Nhiều nhà máy coi tham quan là lễ nghi: đón khách, dẫn một vòng, chụp ảnh, mời ăn trưa. Buyer thì coi đó là một cuộc kiểm tra mềm. Hai bên cùng đi trên một con đường nhưng nhìn vào hai điều khác nhau, và chuyến đi hỏng chính ở chỗ lệch nhau ấy.
Tổ chức tham quan nhà máy cho đoàn buyer nghĩa là thiết kế một bước trong tiến trình bán hàng, có mục tiêu, có người chịu trách nhiệm và có bước tiếp theo rõ ràng. Giáo trình bán hàng trong ngành triển lãm nhắc rằng nhân viên bán hàng nên ghé thăm cơ sở của khách khi có dịp, vì chuyến thăm mang lại hiểu biết sâu và củng cố quan hệ. Chiều ngược lại cũng đúng: được thăm nhà máy giúp buyer hiểu và tin nhà cung cấp.
Xác định mục tiêu khi tổ chức tham quan nhà máy cho đoàn buyer
Mỗi chuyến cần một câu mục tiêu. Ví dụ: để buyer thấy năng lực sản xuất và hệ thống chất lượng, và đi tới yêu cầu mẫu hoặc báo giá trong vòng hai tuần. Từ câu này suy ra những gì cần cho buyer thấy, những gì không cần. Không có mục tiêu, lịch sẽ thành một liệt kê mọi điểm của nhà máy.
Chạy thử trước ngày đón đoàn
Một tuần trước chuyến đi, chạy thử toàn tuyến với vài nhân viên đóng vai khách. Bấm giờ từng chặng, ghi lại chỗ tắc, chỗ nền ướt, chỗ không có biển chỉ. Người đóng vai buyer nên là người từ bộ phận khác, vì họ hỏi những câu mà người trong ca sản xuất đã quen và không còn thấy lạ. Bài về site visit viết từ góc ban tổ chức đi khảo sát địa điểm, nhưng cách đi thử với danh sách kiểm tra cũng áp dụng được cho nhà máy.
Đội hình
- Người dẫn đoàn: quản lý chất lượng hoặc giám đốc sản xuất.
- Người phụ trách thương mại: tham dự nhưng không cắt ngang phần kỹ thuật.
- Phiên dịch: có hiểu biết về từ vựng ngành.
- Người phụ trách hậu cần: xe, bữa ăn, trang bị bảo hộ, danh sách.
- Người ghi chép: ghi câu hỏi của buyer để trả lời sau.
Lịch trình nửa ngày
Lịch mẫu, điều chỉnh theo từng nhà máy:
- 08:30 Đón đoàn tại cổng, kiểm tra danh sách, phát đồ bảo hộ, hướng dẫn vệ sinh.
- 09:00 Giới thiệu nhà máy khoảng hai mươi phút trong phòng họp.
- 09:30 Đi vòng theo dòng sản phẩm, từ tiếp nhận nguyên liệu đến kho.
- 10:45 Phòng chất lượng và hồ sơ, gồm một buổi truy xuất ngược một lô.
- 11:15 Phòng mẫu: xem hoặc nếm sản phẩm nếu điều kiện cho phép.
- 11:45 Họp thương mại, bàn mẫu, giá, điều kiện giao hàng.
- 12:30 Bữa ăn, nơi trao đổi thân mật.
- 13:30 Kết thúc, tiễn đoàn.
Điều đáng giữ là đi theo dòng sản phẩm. Buyer hiểu một nhà máy dễ nhất khi theo con đường của chính sản phẩm họ sẽ mua. Chi tiết buyer nhìn ở từng điểm được nêu ở bài tham quan nhà máy chế biến thủy sản.
Trang bị bảo hộ, chụp ảnh và bảo hiểm
Khách vào khu sản xuất cần mặc đồ bảo hộ theo quy định của nhà máy. Chuẩn bị đủ cỡ, và dự phòng thêm. Khu vực nào cấm chụp ảnh thì dán biển và nhắc trước khi vào. Nếu nhà máy muốn có ảnh để lưu hồ sơ, cử một người chụp bộ ảnh chuẩn rồi gửi cho khách sau, thay vì để mỗi khách tự chụp. Ban tổ chức nên lo bảo hiểm di chuyển và tai nạn cho đoàn, và nhà máy kiểm tra quy định an toàn lao động cho khách vào khu vực có thiết bị nặng.
Họp thương mại ngay trong ngày
Buyer thường sẵn sàng bàn cụ thể nhất ngay sau khi vừa xem nhà máy. Phòng họp cần yên và gần khu mẫu. Chuẩn bị bảng giá riêng, mẫu hàng, hợp đồng mẫu và hồ sơ theo gợi ý ở bài hồ sơ năng lực xuất khẩu tôm. Ghi biên bản ngắn cuối buổi: đã thống nhất gì, bên nào làm gì, trước ngày nào.
Bố trí không gian họp có thể tham khảo bài khu họp business matching tại triển lãm, với các nguyên tắc chung về bàn, tiếng ồn và nhịp thời gian.
Quà tặng và bữa ăn
Quà nên nhỏ, gọn và liên quan đến ngành, ví dụ một bộ mẫu sản phẩm đóng gói đẹp hoặc một cuốn sổ ghi chú in tên nhà máy. Tránh quà đắt tiền, vì nhiều công ty có quy định hạn chế nhận quà vượt mức và buyer sẽ lúng túng. Bữa ăn nên đơn giản, sạch, đúng giờ, và khẩu vị phù hợp với khách nước ngoài, ví dụ hỏi trước về ăn kiêng hoặc dị ứng thực phẩm trong biểu mẫu đăng ký.
Sau chuyến đi
Trong 24 giờ, gửi buyer một bản tóm tắt: đã xem gì, câu hỏi nào chưa trả lời được và bao giờ sẽ có, bước tiếp theo. Gửi kèm ảnh chuẩn. Ghi vào bảng theo dõi, và theo dõi theo các mốc đã nói ở bài đo hiệu quả business matching.
Nếu chưa rõ site tour là gì và khác site visit hay factory tour thế nào, xem bài site tour là gì.
Cần người dựng và điều hành chuyến tham quan
Nếu doanh nghiệp hoặc hiệp hội muốn tổ chức tham quan nhà máy cho đoàn buyer, từ xác định mục tiêu, dựng lịch, hậu cần đến họp thương mại sau chuyến đi, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Hãy cho biết ngành, số khách, ngày dự kiến và nhà máy nào tham gia.
Một chuyến tham quan có mục tiêu và bước tiếp theo rõ ràng quan trọng hơn một chuyến đi dài mà ai cũng khen đẹp rồi ra về.