Khi lên kế hoạch ngân sách year-end party, nhiều phòng hành chính nhân sự tự chia việc: một người lo địa điểm, một người lo catering, một người lo phần giải trí hoặc MC. Cách làm này không sai, nhưng đặt toàn bộ rủi ro điều phối lên vai người phụ trách chung, và mỗi đơn vị lại có lịch, có điều khoản huỷ riêng, dễ dẫn tới việc một khâu trục trặc kéo cả chương trình theo.
Chi phí ẩn khi thuê rời từng phần
Khi ba đơn vị khác nhau phụ trách ba phần, thời gian họp trao đổi, xác nhận, chỉnh sửa giữa các bên nhân lên gấp ba. Nếu một đơn vị đổi giờ vào phút chót, hai đơn vị còn lại chưa chắc điều chỉnh kịp. Chi phí phối hợp này hiếm khi được tính vào ngân sách ban đầu nhưng lại tốn không ít thời gian của người phụ trách, thứ vốn cũng là một dạng chi phí thật.
Rủi ro lớn nhất: không ai chịu trách nhiệm toàn bộ
Nếu phần âm thanh trục trặc, đơn vị catering không chịu trách nhiệm. Nếu catering trễ giờ, đơn vị địa điểm không chịu trách nhiệm. Khi có sự cố, công ty tổ chức phải tự đứng ra xử lý giữa nhiều bên, thay vì có một đầu mối duy nhất chịu trách nhiệm toàn bộ chương trình.
Gói trọn gói: một đầu mối, một hợp đồng
Tại Infinity Racing, gói year-end party trọn gói ở mức tham khảo 70 đến 100 triệu đồng đã gồm đua kart trong nhà, ăn uống và giải trí tại chỗ, với khả năng tuỳ chỉnh thêm hoạt động bổ sung. Công ty chỉ làm việc với một đầu mối, một hợp đồng, một mức giá đã chốt, không phải ghép nhiều báo giá từ nhiều nhà cung cấp rồi tự tính tổng.
Ngân sách thực tế vẫn phụ thuộc quy mô đoàn, số vòng đua và các hoạt động thêm, nhưng Sếp biết rõ khoảng dao động ngay từ đầu để trình duyệt, không cần chờ tổng hợp báo giá từ nhiều bên mới có con số cuối.
Khi nào thuê rời từng phần vẫn hợp lý
Với công ty đã có sẵn quan hệ lâu năm với một đơn vị catering quen thuộc, muốn giữ nguyên đơn vị đó, việc thuê rời địa điểm và giữ catering riêng vẫn là lựa chọn hợp lý. Nhưng nếu công ty đang bắt đầu từ đầu, chưa có sẵn mối quan hệ nào, gói trọn gói thường tiết kiệm thời gian điều phối hơn nhiều.
Ước tính nhanh theo ba mốc quy mô đoàn
Với gói trọn gói year-end party dao động 70-100 triệu đồng, đoàn dưới 30 người thường rơi vào gần mức thấp của khung, vì số vòng đua và phần ăn uống ít hơn. Đoàn 50-100 người thường rơi vào khoảng giữa. Đoàn trên 150 người, cần chia nhiều lượt đua và không gian networking lớn hơn, thường tiệm cận mức cao của khung hoặc cần trao đổi riêng nếu vượt quy mô tiêu chuẩn. Đây chỉ là mức tham khảo để hình dung, con số chính xác vẫn phụ thuộc số vòng đua và hoạt động thêm mà công ty chọn.
Câu hỏi cần hỏi trước khi ký hợp đồng trọn gói
Ba câu nên hỏi rõ trước khi đặt cọc: gói đã gồm thuế và phí dịch vụ chưa hay sẽ cộng thêm sau, chính sách hoàn cọc nếu công ty cần đổi ngày ra sao, và ai là người chịu trách nhiệm nếu có sự cố kỹ thuật trong lúc đua. Một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ trả lời rõ ràng cả ba câu này ngay trong buổi tư vấn đầu tiên, không cần công ty phải hỏi lại nhiều lần.
Nếu công ty đang so sánh nhiều báo giá cùng lúc, nên yêu cầu tất cả các bên trình bày theo cùng một cấu trúc: giá gốc, các khoản tuỳ chọn thêm, và điều kiện huỷ hoặc đổi lịch. Khi mọi báo giá cùng định dạng, việc so sánh trở nên công bằng hơn nhiều so với việc mỗi bên trình bày theo cách riêng, dễ khiến người duyệt ngân sách bị rối và chọn nhầm phương án có vẻ rẻ hơn trên giấy nhưng thực tế lại thiếu nhiều hạng mục quan trọng, dẫn tới phát sinh ngay sau khi đã ký hợp đồng.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và mong muốn cụ thể, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ.