Khi duyệt ngân sách team building, con số ban đầu ít khi là con số cuối cùng thực chi. Không phải vì hoạt động chính đắt hơn dự tính, mà vì các khoản lẻ cộng dồn: phí giữ chỗ dự phòng, phí thuê thêm loa đài, phí đặt cọc catering riêng, phí phát sinh khi trời mưa phải dời lịch. Ngân sách team building vì thế không đơn thuần là con số cho một hoạt động, mà là tổng của nhiều hợp đồng nhỏ lẻ nếu công ty tự gom từng phần.
Ba khoản phát sinh phổ biến nhất
Khoản đầu tiên là phí dự phòng thời tiết. Với hoạt động ngoài trời, công ty thường phải giữ thêm một phương án chỗ trong nhà hoặc chấp nhận mất cọc nếu huỷ vì mưa. Khoản thứ hai là phí gom nhà cung cấp: khi địa điểm, catering và MC là ba đơn vị khác nhau, chi phí điều phối và khoảng chênh giá giữa các đơn vị thường không được tính vào ngân sách ban đầu. Khoản thứ ba là phí phát sinh giờ chót, ví dụ thêm bàn ghế, thêm phần ăn cho khách mời không báo trước.
Vì sao khoản dự phòng dễ bị bỏ sót nhất
Khi lập ngân sách, phòng ban thường chỉ tính chi phí cho kịch bản thuận lợi, ít ai đưa khoản dự phòng thời tiết vào con số trình duyệt ban đầu. Tới lúc phát sinh thật, khoản này lại thường lớn hơn dự tính vì phải xử lý gấp trong thời gian ngắn.
Gói trọn gói giải quyết vấn đề bằng cách gộp từ đầu
Tại Infinity Racing, mức đầu tư tham khảo cho gói trọn gói team building là 70 đến 100 triệu đồng, đã gồm đua kart trong nhà, ăn uống và giải trí tại chỗ. Vì đua xe diễn ra hoàn toàn trong nhà, không phát sinh phí dự phòng thời tiết, không có khoản phí dời lịch nếu trời mưa như hình thức ngoài trời. Sếp biết chính xác tổng chi phí ngay từ đầu, không phải chờ tổng kết sau sự kiện mới thấy con số đội lên.
Gói còn có thể tuỳ chỉnh thêm hoạt động bổ sung để mọi thành viên đều tham gia được, và các khoản tuỳ chỉnh này được báo trước trong báo giá, không phải khoản phát sinh giữa chừng.
Ước tính nhanh theo quy mô đoàn
Đoàn dưới 30 người thường rơi vào gần mức thấp của khung 70-100 triệu đồng, vì số vòng đua và phần ăn uống tính theo đầu người ít hơn. Đoàn 50-100 người thường ở khoảng giữa. Đoàn trên 150 người, cần chia nhiều lượt đua hơn, thường tiệm cận mức cao hoặc cần báo giá riêng nếu vượt quy mô tiêu chuẩn của gói. Đây là mức tham khảo để hình dung trước khi trình duyệt, con số chính xác vẫn cần báo giá cụ thể theo yêu cầu thật.
Cách trình bày ngân sách để dễ được duyệt hơn
Khi trình ngân sách lên cấp trên, một con số trọn gói rõ ràng thường dễ được duyệt hơn một bảng liệt kê nhiều khoản nhỏ lẻ cộng thêm chú thích có thể phát sinh thêm. Người duyệt ngân sách quan tâm tới rủi ro đội chi phí nhiều hơn quan tâm tới việc tiết kiệm vài phần trăm ở từng khoản riêng lẻ.
Cách so sánh báo giá giữa các đơn vị tổ chức
Khi nhận nhiều báo giá team building để so sánh, đừng chỉ nhìn con số tổng cuối cùng. Hỏi rõ từng báo giá đã gồm những gì: có ăn uống chưa, có giải trí tại chỗ chưa, có tính phí phát sinh nếu đổi số lượng người sát ngày không. Hai báo giá cùng mức 80 triệu đồng có thể chênh lệch rất xa về giá trị thực nhận nếu một bên đã gồm mọi khoản còn bên kia chỉ tính riêng phần thuê địa điểm.
Một câu hỏi nên hỏi thẳng đơn vị tổ chức: nếu đoàn tăng hoặc giảm 10-15% số người sát ngày, chi phí điều chỉnh thế nào. Câu trả lời rõ ràng, có sẵn công thức tính, đáng tin hơn câu trả lời kiểu để xem lại rồi báo sau.
Ngân sách team building có nên tính theo đầu người không
Cách tính theo đầu người dễ trình duyệt vì nhân lên là ra tổng, nhưng dễ bỏ sót phần chi phí cố định không đổi theo số người, ví dụ phí thuê toàn bộ khu vực trong một khung giờ. Với đoàn dưới 30 người, chi phí trên đầu người thường cao hơn đoàn 100 người vì phần cố định vẫn phải trả nguyên, dù ít người dùng chung. Khi trình ngân sách, nên hỏi rõ đơn vị tổ chức phần nào tính cố định, phần nào tính theo đầu người, để không so sánh sai lệch giữa các báo giá có quy mô đoàn khác nhau.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ để có con số chính xác trình duyệt sớm.