Với một nhà trưng bày lần đầu gửi hàng mẫu đến triển lãm, khoản phí gây bất ngờ nhất trên hóa đơn thường không phải tiền thuê gian hàng, mà là một dòng ghi "material handling" hoặc "drayage" cao hơn dự tính ban đầu khá nhiều.
Drayage là gì
Drayage là gì, hiểu theo đúng thuật ngữ ngành triển lãm, là dịch vụ do nhà thầu dịch vụ chính đảm nhận, bao gồm việc chuyển hàng mẫu từ bến nhận hàng đến đúng gian hàng được chỉ định, dỡ bỏ và cất giữ các thùng, hộp rỗng trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, rồi trả lại thùng và chuyển hàng ra bến để đơn vị vận chuyển đến lấy khi kết thúc. Tên gọi được ưa dùng hơn trong ngành hiện nay là material handling, mang cùng ý nghĩa.
Vì sao đây là khoản phí hai chiều
Điểm khiến nhiều nhà trưng bày bất ngờ nhất là drayage tính phí cho cả hai lượt: lượt vào lúc dựng sàn và lượt ra lúc tháo dỡ, dù thực tế hàng chỉ di chuyển quãng đường ngắn từ bến đến gian hàng. Khoản phí này được tính theo trọng lượng hoặc khối tích của lô hàng, không phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển thực tế trong sàn triển lãm.
Phân biệt drayage với vận chuyển đường dài
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn drayage với chi phí vận chuyển hàng mẫu từ kho của mình đến địa điểm triển lãm. Hai khoản này tách biệt hoàn toàn. Vận chuyển đường dài, từ kho đến bến nhận hàng của triển lãm, do đơn vị vận chuyển hoặc đại lý giao nhận phụ trách, tính theo quãng đường và phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường hàng không). Drayage chỉ bắt đầu tính từ thời điểm hàng đến bến nhận của triển lãm.
Thùng rỗng đi đâu trong suốt thời gian triển lãm
Một phần việc ít được nhắc đến của drayage là xử lý thùng, hộp và pallet rỗng sau khi hàng mẫu đã được đưa vào gian hàng. Nhà trưng bày không được phép giữ thùng rỗng ngay tại gian hàng vì lý do an toàn cháy nổ và mỹ quan chung của sàn triển lãm. OSC sẽ dán nhãn, thu gom và đưa toàn bộ thùng rỗng về khu vực lưu trữ riêng, sau đó mang trả lại đúng gian hàng vào thời điểm tháo dỡ để nhà trưng bày đóng gói hàng mang về. Đây cũng là lý do khoản phí drayage được tính trọn gói cho cả quá trình cất giữ này, không chỉ riêng công đoạn vận chuyển.
Vận chuyển hàng mẫu quốc tế cần thêm hai vai trò
Khi triển lãm có nhà trưng bày nước ngoài, quy trình vận chuyển hàng mẫu cần thêm hai vai trò chuyên biệt. Thứ nhất là đại lý giao nhận vận tải quốc tế, thường được ban tổ chức hoặc OSC chỉ định làm đầu mối chính thức, chịu trách nhiệm quản lý việc hàng hoá vào và ra khỏi quốc gia sở tại. Thứ hai là nhân viên môi giới hải quan, đảm bảo hồ sơ chứng từ đầy đủ để hàng thông quan hợp pháp và đúng tiến độ. Cả hai vai trò này đóng góp quan trọng khi có lô hàng bị giữ lại trong quá trình thông quan và cần trả về nước xuất xứ.
Ba việc nên làm trước khi gửi hàng mẫu
Thứ nhất, kiểm tra kỹ chính sách hàng đến muộn trong cẩm nang nhà trưng bày, vì mỗi triển lãm quy định thời hạn nhận hàng khác nhau và hàng đến sau thời hạn có thể bị tính phí xử lý khẩn cấp. Thứ hai, xem trước lịch trình giao hàng, thường được sắp xếp theo thứ tự từ trước ra sau sàn triển lãm, để tránh gửi hàng vào đúng khung giờ tắc nghẽn nhất. Thứ ba, ước tính trọng lượng và khối tích lô hàng càng chính xác càng tốt trước khi đặt dịch vụ, vì đây là cơ sở tính phí drayage hai chiều, sai lệch lớn giữa ước tính và thực tế thường dẫn đến phát sinh chi phí ngay tại chỗ.
Vì sao không nên bỏ qua khoản này khi lập ngân sách
Với một doanh nghiệp lần đầu tham gia triển lãm quốc tế, ngân sách ban đầu thường chỉ liệt kê tiền thuê gian hàng, chi phí dựng gian hàng và vé máy bay, khách sạn cho nhân viên. Drayage bị bỏ sót vì nó không xuất hiện rõ ràng cho đến khi nhận hoá đơn từ OSC sau khi triển lãm kết thúc. Với những lô hàng nặng hoặc cồng kềnh như máy móc trưng bày, khoản phí này có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng ngân sách tham gia, đủ lớn để ảnh hưởng đến quyết định có nên mang hàng mẫu thật hay chỉ trưng bày hình ảnh, catalogue thay thế.
Hiểu rõ drayage ngay từ khi lập ngân sách tham gia triển lãm, thay vì chỉ tính tiền thuê gian hàng và vé máy bay cho nhân viên, giúp doanh nghiệp tránh được khoản chênh lệch chi phí dễ bị bỏ sót nhất trong toàn bộ quá trình chuẩn bị.
