Phần lớn việc chuẩn bị đón đoàn tham quan không nằm ở dọn dẹp. Nó nằm ở những quyết định nhỏ mà không ai nghĩ tới đến phút cuối: có đủ ủng cỡ lớn không, ai mở cửa kho lạnh, ai đi cuối đoàn, và nếu có người xây xẩm thì gọi ai.
Checklist đón đoàn tham quan nhà máy không đơn thuần là danh sách việc cần làm, mà là cách phân chia trách nhiệm để trong ngày đến không còn ai phải quyết định dưới áp lực. Mười hai việc sau sắp theo thứ tự thời gian, từ hai tuần trước đến sáng hôm đó. Phần buyer nhìn gì khi vào xưởng nằm ở bài tham quan nhà máy chế biến thủy sản, còn phần dựng lịch nằm ở bài tổ chức tham quan nhà máy cho đoàn buyer.
Mười hai việc trong checklist đón đoàn tham quan nhà máy
1. Chốt mục tiêu và danh sách khách
Mục tiêu của chuyến đi là gì, ai tham dự, chức danh và quốc tịch từng người, ăn kiêng và dị ứng, nhu cầu đặc biệt về di chuyển. Danh sách chốt càng sớm, mọi việc sau càng nhẹ.
2. Thông báo nội bộ và xin phép
Quản lý các ca, bảo vệ, bảo trì, kho lạnh, phòng chất lượng đều cần biết giờ đoàn đến và tuyến đi. Xin phép các bên liên quan nếu nhà máy nằm trong khu công nghiệp có quy định riêng.
3. Thiết kế tuyến đi
Một tuyến một chiều theo dòng sản phẩm, tránh khu nguy hiểm, tránh cắt ngang đường xe nâng, và có nhiều điểm dừng thoáng để nói chuyện. Dán biển chỉ dẫn và đặt cọc tiêu ở khu cần chặn.
4. Trang bị bảo hộ
Mũ, áo choàng, ủng, khẩu trang, găng, và kính nếu cần. Chuẩn bị đủ cỡ và dự phòng thêm một phần. Có kế hoạch giặt và khử trùng sau mỗi đoàn. Với khách đeo kính hoặc có râu, hỏi trước về loại khẩu trang phù hợp.
5. Vệ sinh cá nhân
Trạm rửa tay, hố nhúng ủng, quy trình thay đồ. Người có triệu chứng bệnh, kể cả nhân viên nhà máy, không vào khu sản xuất trong ngày đón đoàn. Quy định này nên áp dụng cho cả khách và có mặt trong thư gửi trước.
6. An toàn lao động
Phổ biến năm phút cho khách trước khi vào: sàn trơn, bậc thang, khu xe nâng, khu cấm. Một người của nhà máy đi cuối đoàn để không ai tách ra. Chuẩn bị phương án cho khách lớn tuổi hoặc khó đi lại, tham khảo bài tiếp cận cho người khuyết tật tại triển lãm cho các nguyên tắc chung.
7. Quy định chụp ảnh
Khu nào cấm, khu nào cho phép, biển báo ở đâu. Nhắc trong thư gửi trước và nhắc lại ở cổng. Cử một người chụp bộ ảnh chuẩn để gửi khách sau.
8. Hồ sơ và truy xuất
Chứng nhận còn hiệu lực, kết quả kiểm nghiệm gần nhất, sơ đồ dòng sản phẩm, hồ sơ vệ sinh. Chạy thử truy xuất ngược một lô, đo thời gian, và sửa nếu quá chậm. Bộ hồ sơ mang theo gợi ý ở bài hồ sơ năng lực xuất khẩu tôm.
9. Phòng họp và khu mẫu
Phòng yên, đủ bàn ghế, nước, máy chiếu, ổ cắm, mạng. Khu mẫu có tủ mát nếu cần giữ lạnh và đủ dụng cụ lấy mẫu sạch. Nguyên tắc về bàn họp, tiếng ồn có thể xem ở bài khu họp business matching tại triển lãm.
10. Phiên dịch và tài liệu
Phiên dịch hiểu từ vựng ngành, có bảng thuật ngữ đã duyệt từ trước. Tài liệu song ngữ một trang cho từng khu vực nếu có thể.
11. Hậu cần
Xe đón, chỗ đỗ, bảng tên, nước uống, nhà vệ sinh sạch, bữa trưa. Một người đón khách tại cổng với danh sách. Đỗ xe ở nơi không cản đường xe tải nhà máy.
12. Kịch bản dự phòng và liên lạc
Mưa, kẹt xe, khách đến muộn, máy móc dừng đột xuất, khách mệt hoặc xây xẩm. Mỗi tình huống có một người xử lý và một số điện thoại. Biết phòng y tế gần nhất, và có bảo hiểm cho đoàn. Bài về emergency readiness viết cho triển lãm nhưng cách chia trách nhiệm ứng phó cũng áp dụng được.
Sáng ngày đến
Đến sớm một giờ, đi một vòng đúng tuyến với người điều phối. Kiểm tra bảo hộ đã bày sẵn, trạm rửa tay có xà phòng, hố nhúng ủng có nước, phòng họp có nước và máy chiếu chạy. Họp ngắn mười phút với những người tham gia: ai làm gì, ai trả lời câu nào, ai dẫn khách đi lạc đường.
Nếu chưa rõ site tour là gì và khác site visit hay factory tour thế nào, xem bài site tour là gì.
Cần người điều phối ngày đến và xây checklist cho nhà máy
Nếu doanh nghiệp chế biến hoặc hiệp hội muốn có checklist đón đoàn tham quan nhà máy được xây theo đặc thù ngành, kèm người điều phối hiện trường, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi sơ đồ nhà máy và dự kiến ngày để tính nhân sự.
Một buổi tham quan trôi chảy là kết quả của hai tuần ghi chép đều đặn, không phải của một buổi sáng nhiệt huyết.