Một sai lầm lặp lại mỗi năm
Vấn đề cốt lõi nằm ở thời điểm đặt lịch team building, không phải ở việc công ty thiếu lựa chọn địa điểm. Đặt lịch team building quá trễ đồng nghĩa với việc tự giới hạn bớt các lựa chọn tốt nhất, dù ngân sách và mức độ sẵn sàng của công ty hoàn toàn không thay đổi so với khi bắt đầu tìm kiếm sớm hơn.
Gần như năm nào cũng có công ty đến giữa tháng 11 mới bắt đầu tìm địa điểm team building cuối năm, rồi phát hiện các địa điểm ưng ý nhất đã kín lịch. Đây không phải tình huống hiếm, mà là mẫu hình lặp lại đều đặn vì phần lớn công ty đều lên kế hoạch cuối năm trong cùng một khung thời gian.
Vì sao tháng 10 là mốc quan trọng
Từ giữa tháng 10, các công ty bắt đầu chốt lịch cho tiệc tất niên và team building cuối năm, tập trung chủ yếu vào khung tháng 11 và nửa đầu tháng 12. Với các địa điểm có sức chứa giới hạn, khung giờ đẹp như chiều muộn thứ Sáu hoặc cả ngày cuối tuần thường được đặt hết trước 4-6 tuần. Công ty nào chờ đến tháng 11 mới bắt đầu tìm kiếm dễ rơi vào tình trạng chỉ còn lại các khung giờ ít lý tưởng, như giữa tuần hoặc buổi sáng sớm.
Hệ quả của việc đặt lịch trễ
Hệ quả đầu tiên là mất quyền chọn ngày mong muốn, phải điều chỉnh theo lịch còn trống của địa điểm thay vì theo lịch làm việc của công ty. Hệ quả thứ hai là ít không gian thương lượng về giá, vì đơn vị tổ chức không cần giảm giá khi nhu cầu đang cao. Hệ quả thứ ba, nghiêm trọng hơn, là buộc phải chuyển sang địa điểm dự phòng chưa được khảo sát kỹ, tăng rủi ro về chất lượng tổ chức.
Lợi ích cụ thể khi đặt lịch sớm
Đặt lịch từ đầu tháng 9 hoặc đầu tháng 10 mang lại ba lợi ích rõ ràng. Thứ nhất, công ty được chọn đúng ngày và khung giờ mong muốn thay vì bị động theo lịch còn trống. Thứ hai, có nhiều thời gian hơn để trao đổi chi tiết về kịch bản chương trình, thay vì phải chốt gấp trong vài ngày. Thứ ba, một số đơn vị tổ chức có chính sách ưu đãi cho các đơn đặt sớm, giúp tiết kiệm một phần ngân sách so với đặt gấp vào cận ngày.
Áp dụng cụ thể với các gói tại Infinity Racing
Gói Team Building & Year-End Party tại Infinity Racing cũng nằm trong nhóm dễ kín lịch vào mùa cao điểm, do nhu cầu tổ chức tại một địa điểm trong nhà, không phụ thuộc thời tiết ngày càng tăng vào giai đoạn cuối năm. Với các công ty đã có kế hoạch tổ chức trong khung tháng 11-12, việc liên hệ và giữ lịch ngay từ tháng 9 hoặc đầu tháng 10 là bước nên làm sớm, trước khi các khung giờ đẹp được các công ty khác đặt trước.
Dấu hiệu cho thấy công ty đang đặt lịch quá trễ
Có vài dấu hiệu cụ thể giúp nhận biết công ty đang ở tình trạng đặt lịch trễ. Dấu hiệu thứ nhất là khi liên hệ hỏi lịch, đơn vị tổ chức chỉ còn trống các khung giờ giữa tuần hoặc buổi sáng sớm, trong khi công ty muốn tổ chức vào cuối tuần hoặc chiều tối. Dấu hiệu thứ hai là khi nhận được câu trả lời kiểu “để em kiểm tra lại vì đang có nhiều đoàn hỏi cùng khung giờ này”, cho thấy nhu cầu đang vượt khả năng đáp ứng của địa điểm vào đúng giai đoạn cao điểm. Dấu hiệu thứ ba là khi phải thương lượng giảm số lượng hoạt động hoặc rút ngắn thời gian để vừa với khung giờ còn trống, thay vì được tổ chức đúng theo kế hoạch ban đầu.
Nếu gặp một trong ba dấu hiệu trên, công ty nên xem đó là tín hiệu cần quyết định nhanh trong vài ngày tới, thay vì tiếp tục cân nhắc thêm các lựa chọn khác. Chờ đợi thêm ở giai đoạn này thường không giúp có thêm lựa chọn tốt hơn, mà chỉ làm giảm số lựa chọn còn lại theo thời gian, vì các công ty khác cũng đang trong cùng quá trình tìm kiếm và chốt lịch cho giai đoạn cuối năm.
Việc HR nên làm ngay trong tuần này
Nếu công ty chưa chốt phương án team building cuối năm, bước đầu tiên không phải là so sánh thêm nhiều báo giá, mà là liên hệ giữ lịch tạm thời tại 2-3 địa điểm tiềm năng trước khi quyết định cuối cùng. Giữ lịch sớm không đồng nghĩa với cam kết ngay lập tức, nhưng đảm bảo công ty không bị loại khỏi cuộc chơi chỉ vì hành động chậm hơn các công ty khác vài tuần.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp 30 phút.
