoạt động trải nghiệm chung, nơi cả đoàn cùng tham gia và có kết quả không đoán trước được, ví dụ ai thắng ai thua trong một cuộc đua, tạo ra đúng loại cảm xúc đó, khác hẳn việc ngồi nghe MC đọc kịch bản đã biết trước nội dung.
Gộp trải nghiệm và tiệc trong cùng kịch bản
Tại Infinity Racing, một year-end party có thể bắt đầu bằng phần đua kart trong nhà tạo cao trào, rồi chuyển sang khu networking cao cấp 115 mét vuông cho phần lễ, ăn uống và giao lưu. Thứ tự này quan trọng hơn nhiều người nghĩ: đưa phần trải nghiệm lên trước giúp mọi người có chuyện để kể ngay trong lúc ăn tiệc, thay vì ngồi ăn trước rồi mới tới phần hoạt động khi năng lượng đã xuống.
Đây cũng là lý do gói tổ chức đã kết hợp sẵn đua xe, ăn uống trọn gói và giải trí tại chỗ, thay vì để công ty tự sắp thứ tự chương trình từ những phần rời rạc.
Câu hỏi cần trả lời trước khi chọn hình thức
Sau buổi tiệc năm nay, mọi người sẽ kể lại điều gì với đồng nghiệp không đi cùng? Nếu câu trả lời chỉ là món ăn khá ngon, có lẽ đã đến lúc thiết kế lại. Nếu câu trả lời là một khoảnh khắc cụ thể, một cuộc đua sát nút, một lần sếp bị vượt mặt, buổi tiệc đó đã làm đúng vai trò của một sự kiện.
Ba câu hỏi cần trả lời trước khi chọn kịch bản
Ai sẽ là người mở đầu chương trình, và mở bằng cách nào để không sáo mòn như năm trước? Cao trào của buổi tối nằm ở đâu, diễn ra vào phút thứ bao nhiêu? Và ai chịu trách nhiệm đảm bảo mọi người, kể cả người ít nói nhất phòng, có ít nhất một khoảnh khắc được chú ý trong suốt buổi tiệc? Ba câu hỏi này quan trọng hơn việc chọn thực đơn hay trang trí, vì chúng quyết định buổi tiệc có được nhớ tới hay không.
Một year-end party thiết kế tốt không cần kịch bản quá dài. Đôi khi chỉ cần một hoạt động trải nghiệm chung làm trung tâm, còn lại là không gian đủ thoải mái để mọi người tự trò chuyện, đã đủ tạo ra một buổi tối khác hẳn công thức khai tiệc, ăn, rút thăm, ra về.
Ai nên tham gia lên kịch bản cùng đơn vị tổ chức
Không nên để một mình bộ phận hành chính nhân sự tự quyết định toàn bộ nội dung. Hỏi nhanh vài nhân viên ở các phòng ban khác nhau xem họ mong chờ điều gì ở buổi year-end party năm nay, thường ra được những gợi ý thực tế hơn nhiều so với việc chỉ dựa theo kinh nghiệm tổ chức của một người. Một chi tiết nhỏ, như biết trước phòng kinh doanh thích náo nhiệt còn phòng kỹ thuật thích không gian yên tĩnh để trò chuyện, giúp thiết kế chương trình cân bằng hơn cho cả hai nhóm.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi kịch bản gợi ý và báo giá trong 24 giờ.