MICE là một từ hay bị dùng chung chung để gọi mọi sự kiện doanh nghiệp, trong khi bốn chữ cái này thực ra chỉ bốn loại hình rất khác nhau về quy mô, mục đích và cách đo thành công. Gọi nhầm loại hình ngay từ đầu, ví dụ lên kế hoạch cho một hội nghị (conference) nhưng thực chất chỉ cần một buổi họp (meeting), dễ khiến ngân sách bị đội lên vì đầu tư vào những hạng mục không cần thiết.

Bốn chữ cái, bốn mục đích khác nhau

Meetings là các cuộc họp nội bộ hoặc với đối tác, quy mô nhỏ, mục đích ra quyết định hoặc trao đổi công việc cụ thể. Incentives là chuyến du lịch khen thưởng dành cho nhân viên hoặc đại lý đạt chỉ tiêu, mục đích tạo động lực chứ không phải truyền tải nội dung. Conferences là hội nghị có chương trình nội dung, diễn giả, phiên thảo luận, quy mô từ vài chục đến vài nghìn người. Exhibitions là triển lãm: gian hàng, khách tham quan, mục đích thương mại trực tiếp.

Ranh giới giữa hội nghị và triển lãm hay bị nhầm

Nhiều doanh nghiệp gọi một sự kiện ra mắt sản phẩm có vài gian trưng bày là "triển lãm", trong khi bản chất đó vẫn là một hội nghị (conference) có khu trải nghiệm sản phẩm đi kèm. Khác biệt nằm ở mô hình doanh thu: triển lãm thật sự bán diện tích gian hàng cho nhiều nhà trưng bày khác nhau, còn hội nghị có khu trải nghiệm chỉ phục vụ một thương hiệu duy nhất.

Vì sao phân loại đúng giúp lập ngân sách chính xác hơn

Mỗi loại hình có cấu trúc chi phí khác hẳn nhau. Một cuộc họp không cần sân khấu hay hệ thống âm thanh phức tạp. Một hội nghị cần đầu tư nội dung và diễn giả nhiều hơn trang trí. Một chuyến incentive cần đầu tư vào trải nghiệm và hậu cần di chuyển nhiều hơn nội dung chương trình. Xác định sai loại hình ngay từ đầu là nguyên nhân phổ biến khiến ngân sách sự kiện bị phân bổ lệch.

Ai trong công ty nên là người quyết định loại hình

Phòng nhân sự thường là người phù hợp nhất để quyết định một chuyến incentive, vì hiểu rõ tiêu chí khen thưởng và mong muốn của nhân viên. Phòng marketing hoặc phát triển kinh doanh phù hợp hơn để quyết định một hội nghị hoặc triển lãm, vì gắn trực tiếp với mục tiêu tiếp cận khách hàng. Giao nhầm người quyết định, ví dụ để phòng nhân sự chọn loại hình cho một sự kiện ra mắt sản phẩm, thường dẫn tới chương trình thiên về không khí vui vẻ mà thiếu nội dung thương mại cần có.

Khi một sự kiện cần kết hợp nhiều loại hình cùng lúc

Không hiếm trường hợp một chương trình lớn gộp cả hội nghị, triển lãm nhỏ và một phần incentive dành cho đối tác VIP trong cùng một chuyến đi. Khi đó, ngân sách cần tách riêng theo từng loại hình ngay từ đầu, thay vì gộp chung một khoản tổng, để tránh tình trạng phần incentive lấn ngân sách của phần nội dung hội nghị hoặc ngược lại.

Incentive travel có cần đơn vị du lịch chuyên biệt không

Một chuyến incentive khác một tour du lịch thông thường ở chỗ phải lồng ghép được yếu tố khen thưởng, thường là một buổi lễ vinh danh hoặc hoạt động gắn kết đội nhóm, vào lịch trình di chuyển và nghỉ dưỡng. Đơn vị du lịch thuần túy giỏi về vé máy bay, khách sạn, nhưng không phải lúc nào cũng có kinh nghiệm dàn dựng phần vinh danh sao cho trang trọng đúng mức. Doanh nghiệp có ngân sách incentive lớn nên hỏi rõ đơn vị nhận thầu đã từng phụ trách phần chương trình vinh danh hay chỉ thuần túy lo hậu cần di chuyển.

MICE tại Việt Nam đang ở đâu

Hội nghị và triển lãm là hai loại hình phát triển nhanh nhất tại Việt Nam trong vài năm qua, nhờ dòng vốn đầu tư nước ngoài và nhu cầu các tập đoàn quốc tế tổ chức sự kiện khu vực tại Đông Nam Á thay vì chỉ ở Singapore như trước. Tôi từng làm việc trực tiếp với các thương hiệu như Nvidia, AWS và ByteDance trong vai trò đơn vị sản xuất sự kiện tại Việt Nam, cho thấy nhu cầu này không còn dừng ở lý thuyết.

Nếu Sếp chưa chắc sự kiện sắp tới thuộc loại hình nào trong bốn nhóm MICE, có thể gửi yêu cầu báo giá kèm mục tiêu cụ thể, tôi sẽ giúp xác định đúng loại hình trước khi bàn tới ngân sách. Gửi yêu cầu báo giá