Khi nói về business matching, người ta thường bàn danh sách buyer, phần mềm, lịch hẹn. Ít ai bàn cái bàn. Nhưng nhiều cuộc hẹn tốt đã hỏng vì một điều rất cụ thể: hai bên phải nói to hơn tiếng loa sân khấu, hoặc buyer đi lòng vòng mười phút vẫn chưa tìm ra bàn số bảy.
Ở khu họp business matching tại triển lãm, ban tổ chức kiểm soát được ba thứ quyết định chất lượng cuộc hẹn: tiếng ồn, khoảng cách và nhịp thời gian. Tài liệu đào tạo ngành triển lãm liệt kê sảnh chờ, phòng họp, vị trí đăng ký và các khu làm việc, networking, nghỉ ngơi trong những hạng mục phải tính khi lập sơ đồ và chọn địa điểm.
Tách khu họp khỏi khu networking
Tài liệu về hoạch định chiến lược trong ngành triển lãm có một nhận xét đáng nhớ: một buổi networking vui có xu hướng tăng số liên hệ và kết nối hơn là chốt được giao dịch. Điều đó gợi ra cách chia không gian. Khu networking dành cho gặp gỡ rộng, ồn, đứng và đi lại. Khu họp dành cho trao đổi chi tiết, yên tĩnh, ngồi và có mẫu hàng trên bàn.
Hai khu cần đặt gần nhau để người ta chuyển từ khu này sang khu kia dễ dàng, nhưng không chung một không gian mở. Nếu buộc phải chung, hãy dùng vách ngăn, thảm dày hoặc cây xanh lớn làm đệm âm thanh.
Chọn vị trí
Gần khu đăng ký để buyer vừa nhận thẻ đã biết đi đâu. Xa sân khấu, khu trình diễn sản phẩm và nơi đặt loa. Tránh sát lối ra vào của nhà vệ sinh hay bếp, nơi người qua lại liên tục. Nếu hội trường rộng, cần biển chỉ dẫn đủ lớn, đúng ý của bài về biển chỉ dẫn triển lãm.
Địa điểm cho thuê thường có dịch vụ độc quyền về điện và mạng, nên khu họp cần được hỏi ngay từ lúc khảo sát. Bài về điện và internet cho gian hàng giải thích vì sao.
Bàn và chỗ ngồi
Bàn nhỏ cho hai người ngồi đối diện là đủ cho phần lớn cuộc hẹn. Bàn rộng vừa để một laptop, vài mẫu hàng và tài liệu, không rộng đến mức hai người phải nghiêng người mới nghe nhau. Ghế dễ chịu, vì buổi họp có thể kéo dài. Mỗi bàn một con số lớn nhìn thấy từ xa, và con số đó khớp với lịch gửi cho từng người.
Với ngành có mẫu thực phẩm cần giữ lạnh, tính trước chỗ đặt tủ mát gần khu họp và xin phép địa điểm về việc đưa mẫu vào. Với ngành công nghệ, tính ổ cắm và màn hình phụ.
Lịch và nhịp thời gian
Mọi khung giờ bắt đầu và kết thúc cùng lúc bằng một tín hiệu chung, có thể là chuông hoặc nhạc ngắn. Giữa hai khung nên chừa vài phút để người đứng dậy, chào nhau và sang bàn tiếp theo. Một màn hình lớn ở cửa khu họp hiển thị lịch theo số bàn giúp buyer tự tìm đường, đỡ phải hỏi nhân viên.
Cần một quầy đổi giờ gần cửa, nơi nhân viên ghi nhận đổi lịch và cập nhật màn hình. Nếu để buyer và nhà cung cấp tự thương lượng giờ với nhau ngay giữa phòng, lịch sẽ lệch dây chuyền chỉ sau một buổi sáng. Nhân viên điều hành nên được phát sơ đồ khu họp và danh sách rút gọn của từng khung giờ, để khi buyer hỏi bàn nào, họ chỉ tay được ngay thay vì lục máy tính.
Khu chờ và nhóm buyer quan trọng
Buyer đến sớm cần chỗ ngồi chờ có nước uống, không phải đứng cạnh bàn đang họp. Nhóm buyer quan trọng, nhất là hosted buyer được mời riêng, có thể có một phòng kín nhỏ cho những cuộc hẹn nhạy cảm về giá. Cách chọn và sàng lọc nhóm này được nói ở bài hosted buyer là gì.
Kiểm tra trước ngày diễn ra
Đi bộ qua khu họp như một buyer lần đầu đến: bước vào cửa chính, nhận thẻ, tìm bàn của mình. Đếm số lần phải hỏi đường. Ngồi vào một bàn giữa phòng khi khu bên cạnh đang chạy thử âm thanh và nghe xem có nói chuyện nổi không. Hai phép thử này rẻ và lộ ra phần lớn vấn đề trước khi khách thật đến. Với khu họp business matching tại triển lãm, nên làm phép thử vào đúng khung giờ đông nhất của lịch, vì tiếng ồn buổi sáng sớm và buổi trưa rất khác nhau, và hội trường lúc vắng luôn yên hơn hội trường lúc đông.
Bước kiểm tra là một phần của quy trình tổ chức business matching, nằm ở tuần tổng duyệt.
Cần người thiết kế khu họp và điều hành lịch hẹn
Nếu ban tổ chức đang chuẩn bị khu họp business matching tại triển lãm hoặc một sự kiện đón đoàn buyer, từ sơ đồ bàn, màn hình lịch đến đội điều hành trên hiện trường, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá hoặc đặt lịch trao đổi với Nguyễn Anh Trung. Gửi kèm sơ đồ địa điểm và số cuộc hẹn đồng thời dự kiến để tính số bàn và nhân sự.
Một khu họp yên tĩnh, dễ tìm và đúng giờ quan trọng hơn một khu họp lộng lẫy mà buyer phải gọi to mới nghe nhau.