Tuần đầu tiên của một nhân viên mới thường dày đặc: nhận máy tính, ký giấy tờ, học quy trình, gặp trưởng nhóm. Tuần thứ hai, họ bắt đầu làm việc thật, nhưng vẫn chưa biết ai trong tòa nhà. Đến tháng thứ hai, nhiều người vẫn chưa nói chuyện với ai ngoài phòng ban mình. Những người này không phải khó gần. Họ chỉ chưa có dịp.
Vấn đề thật của người mới
Gắn kết nhân viên mới không đơn thuần là tổ chức một buổi vui, mà là rút ngắn thời gian từ lúc một người bước vào công ty đến lúc họ cảm thấy thuộc về nơi này. Thời gian này thường dài hơn HR tưởng, vì quan hệ giữa các phòng ban chỉ hình thành khi có tình huống buộc họ làm việc chung.
Các buổi chào mừng truyền thống như họp mặt đầu tuần, bữa trưa giới thiệu, thường có hai hạn chế. Người mới đứng ngoài vòng quen biết của nhóm cũ nên chỉ nghe, ít nói. Và buổi gặp quá sớm, khi người mới còn lo việc chính, nên họ không nhớ được ai là ai.
Thời điểm phù hợp nhất
Không có đáp án chung, nhưng có một khoảng thường hợp lý: sau tuần thứ hai và trước hết tháng đầu. Lúc này người mới đã biết vài tên, đã hiểu việc mình làm, và còn đủ mới để thấy mình là người ngoài. Một buổi chung vào lúc đó có tác dụng nhất.
Quá sớm, như trong tuần đầu, người mới quá tải. Quá muộn, như tháng thứ ba, họ đã tự hình thành nhóm quen riêng, thường giới hạn trong phòng ban.
Nếu công ty tuyển theo đợt, ví dụ mười đến hai mươi người vào cùng một tháng, buổi chung này càng đáng làm, vì nó tạo ra một nhóm người cùng vào cùng thời điểm, hỗ trợ nhau trong những tháng đầu.
Vì sao đua kart trong nhà phù hợp
Đua kart có ba đặc điểm hợp với mục tiêu này. Nó là hoạt động ngắn, khoảng ba giờ cả buổi, không chiếm cả ngày làm việc. Nó có luật rõ, nên người mới không phải đoán thứ gì được phép. Và nó tạo ra chuyện để kể, một điều có thể nhắc lại trong các cuộc trò chuyện ở văn phòng sau đó.
Infinity Racing là đường đua kart trong nhà 3 tầng ở Vincom Thảo Điền, TP. Thủ Đức. Đường đua dài 300 m, 16 khúc cua, và theo trang giới thiệu, đủ độ khó cho mọi trình độ nên người lần đầu và người đã quen cùng chạy một đường. Toàn bộ trong nhà nên không phụ thuộc thời tiết.
Bài về team building người mới lái xe giải đáp thắc mắc thường gặp của người chưa từng lái, và có thể đưa cho nhân viên mới đọc trước.
Cách ghép người
Đây là phần quyết định. Nếu người mới ngồi riêng một nhóm, họ chỉ quen thêm người mới. Cách ghép nên đạt ba mục tiêu.
- Mỗi đội có người mới và người đã làm việc lâu.
- Mỗi đội có người từ ít nhất hai phòng ban.
- Người mới không cùng đội với trưởng nhóm trực tiếp của mình.
Điều thứ ba có vẻ lạ, nhưng nó có lý do. Khi cùng đội với trưởng nhóm, người mới có xu hướng giữ ý và nói ít. Khi ở đội khác, họ có không gian nói chuyện với người mà họ ít có cơ hội làm quen.
Không bắt buộc ai phải lái
Trang giới thiệu Infinity Racing nêu rõ gói tổ chức có thể tùy chỉnh để mọi thành viên trong đoàn đều tham gia được, dù đang cầm vô-lăng hay đang đứng ngoài cổ vũ. Điều này đặc biệt quan trọng với nhân viên mới. Người mới có thể ngại, có thể có lý do cá nhân, có thể chưa thoải mái. Hãy cho họ vai trò khác như bấm giờ, chụp ảnh, hoặc cổ vũ, và đừng để ai cảm thấy mình bị đánh giá vì lựa chọn đó.
Quy tắc đua trước, uống sau cũng cần được áp dụng đúng. Mọi đồ uống có cồn chỉ nên phục vụ khi mọi lượt đua đã kết thúc.
Một cấu trúc ba giờ
Cấu trúc sau tham khảo cho nhóm khoảng 20 đến 40 người mới và nhân viên cũ.
- Đón khách, thẻ tên ghi tên và phòng ban, hướng dẫn an toàn: 30 phút.
- Vòng thử và vòng chính theo đội: 90 phút, người chờ ở khu khởi động.
- Ăn nhẹ, nói chuyện tự do, công bố kết quả: 45 phút.
- Chụp ảnh nhóm và kết thúc: 15 phút.
Phần ăn nhẹ ở cuối là phần quan trọng. Đó là lúc những người cùng đội nói chuyện nhiều nhất, và là lúc nhiều quan hệ bắt đầu.
Đo hiệu quả ra sao
HR có thể đo hiệu quả qua ba chỉ số đơn giản: số người mới nói rằng họ đã quen thêm ít nhất ba người ngoài phòng ban sau buổi này, số tin nhắn hoặc cuộc trò chuyện giữa các phòng ban trong hai tuần sau, và tỷ lệ nghỉ việc trong 90 ngày đầu so với đợt trước. Chỉ số cuối cần thời gian dài để có ý nghĩa, nhưng đáng ghi lại.
Bài về đo ROI sau team building giải thích cách làm chi tiết hơn.
Chi phí và đặt lịch
Gói trọn gói tham khảo của đơn vị vận hành nằm trong khoảng 70 đến 100 triệu đồng, gồm đua kart, ăn uống và hoạt động giải trí, phụ thuộc quy mô và số vòng. Với nhóm nhỏ dưới 20 người, đơn vị vận hành cho biết vẫn tổ chức được, chia lượt hợp lý để vẫn có không khí thi đấu.
Muốn xem địa điểm và nhận báo giá cho nhóm nhân viên mới, xem trang Infinity Racing hoặc gửi yêu cầu báo giá kèm số người và thời điểm dự kiến.
Người mới sẽ không nhớ nội quy công ty ghi trong tuần đầu, nhưng nhớ rất lâu người đã ngồi cạnh họ trong khúc cua đầu tiên.