Có những quyết định của ban tổ chức nhà trưng bày chỉ biết khi đã muộn. Giờ mở cửa lối bốc dỡ thiết bị. Thứ tự các phiên hội thảo. Cách chia vùng giá trên sơ đồ. Sau khi công bố, ai không hài lòng chỉ còn một cách là gọi điện phàn nàn, hoặc lặng lẽ không đăng ký lại.
Một nhóm cố vấn đưa nhà trưng bày vào cuộc trò chuyện sớm hơn. Bài này nói về exhibitor advisory committee là gì theo giáo trình CEM, rồi bàn cách lập một nhóm như vậy cho triển lãm thủy sản.
Exhibitor advisory committee là gì
Giáo trình CEM mô tả exhibitor advisory committee là nhóm đại diện của các công ty trưng bày, đóng vai cố vấn cho ban quản lý show về thủ tục, nhu cầu của nhà trưng bày, marketing và cách phát triển show. Giáo trình xếp nhóm này trong danh sách các cuộc họp kinh doanh diễn ra cùng triển lãm, bên cạnh họp thường niên của hội viên, họp hội đồng quản trị và các ủy ban.
Điểm cần nhớ nằm ở chữ "cố vấn". Họ nói, ban tổ chức nghe, và ban tổ chức quyết. Giáo trình tài chính của CEM còn có hẳn một dòng chi phí tên "advisory board costs" trong mẫu ngân sách, tức là đây được coi là một khoản chi bình thường của một show nghiêm túc, không phải việc làm cho vui.
Vì sao triển lãm thủy sản cần nhóm này
Nhà trưng bày thủy sản không giống nhau. Mỗi nhóm cần một thứ khác nhau ở hội trường.
- Trại giống và vi sinh muốn nói chuyện kỹ thuật với người nuôi, cần chỗ yên tĩnh và vài mẫu nhỏ.
- Thức ăn cần khu tiếp đại lý, bàn họp, đủ chỗ cho bao mẫu.
- Thiết bị ao nuôi cần sàn chịu tải, lối bốc dỡ rộng, điện cho máy chạy thử.
- Công nghệ quan trắc cần Wi-Fi ổn định và màn hình lớn.
- Nhà trưng bày quốc tế cần giờ giấc, thông dịch và thủ tục hải quan rõ ràng.
Một ban tổ chức không có người trong nghề rất khó nhớ hết các nhu cầu ấy. Nhóm cố vấn nhắc từ sớm, khi sửa còn rẻ.
Cách lập nhóm cố vấn
- Chọn đủ đại diện. Mỗi nhóm ngành trong chuỗi giá trị có ít nhất một tiếng nói: giống, thức ăn, thuốc và vi sinh, thiết bị, công nghệ, chế biến. Thêm một nhà trưng bày quốc tế, một công ty nhỏ và một công ty tham gia lần đầu. Chỉ chọn những khách thuê gian lớn nhất sẽ cho ra một cuộc họp nghe rất hợp lý, nhưng không giống thực tế của số đông.
- Giữ nhóm đủ nhỏ để họp được, chẳng hạn khoảng mười người. Đông hơn thì cuộc họp thành nơi đọc báo cáo.
- Đặt nhiệm kỳ và thay dần. Hai kỳ show là một khung hợp lý, và nên thay một phần thành viên mỗi lần để ý kiến luôn mới.
- Viết ra quyền hạn. Cố vấn không quyết định, thông tin giá và sơ đồ chưa công bố phải được giữ kín, và ban tổ chức cam kết sẽ phản hồi.
- Lên lịch gắn với các mốc thật của show: sau show trước, trước khi công bố giá và sơ đồ, trước ngày dựng gian.
Họp để bàn gì
Danh sách nên bám vào chuyện thật của show, không phải chuyện chung chung.
- Bản chào gian hàng và bảng giá: cách chia khu giá, lịch thanh toán, chiến lược định giá.
- Sơ đồ mặt bằng và hệ thống điểm ưu tiên: thứ tự chọn gian có công bằng không.
- Lịch dựng và tháo gian: giờ bốc dỡ, phí vận chuyển nội bộ, bến hàng.
- Chương trình hội thảo và giờ thấp điểm của khách trên sàn triển lãm.
- Nội quy nhà trưng bày: nhà trưng bày hiểu quy định tới đâu, điều nào gây khó.
- Chất lượng khách và cách đo, như bài kiểm toán số liệu khách đã bàn.
Ba điều cần tránh
Thứ nhất, nhóm cố vấn không phải nơi trao đổi giá bán. Khi đối thủ ngồi cùng bàn, ban tổ chức phải giữ chương trình chỉ gồm việc của show. Chuyện giá, khách hàng, chiến lược riêng của từng công ty nằm ngoài cuộc họp.
Thứ hai, đừng cho thành viên ưu đãi vị trí gian. Một ghế trong nhóm cố vấn đổi lấy điểm ưu tiên sẽ làm mọi ý kiến mất giá trị.
Thứ ba, đừng để lời góp ý chết trong biên bản. Sau mỗi cuộc họp, gửi cho toàn bộ nhà trưng bày một bản ngắn: nhóm cố vấn đã nói gì, ban tổ chức sẽ đổi gì, điều nào chưa đổi và vì sao. Cách viết "bạn nói, chúng tôi làm" này giúp nhà trưng bày thấy ý kiến có tác dụng, và nó là một phần của việc giữ chân khách, như bài tỷ lệ tái đặt gian hàng phân tích.
Hình dung một trường hợp. Đại diện một trại giống trong nhóm cố vấn báo rằng phiên hội thảo ở sân khấu chính xếp đúng giờ sáng, lúc người nuôi ùa vào, nên khách rời gian trại giống để vào nghe. Ban tổ chức dời phiên sang đầu giờ chiều. Gian trại giống vẫn đông khách, hội thảo vẫn kín chỗ, và không ai phải gọi điện phàn nàn sau show.
Cần dựng nhóm cố vấn cho triển lãm thủy sản?
Nếu bạn cần soạn quy chế hoạt động, danh sách thành viên đề xuất và lịch họp cho một nhóm cố vấn nhà trưng bày, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi danh sách nhà trưng bày kỳ trước để nhóm đề xuất sát thực tế hơn.
Một nhà trưng bày được hỏi ý kiến trước khi quyết định thường dễ tha thứ cho sai sót hơn một nhà trưng bày chỉ nhận thông báo.