Nhiều triển lãm có ứng dụng đặt lịch hẹn, nhưng chỉ vài người mở nó ra. Nguyên nhân hiếm khi nằm ở phần mềm. Thường là biểu mẫu đăng ký hỏi quá ít để ghép, hoặc hỏi quá nhiều nên khách bỏ.
Matchmaking trong triển lãm, theo cách tài liệu đào tạo ngành mô tả, là phần mềm cho phép người tham dự và nhà trưng bày đặt lịch hẹn với nhau. Hệ thống thu nhân khẩu học của khách lúc đăng ký để biết họ có thể muốn mua gì, rồi ghép với nhà trưng bày có sản phẩm phù hợp. Ghép cặp ngày càng diễn ra nhiều tuần trước show, để nhà trưng bày có thời gian chuẩn bị thông tin cụ thể cho từng khách. Tài liệu cũng lưu ý rằng nhà trưng bày hiện quan tâm đến số lead đủ điều kiện hơn là tổng số người tham dự.
Dữ liệu cần thu khi đăng ký
Chất lượng ghép cặp quyết định bởi dữ liệu đầu vào. Với người mua, cần biết:
- Sản phẩm họ đang tìm hoặc đang mua, ghi theo danh mục chuẩn thay vì để ô tự do.
- Sản lượng hoặc ngân sách dự kiến, ở mức khoảng để họ không ngại khai.
- Thị trường bán ra và chứng nhận họ yêu cầu từ nhà cung cấp.
- Chức danh và vai trò trong quyết định mua.
- Mức ưu tiên: cuộc gặp rất muốn, nên gặp, gặp nếu còn chỗ.
Với nhà cung cấp, đối xứng lại: sản phẩm bán, năng lực, chứng nhận đang có, thị trường muốn mở, và loại buyer mong muốn. Càng nhiều trường dạng chọn danh mục, ghép càng chính xác và càng ít phải đọc chữ tự do.
Ba cách ghép cặp
Cách thứ nhất là tự đặt lịch: mỗi bên duyệt danh sách và gửi lời mời. Đơn giản, nhưng người nổi tiếng bị mời quá tải còn người mới thì ít ai biết. Cách thứ hai là ghép theo gợi ý: hệ thống đề xuất theo điểm số, hai bên xác nhận. Cân bằng giữa công sức và chất lượng, và là lựa chọn thường dùng nhất. Cách thứ ba là ban tổ chức xếp tay cho nhóm buyer quan trọng, phù hợp với hosted buyer đã được mời riêng. Bài về hosted buyer nói cách mời nhóm này.
Chấm điểm ghép cặp
Điểm số chỉ để xếp thứ tự đề xuất, không phải phán quyết. Một công thức đơn giản gồm bốn thành phần có trọng số: sản phẩm khớp, thị trường khớp, quy mô khớp, và mức ưu tiên hai chiều. Cặp nào cả hai cùng chọn thì lên đầu. Cặp có điểm thấp nhưng một bên đánh dấu rất muốn gặp vẫn được giữ lại để người đọc cân nhắc.
Việc đọc lại bằng mắt luôn đáng làm. Máy không biết hai công ty vừa đổ vỡ hợp đồng, hay một nhà phân phối đã ký độc quyền với đối thủ của nhà cung cấp đang được đề xuất.
Người bán có hiểu vấn đề của người mua không
Giáo trình bán hàng trong ngành triển lãm trích một khảo sát: khi hỏi người mua rằng nhân viên bán hàng có biết cách giải quyết vấn đề của họ không, mức ảnh hưởng đến quyết định mua là 68%, nhưng mức hiệu quả của người bán chỉ 34%. Khoảng cách đó là nơi cuộc hẹn được hoặc mất. Vì thế matchmaking trong triển lãm không dừng ở việc xếp giờ, mà phải giúp người bán đến cuộc hẹn với đúng thông tin về người ngồi đối diện.
Giáo trình đề xuất ba câu hỏi người bán nên trả lời được trước khi đưa ra giải pháp: đã xây được quan hệ ngang hàng với khách chưa, đã hiểu nỗi đau của họ qua đặt câu hỏi chứ không thẩm vấn chưa, và có biết sản phẩm của mình tạo giá trị gì cho mục tiêu của họ không. Đưa ba câu này vào phiếu chuẩn bị gửi nhà cung cấp trước mỗi cuộc hẹn là cách rẻ nhất để nâng chất lượng buổi họp. Phiếu chỉ cần một trang: ba câu hỏi, tên người sẽ gặp, và hai điều buyer đã nói họ đang tìm. Nhà cung cấp nào đọc phiếu và điền vài dòng thường đến bàn với tư thế khác hẳn người chỉ mang theo catalogue.
Dữ liệu cá nhân
Danh sách người đăng ký là dữ liệu cá nhân. Hỏi sự đồng ý trước khi chia sẻ cho nhà trưng bày, nói rõ chia sẻ những trường nào và dùng để làm gì. Phần này nên được xem lại theo quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân đang có hiệu lực tại thời điểm tổ chức, vì khung pháp lý này thay đổi nhanh hơn người ta nghĩ.
Lỗi hay gặp khi làm matchmaking trong triển lãm
Lỗi đầu là mở nền tảng khi chỉ còn một tuần, nên không ai kịp xem. Lỗi thứ hai là cho phép gửi lời mời không giới hạn, khiến vài người nhận hàng chục yêu cầu. Lỗi thứ ba là không có người gọi điện xác nhận với nhóm buyer quan trọng. Việc ghép chỉ là nửa đầu của quy trình, nửa sau nằm ở quy trình tổ chức business matching.
Cần dựng matchmaking cho triển lãm hoặc đoàn buyer
Nếu ban tổ chức hoặc hiệp hội đang cần dựng matchmaking trong triển lãm, từ thiết kế bảng hỏi, chấm điểm đến điều hành lịch hẹn trên hiện trường, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Cho biết số buyer, số nhà cung cấp và ngành để xem nên dùng bảng tính hay phần mềm.
Một bảng hỏi tám câu viết kỹ giúp ghép chính xác hơn một ứng dụng đắt tiền chạy trên dữ liệu nghèo.