Năm 2020, rất nhiều ban tổ chức triển lãm và hội nghị trên thế giới cùng gặp một câu hỏi: hợp đồng địa điểm đã ký, tiền cọc đã chuyển, nhưng lệnh cấm tụ tập đông người được ban hành. Ai chịu thiệt? Câu trả lời nằm ở một đoạn văn thường bị đọc lướt, nằm gần cuối hợp đồng, có tên là force majeure. Hiểu đúng điều khoản force majeure trong hợp đồng sự kiện là cách rẻ nhất để không phải trả giá bằng tiền cọc.
Force majeure là gì và vì sao nó khác với "hủy vì lý do cá nhân"
Tài liệu đào tạo của ngành quản lý triển lãm định nghĩa force majeure là việc hủy hợp đồng không bị phạt khi có hoàn cảnh nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của các bên, khiến việc tổ chức sự kiện theo kế hoạch trở nên bất khả thi hoặc không nên làm. Điều khoản này được áp dụng trong hợp đồng giữa ban tổ chức với nhà cung cấp dịch vụ, cũng như giữa ban tổ chức với địa điểm và khách sạn.
Điểm cần phân biệt là "không bị phạt" không có nghĩa "tự do hủy". Nếu ban tổ chức hủy vì bán gian hàng chậm hoặc vì đối tác chính rút lui, đó là hủy theo ý chí của mình, và phần lớn hợp đồng sẽ tính phí hủy. Force majeure chỉ có hiệu lực khi sự kiện xảy ra thuộc đúng danh sách đã ghi trong hợp đồng.
Một mẫu điều khoản thường liệt kê những gì
Mẫu hợp đồng khách sạn dùng trong ngành thường liệt kê khá chi tiết: thiên tai, chiến tranh, bạo loạn, hành động của chính quyền, dịch bệnh hoặc đại dịch, khủng hoảng y tế công cộng, hỏa hoạn hoặc lũ lụt, đình công hoặc đe dọa đình công, hành vi hoặc đe dọa khủng bố có bằng chứng đáng tin cậy hoặc có cảnh báo của chính phủ, và các quy định pháp luật như lệnh cách ly hay lệnh cấm tụ tập.
Hai chi tiết nhỏ nhưng quan trọng trong mẫu này.
Thứ nhất, đình công của chính nhân viên mỗi bên thường không được tính. Khách sạn không thể viện cớ nhân viên mình đình công để hủy hợp đồng. Thứ hai, điều khoản thường yêu cầu sự việc phải khiến việc tổ chức "bất hợp pháp, bất khả thi, không nên, thiếu trách nhiệm, không còn khả thi về thương mại hoặc kinh tế". Ngưỡng này rộng hơn chữ "bất khả thi" đơn thuần, và là chỗ ban tổ chức nên giữ khi đàm phán.
Điều khoản hủy trước sự kiện: cửa sổ thời gian quan trọng
Một chi tiết hay bị bỏ sót là phạm vi thời gian. Ban tổ chức triển lãm cần lên kế hoạch và quảng bá từ rất sớm, nên mẫu hợp đồng hợp lý thường có một điều khoản riêng cho sự cố xảy ra trước sự kiện. Ví dụ, ban tổ chức được quyền kích hoạt quyền chấm dứt hợp đồng nếu sự cố xảy ra trong khoảng 180 ngày trước ngày diễn ra hoặc trong chính các ngày diễn ra, với điều kiện hạ tầng của thành phố bị ảnh hưởng rõ rệt.
Nếu hợp đồng chỉ cho phép viện dẫn force majeure vào đúng tuần diễn ra, ban tổ chức sẽ phải tiếp tục chi tiền quảng bá cho một sự kiện mà ai cũng biết sẽ không thể diễn ra.
Hoàn tiền cọc sau khi hủy
Hủy không phạt nhưng không hoàn cọc thì hiệu quả cũng giống bị phạt. Mẫu hợp đồng nói trên ghi khách sạn hoàn tiền cọc do ban tổ chức và khách tham dự đã trả trong vòng 14 ngày kể từ khi nhận thông báo chấm dứt. Con số 14 ngày không phải quy chuẩn bắt buộc, nhưng việc phải có một con số cụ thể thì là nguyên tắc nên giữ. "Sẽ hoàn lại trong thời gian hợp lý" là câu viết mở cửa cho tranh chấp.
Ba câu hỏi nên đặt ra trước khi ký
Thứ nhất, danh sách sự kiện có đủ rộng cho bối cảnh địa phương không. Nếu sự kiện tổ chức vào mùa mưa bão ở miền Trung hay mùa ngập ở TP.HCM, cụm "thiên tai" có bao gồm ngập đường dẫn đến địa điểm hay không, hay chỉ tính khi chính tòa nhà bị ảnh hưởng.
Thứ hai, ai có quyền tuyên bố force majeure và bằng cách nào. Mẫu điều khoản thường yêu cầu thông báo bằng văn bản. Nếu hợp đồng yêu cầu thông báo trong 48 giờ nhưng sự cố kéo dài vài ngày mới rõ, hai bên cần thống nhất mốc tính.
Thứ ba, điều gì xảy ra với khoản đã chi cho bên thứ ba. In ấn, quảng cáo, vé máy bay của diễn giả đều không nằm trong hợp đồng địa điểm. Với những khoản này, ban tổ chức cần có điều khoản tương tự trong hợp đồng với từng nhà cung cấp, và cân nhắc loại bảo hiểm hủy sự kiện.
Force majeure không thay thế được kế hoạch ứng phó
Điều khoản này giải quyết vấn đề tiền, không giải quyết vấn đề khách. Khi sự kiện bị hủy hoặc hoãn, nhà trưng bày và khách tham dự vẫn cần được thông báo kịp thời, có phương án hoàn tiền rõ ràng. Bài Emergency Readiness bàn về phần ứng phó trên hiện trường, còn bài RFP sự kiện giúp ban tổ chức đưa các yêu cầu hợp đồng vào ngay từ bước xin báo giá.
Một lưu ý cuối: các điều khoản nêu ở đây lấy từ mẫu hợp đồng và tài liệu đào tạo của ngành, không phải tư vấn pháp lý. Luật hợp đồng ở Việt Nam có quy định riêng về sự kiện bất khả kháng, và hợp đồng thật nên được luật sư rà soát. Nếu đang chuẩn bị một sự kiện lớn và cần người cùng đọc hợp đồng địa điểm, có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá.
Người làm sự kiện lâu năm đều có một câu chuyện về hợp đồng đọc muộn, và lần đọc muộn nào cũng đắt hơn lần đọc kỹ.