Hình dung buổi đón đoàn buyer đầu tiên của một trại tôm. Ao rất ổn. Nhưng khi buyer hỏi xem nhật ký ba ao gần nhất, chủ trại phải gọi điện nhờ người nhà tìm cuốn sổ ở nhà. Mười phút sau, khi sổ về, buyer đã quyết định điều họ cần biết. Đây là tình huống giả định, và rất dễ xảy ra.
Đón buyer tại trại tôm là dịp chứng minh bằng hồ sơ và bằng thái độ rằng trại làm việc có hệ thống. Mở cổng cho khách xem ao chỉ là phần dễ nhất. Buyer đến trại để kiểm chứng điều đã đọc trong hồ sơ, và để cảm nhận sự trung thực của người đứng sau sản phẩm. Phần an toàn sinh học đã được bàn ở bài tham quan trại tôm, còn bài này là phần sổ sách và câu hỏi.
Sổ sách cần sẵn sàng khi đón buyer tại trại tôm
Với mỗi ao buyer có thể muốn xem, chuẩn bị một bộ gồm:
- Ngày thả giống, mật độ, nguồn con giống và kết quả xét nghiệm bệnh con giống, ví dụ bằng PCR.
- Loại thức ăn, nhà cung cấp và lượng cho ăn theo ngày.
- Danh sách thuốc, chế phẩm và hóa chất đã dùng, kèm ngày dùng. Đây là phần buyer nhìn kỹ nhất.
- Số đo chất lượng nước như độ mặn, pH, oxy hòa tan theo thời gian.
- Tỷ lệ sống và tăng trưởng theo giai đoạn.
- Thông tin thu hoạch: ngày, sản lượng, size và mã lô gắn với nhà máy nhận mua.
Sổ cần đọc được và sạch. Sổ ghi tay vẫn chấp nhận được, miễn nhất quán và có chữ ký người ghi. Nếu trại đã dùng phần mềm hoặc ứng dụng, đưa một màn hình in ra cho buyer xem nhanh.
Chọn ao mẫu
Chọn một ao đại diện chứ không phải ao tốt nhất duy nhất. Một ao hoàn hảo trong khi các ao khác kém hơn rất dễ làm buyer nghi ngờ khi họ hỏi thêm. Ao mẫu nên ở giai đoạn phù hợp để xem, có thể là ao sắp thu hoạch hoặc ao đã thu hoạch gần đây, đi kèm lời giải thích về lý do chênh lệch giữa các ao. Nếu trại có ao ở giai đoạn nhạy cảm sau thả giống, hãy thống nhất với buyer là chỉ xem từ xa hoặc xem hồ sơ.
Những câu hỏi buyer hay đặt
- Con giống mua từ đâu, có xét nghiệm bệnh không, ai xét nghiệm.
- Trại đã gặp bệnh nào trong những vụ gần đây, xử lý ra sao.
- Thuốc và hóa chất nào đã dùng, dừng trước thu hoạch bao lâu.
- Có kiểm tra dư lượng trước thu hoạch không, kết quả gần nhất thế nào.
- Một lô tôm cụ thể có truy ngược về ao nào được không, mất bao lâu.
- Nước thải và bùn được xử lý ra sao.
- Lao động trong trại có hợp đồng và đồ bảo hộ không.
- Trại có chứng nhận nào, còn hiệu lực đến khi nào.
- Sản lượng vụ tới dự kiến bao nhiêu, bán cho ai.
- Giá và điều kiện hợp đồng dài hạn thế nào.
Đừng cố học thuộc câu trả lời. Chuẩn bị tài liệu cho từng câu, và cử một người nắm rõ để trả lời thẳng. Khi câu hỏi nằm ngoài tầm trại, như điều kiện thương mại, chuyển cho nhà máy chế biến đối tác.
Tập dượt trước ngày đón khách
Một buổi tập dượt nửa ngày, trong đó một người đóng vai buyer và hỏi mười câu ở trên, giúp lộ ra những chỗ trại chưa trả lời trơn tru. Ghi lại các câu vấp, bổ sung hồ sơ, rồi tập lần hai. Người trả lời chính nên là người thật sự làm việc ở ao hằng ngày, vì buyer thường nhận ra ngay khi câu trả lời đến từ người chưa từng ra bờ ao.
Thái độ khi trả lời
Điều gì chưa có thì nói thẳng là chưa có, kèm thời hạn bổ sung. Điều gì không chắc thì nói không chắc. Buyer đã nghe nhiều lời hứa, họ chú ý đến sự nhất quán giữa lời nói, sổ sách và những gì họ nhìn thấy ngoài ao. Đừng tuyên bố trại không dùng kháng sinh nếu chưa có hồ sơ và kết quả kiểm chứng. Một câu như sao chép từ hồ sơ khác dễ bị phát hiện ngay khi buyer hỏi thêm một câu tiếp theo.
Bài hồ sơ năng lực xuất khẩu tôm là phần chung của nhà máy, còn sổ sách ao nuôi là phần riêng của trại. Hai phần này cần khớp nhau. Nếu trại muốn đi xa hơn với truy xuất điện tử, bài truy xuất nguồn gốc blockchain thủy sản mô tả một ví dụ từ Ecuador và những hạn chế của cách làm này.
Cần người chuẩn bị cùng trại trước ngày đón khách
Nếu trại nuôi, doanh nghiệp tôm hoặc hiệp hội cần chuẩn bị đón buyer tại trại tôm, từ sắp xếp sổ sách, chọn ao mẫu, tập dượt câu hỏi đến điều phối ngày đón khách, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Lịch trình cả ngày được gợi ý ở bài lịch trình tham quan trại tôm cho buyer.
Một cuốn sổ sạch và một câu trả lời thẳng thắn thường thuyết phục buyer hơn mọi lời giới thiệu.