Có hai cách nhìn khác nhau về một buổi year-end party. Cách thứ nhất: một bữa tiệc cuối năm, có ăn uống, có văn nghệ, có phát biểu. Cách thứ hai: một sự kiện có kịch bản, có cao trào, có lý do để nhớ. Phần lớn công ty vẫn đang tổ chức theo cách thứ nhất, trong khi công thức thứ hai mới là thứ giữ chân được nhân viên qua nhiều năm liền.
Công thức truyền thống thiếu gì
Một bữa tiệc thuần tuý xoay quanh việc ăn uống và nghe phát biểu, dù món ăn ngon tới đâu, vẫn thiếu một điểm cao trào để mọi người cùng trải qua và cùng nhớ lại sau đó. Đây không phải lỗi của đồ ăn hay không gian, mà là thiếu một hoạt động trải nghiệm chung có kết quả không đoán trước được.
Vì sao thiếu cao trào lại quan trọng
Con người nhớ những khoảnh khắc có cảm xúc mạnh và bất ngờ, không nhớ những khoảnh khắc lặp lại đúng như dự đoán. Một bữa tiệc chỉ có ăn và nghe phát biểu gần như chắc chắn rơi vào nhóm dự đoán được, dù mọi khâu chuẩn bị đều chỉn chu.
Công thức mới: gộp trải nghiệm và tiệc trong một kịch bản
Tại Infinity Racing, một year-end party bắt đầu bằng phần đua kart trong nhà tạo cao trào, sau đó chuyển sang khu networking cao cấp 115 mét vuông cho phần lễ, ăn uống và giao lưu. Đây không đơn thuần là thêm một hoạt động vào chương trình cũ, mà là đảo ngược thứ tự: đưa phần trải nghiệm lên trước để mọi người có chuyện để kể ngay trong lúc ăn tiệc, thay vì ngồi ăn trước rồi mới chuyển sang hoạt động khi năng lượng đã xuống.
Vì sao gộp một địa điểm quan trọng hơn tưởng tượng
Tổ chức tiệc ở một nơi, hoạt động trải nghiệm ở nơi khác đòi hỏi thêm thời gian di chuyển, thêm chi phí thuê hai địa điểm, và dễ khiến một phần nhân sự vắng mặt ở phần sau vì đã mệt hoặc có việc riêng. Gộp chung một địa điểm với hai khu vực chức năng riêng giữ mạch chương trình liền lạc và giữ đông đủ người tham gia hơn.
Không phải mọi công ty cần cùng một công thức
Với công ty đã có ngân sách cố định và phần tiệc trang trọng đã quen thuộc nhiều năm, không cần bỏ hẳn hình thức cũ. Cách làm ít rủi ro nhất là giữ nguyên phần tiệc và lễ như mọi năm, chỉ thêm phần đua kart làm điểm nhấn mở đầu. Nếu phản hồi tốt, năm sau có cơ sở để đầu tư sâu hơn vào hướng này.
Mức đầu tư tham khảo
Gói trọn gói tại Infinity Racing dao động 70 đến 100 triệu đồng, đã gồm đua xe, ăn uống và giải trí tại chỗ, tuỳ quy mô đoàn và số vòng đua. Công ty biết chính xác tổng chi phí ngay từ đầu, không phải cộng thêm chi phí thuê riêng cho phần trải nghiệm như khi tổ chức ở hai địa điểm khác nhau.
Đây là hướng công thức mới, không phải một lần thử nghiệm đơn lẻ
Ngày càng nhiều công ty tại TP.HCM chuyển từ tiệc thuần tuý sang hình thức gộp trải nghiệm và tiệc trong cùng kịch bản, không phải vì đây là trào lưu nhất thời, mà vì công thức cũ đã lặp lại quá nhiều năm để còn tạo được cảm xúc mới. Một buổi tối có cao trào thật quan trọng hơn một buổi tối chỉn chu nhưng không ai nhớ nổi chi tiết vào tháng Ba năm sau.
Ai nên là người đề xuất công thức mới trong công ty
Đề xuất đổi công thức year-end party thường xuất phát từ một trong ba vị trí: bộ phận hành chính nhân sự, trợ lý CEO, hoặc chính CEO sau khi nghe phản hồi không mấy hào hứng từ nhân viên. Cả ba đều có thể đề xuất thành công, nhưng cách trình bày cần khác nhau tuỳ vị trí.
Nếu là hành chính nhân sự đề xuất lên cấp trên, nên đi kèm số liệu cụ thể như tỷ lệ tham dự giảm dần hoặc ít ảnh chia sẻ sau sự kiện những năm gần đây, thay vì chỉ nói cảm nhận chung chung. Nếu CEO là người chủ động đề xuất, thường không cần thuyết phục nội bộ nhiều, nhưng vẫn nên hỏi qua vài nhân viên đại diện trước khi chốt, để tránh áp một sở thích cá nhân lên cả tập thể mà không kiểm chứng.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi kịch bản gợi ý kết hợp cả hai phần và báo giá trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá