Phần lớn chương trình business matching bị đánh giá vào ngày diễn ra. Bàn ghế có đủ không, buyer có đến không, chuông có reo đúng giờ không. Nhưng kết quả thật đã được quyết định sớm hơn nhiều, trong những tuần mà chưa ai ngoài ban tổ chức nhìn thấy.
Quy trình tổ chức business matching không đơn thuần là xếp hai bên ngồi đối diện nhau trong hai mươi phút, mà là một chuỗi quyết định về dữ liệu: ai cần gặp ai, vì lý do gì, và ai theo tiếp khi buổi họp kết thúc. Tài liệu đào tạo ngành triển lãm mô tả điều này khá rõ. Phần mềm matchmaking thu thông tin nhân khẩu học và mối quan tâm sản phẩm của khách ngay lúc đăng ký, ghép với nhà trưng bày phù hợp, và việc ghép cặp ngày càng diễn ra nhiều tuần trước sự kiện để nhà trưng bày kịp chuẩn bị nội dung cho từng người.
Lộ trình 8 tuần cho một chương trình business matching
Khung sau dành cho chương trình vài chục buyer gặp vài chục nhà cung cấp. Chương trình lớn cần thêm thời gian, chương trình nhỏ nén lại được, nhưng thứ tự các bước gần như không đổi. Nếu chưa quen khái niệm, hãy đọc trước bài business matching là gì.
Tuần 8 đến 7: chốt mục tiêu và hồ sơ hai phía
Trả lời trước ba câu. Chương trình mang lại gì cho buyer: nguồn hàng mới, giá tốt hơn, nhà cung cấp có chứng nhận. Mang lại gì cho nhà cung cấp: đơn hàng, thị trường mới. Và con số nào được coi là thành công, ví dụ số cuộc hẹn đủ điều kiện hoặc số mẫu hàng được yêu cầu.
Sau đó viết ra điều kiện của từng phía: buyer cần đáp ứng gì để được mời, nhà cung cấp cần đáp ứng gì để được xếp lịch. Thiếu tiêu chí này, ban tổ chức sẽ xếp lịch cho tất cả mọi người và chất lượng cuộc hẹn tụt về mức trung bình.
Tuần 6 đến 5: mở đăng ký kèm bảng hỏi
Biểu mẫu đăng ký là công cụ ghép cặp quan trọng nhất, vì thế đừng dùng lại biểu mẫu chung của sự kiện. Hỏi những điều ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghép: sản phẩm đang bán hoặc đang cần mua, sản lượng, thị trường mục tiêu, chứng nhận đang có, và mức độ ưu tiên của từng cuộc gặp. Mỗi ô thừa làm giảm tỷ lệ điền đầy đủ, mỗi ô thiếu làm ghép sai. Khoảng tám đến mười hai câu là mức cân bằng hợp lý.
Tuần 4: ghép cặp lần một
Ghép bằng phần mềm hay bằng bảng tính đều được, miễn có điểm số rõ ràng và có người đọc lại. Máy ghép nhanh, nhưng chỉ người mới biết hai công ty nào đang tranh chấp với nhau hoặc vừa ký độc quyền với bên khác. Mỗi buyer nhận một danh sách đề xuất, xếp theo mức phù hợp, rồi chọn lại. Nhà cung cấp cũng làm điều tương tự. Cuộc hẹn nào cả hai cùng chọn thì khóa lịch trước. Cách chấm điểm ghép cặp được nói kỹ hơn ở bài về matchmaking trong triển lãm.
Tuần 3 đến 2: xác nhận lịch, tài liệu và phiên dịch
Lịch họp là một danh sách cứng gửi cho từng người: giờ, bàn, tên người gặp, hồ sơ một trang của đối phương. Phiên dịch, nếu cần, được gán theo cuộc hẹn chứ không theo ngày. Nhà cung cấp nhận danh sách cần mang theo, gồm mẫu hàng, hồ sơ năng lực và bảng giá. Đây cũng là lúc gọi điện xác nhận từng buyer quan trọng, vì email xác nhận thường nằm yên trong hộp thư.
Tuần 1: tổng duyệt
Chạy thử toàn bộ lịch trên giấy. Mỗi khung giờ có bao nhiêu bàn hoạt động, buyer đi từ bàn này sang bàn kia mất bao lâu, chỗ nào dễ tắc. Chuẩn bị phương án cho hai tình huống gần như chắc chắn xảy ra: buyer đến muộn và nhà cung cấp vắng mặt. Cách bố trí không gian được bàn kỹ hơn ở bài về khu họp business matching tại triển lãm.
Ngày diễn ra: giữ nhịp
Một người giữ đồng hồ, một tín hiệu chung để báo hết giờ, một quầy đón buyer và một quầy hỗ trợ đổi lịch. Hai mươi phút trôi nhanh hơn người ta tưởng, nên đừng để buổi họp dài ra vì một cuộc hẹn hay. Cuộc hẹn nào cần thêm thời gian thì xếp một lượt riêng sau đó.
Sau sự kiện: 48 giờ đầu và mốc 90 ngày
Trong 48 giờ, gửi mỗi bên bản tóm tắt các cuộc hẹn của họ kèm một biểu mẫu phản hồi ngắn. Sau đó theo dõi theo mốc: hai tuần (mẫu hàng đã gửi chưa), một tháng (đã có báo giá chưa), ba tháng (đơn đầu tiên).
Giáo trình bán gian hàng trong ngành triển lãm nêu một quy tắc giản dị là liên lạc với khách tiềm năng ít nhất mỗi chín mươi ngày. Quy tắc đó áp dụng cho buyer sau buổi họp cũng đúng như áp dụng cho nhà trưng bày. Cách đo cả chuỗi này nằm ở bài về đo hiệu quả business matching.
Ba lỗi hay gặp trong quy trình tổ chức business matching
- Mời thật nhiều nhưng không lọc. Số người ngồi trong phòng đẹp trên báo cáo, còn từng cuộc hẹn đều nhạt.
- Mở đăng ký muộn. Khi chỉ còn hai tuần, dữ liệu để ghép cặp gần như không có và ban tổ chức quay về cách xếp theo cảm tính.
- Không ai chịu trách nhiệm theo tiếp. Buổi họp kết thúc, mỗi bên tưởng bên kia sẽ liên lạc trước.
Cần người dựng và điều hành chương trình
Nếu doanh nghiệp hoặc hiệp hội đang cần một chương trình có quy trình tổ chức business matching rõ ràng từ khâu mời buyer đến theo dõi sau họp, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Mô tả sơ bộ về ngành, số buyer mong muốn và thời điểm dự kiến là đủ để bắt đầu.
Với chương trình lớn, làm sớm khâu bảng hỏi quan trọng hơn nhiều so với việc cố sửa lịch vào phút chót.