Con số cuối cùng thường không giống con số báo giá ban đầu
Một tình huống quen thuộc với người phụ trách sự kiện: báo giá ban đầu cho tiệc tất niên trọn gói là một con số, nhưng hóa đơn thanh toán cuối cùng lại cao hơn đáng kể. Vấn đề không nằm ở việc đơn vị tổ chức tính sai, mà ở việc một số khoản phát sinh không được nêu rõ ngay từ đầu, hoặc chỉ được nhắc đến bằng dòng chữ nhỏ trong hợp đồng.
Bốn khoản dễ phát sinh nhất
Khoản thứ nhất là phụ thu giờ cao điểm. Vào mùa cuối năm, một số đơn vị tổ chức áp dụng phụ thu 10-20% cho các khung giờ đẹp như cuối tuần hoặc buổi tối thứ Sáu, khoản này thường không xuất hiện trong báo giá tham khảo ban đầu mà chỉ được thông báo khi chốt lịch chính thức.
Khoản thứ hai là chi phí trang trí ngoài tiêu chuẩn. Gói cơ bản thường chỉ gồm trang trí tối thiểu, mọi yêu cầu thêm như backdrop riêng theo thương hiệu công ty, hoa tươi, hoặc hệ thống ánh sáng đặc biệt đều tính phí bổ sung.
Khoản thứ ba là phụ phí khi số lượng khách thực tế vượt số đã báo trong hợp đồng. Đây là khoản dễ xảy ra nhất vì số lượng tham gia thực tế thường thay đổi sát ngày, và mức phụ thu cho phần vượt thường cao hơn đơn giá trung bình mỗi suất trong gói ban đầu.
Khoản thứ tư là đồ uống có cồn. Nhiều gói tiệc tất niên chỉ tính đồ uống không cồn trong giá cơ bản, bia rượu được tính riêng theo số lượng tiêu thụ thực tế, một khoản khó ước tính chính xác trước sự kiện.
Cách kiểm tra hợp đồng trước khi đặt cọc
Trước khi ký hợp đồng, nên yêu cầu đơn vị tổ chức liệt kê rõ từng khoản trên: có phụ thu giờ cao điểm không, gói trang trí tiêu chuẩn gồm những gì, mức phụ thu cho mỗi khách vượt số lượng đã báo, và đồ uống có cồn tính theo hình thức nào. Một đơn vị tổ chức uy tín sẽ có câu trả lời rõ ràng cho cả bốn câu hỏi này ngay từ buổi tư vấn đầu tiên.
Cách một gói trọn gói rõ ràng giúp giảm rủi ro này
Gói Team Building & Year-End Party tại Infinity Racing với mức tham khảo 70-100 triệu đồng được thiết kế để hạn chế các khoản phát sinh loại này, khi đua xe, ăn uống và hoạt động giải trí đã được tính gộp trong một mức giá rõ ràng ngay từ đầu. Việc trao đổi cụ thể về quy mô đoàn và các hoạt động thêm trước khi chốt hợp đồng cũng giúp cả hai bên thống nhất phạm vi công việc rõ ràng, tránh tình trạng phát sinh không mong muốn khi sự kiện đã cận kề.
Cách thương lượng để giữ giá dù đặt gấp
Dù nên đặt lịch sớm, không ít công ty vẫn buộc phải chốt tiệc tất niên trong thời gian gấp vì lý do nội bộ. Với tình huống này, vẫn có vài cách thương lượng để hạn chế bị áp phụ thu giờ cao điểm. Cách thứ nhất là hỏi thẳng về các khung giờ ít phổ biến hơn trong cùng giai đoạn, ví dụ tối thứ Năm thay vì tối thứ Sáu, thường vẫn còn trống và ít bị phụ thu hơn.
Cách thứ hai là đề xuất giảm bớt một số hạng mục không thiết yếu, như trang trí đặc biệt hoặc số món trong thực đơn, để đổi lấy việc đơn vị tổ chức linh hoạt hơn về phụ thu giờ gấp. Cách thứ ba, hiệu quả với các đơn vị đã từng hợp tác trước đó, là nhấn mạnh khả năng hợp tác lâu dài trong các năm tới để đổi lấy một mức giá dễ chịu hơn cho lần đặt gấp này. Dù áp dụng cách nào, việc trao đổi thẳng thắn về ràng buộc thời gian và ngân sách ngay từ đầu vẫn hiệu quả hơn nhiều so với việc cố gắng thương lượng sau khi đã nhận báo giá chính thức.
Bài liên quan nếu đang phân vân trọn gói hay thuê rời
Bài này tập trung vào các khoản dễ phát sinh khi đặt trọn gói. Nếu vẫn đang cân nhắc giữa việc đặt trọn gói hay tự thuê rời từng phần (địa điểm, catering, giải trí riêng lẻ), bài ngân sách year-end party: so sánh gói trọn gói và thuê rời từng phần phân tích kỹ hơn ưu nhược điểm của từng cách.
Lời khuyên cuối cùng cho người lập ngân sách
Không có gói tiệc tất niên nào hoàn toàn không có khả năng phát sinh, nhưng mức độ phát sinh phụ thuộc rất nhiều vào việc hợp đồng ban đầu có nêu rõ các khoản dễ gây tranh cãi hay không. Dành thêm 15-20 phút trao đổi kỹ với đơn vị tổ chức về bốn khoản nêu trên trước khi đặt cọc là cách rẻ nhất để tránh một hóa đơn bất ngờ vào đúng thời điểm cuối năm bận rộn nhất.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp 30 phút.
