Kịch bản tiệc tất niên đang lặp lại quá nhiều năm
Một hướng đi khác đang được nhiều công ty thử nghiệm là year-end party kết hợp đua xe, nơi phần thi đấu tốc độ thay thế cho các trò chơi tập thể quen thuộc. Không phải công ty nào áp dụng year-end party kết hợp đua xe cũng thành công ngay từ lần đầu, nhưng với cách sắp xếp đúng, đây là hướng đi giúp buổi tổng kết năm để lại ấn tượng khác hẳn những năm trước.
Ăn uống, vài trò chơi tập thể, karaoke, rồi bốc thăm trúng thưởng. Đó là kịch bản tiệc tất niên mà phần lớn nhân viên văn phòng đã trải qua nhiều lần đến mức có thể đoán trước chương trình ngay từ khi nhận thư mời. Vấn đề không nằm ở việc kịch bản này sai, mà ở chỗ nó không còn tạo được cảm giác đáng nhớ như những năm đầu.
Vì sao đua xe đang trở thành lựa chọn thay thế
Đua kart tạo ra một dạng trải nghiệm khác hẳn: có kết quả rõ ràng, có thời gian vòng đua đo được, có khoảnh khắc thắng thua cụ thể. Khác với trò chơi tập thể mang tính giải trí chung chung, đua xe cho mỗi người một trải nghiệm cá nhân trong khi vẫn giữ được tinh thần cổ vũ tập thể khi đồng nghiệp đang thi đấu.
Một lý do khác ít được nhắc tới là yếu tố hình ảnh. Ảnh và video từ một buổi đua xe, với ánh đèn đường đua, xe kart và không khí thi đấu, có giá trị chia sẻ nội bộ cao hơn nhiều so với ảnh chụp bàn tiệc, điều mà bộ phận truyền thông nội bộ của nhiều công ty đang quan tâm khi cần nội dung cho các kênh nội bộ hoặc mạng xã hội công ty.
Cách sắp xếp một buổi year-end party kết hợp đua xe
Mô hình phổ biến nhất là chia ba giai đoạn trong cùng một buổi. Giai đoạn một là phần đua xe theo lượt hoặc theo đội, kéo dài khoảng 1,5 đến 2 tiếng tùy quy mô đoàn. Giai đoạn hai là phần ăn uống, thường bắt đầu ngay sau khi các lượt đua kết thúc, tận dụng không gian networking liền kề đường đua thay vì phải di chuyển sang địa điểm khác. Giai đoạn ba là phần tổng kết năm và trao thưởng, có thể lồng ghay bảng xếp hạng đua xe vào phần trao thưởng để tạo điểm nhấn khác với tiệc tất niên thông thường.
Ví dụ thực tế tại Vincom Thảo Điền
Gói Team Building & Year-End Party tại Infinity Racing được thiết kế theo đúng mô hình ba giai đoạn này. Đường đua kart trong nhà 3 tầng nằm cùng khu với hai khu vực sự kiện: Zone 1 rộng 73 mét vuông dùng làm khu hâm nóng trước đua, Zone 2 rộng 115 mét vuông dùng làm khu networking cao cấp cho phần lễ và tiệc. Vì toàn bộ diễn ra trong nhà, chương trình không phụ thuộc thời tiết, một yếu tố quan trọng khi tổ chức vào đúng mùa mưa cuối năm.
Ngân sách cần chuẩn bị
Gói trọn gói tham khảo dao động 70-100 triệu đồng, đã bao gồm đua xe, ăn uống và hoạt động giải trí tại chỗ. Ngân sách thực tế phụ thuộc vào quy mô đoàn, số vòng đua và các hoạt động bổ sung công ty muốn thêm vào chương trình. So với việc thuê riêng địa điểm tiệc, thuê riêng hoạt động team building rồi cộng thêm chi phí di chuyển giữa hai nơi, mô hình gộp chung thường giúp phòng nhân sự kiểm soát ngân sách tốt hơn.
Chuẩn bị MC và nội dung dẫn chương trình cho phần chuyển giao
Một buổi year-end party kết hợp đua xe thành công hay không phụ thuộc khá nhiều vào người dẫn chương trình, đặc biệt ở đoạn chuyển giao từ phần đua xe sang phần tiệc. Nếu không có người dẫn dắt tốt, khoảng thời gian chuyển giao này dễ bị loãng, khách vẫn còn hưng phấn từ đường đua nhưng không biết chương trình tiếp theo là gì.
Nội dung MC nên chuẩn bị trước ba phần chính: công bố kết quả đua kèm vài chi tiết hài hước về những khoảnh khắc đáng nhớ trên đường đua, phần giới thiệu chuyển sang tiệc kèm lời cảm ơn đội ngũ vận hành đường đua, và phần dẫn dắt vào nội dung tổng kết năm của công ty. Nên tránh kịch bản MC đọc quá nhiều số liệu kinh doanh ngay sau phần đua xe, vì không khí lúc đó vẫn đang hào hứng, phù hợp với nội dung nhẹ nhàng hơn trước khi chuyển sang phần trang trọng của tổng kết năm.
Một ví dụ khác đã áp dụng mô hình này
Mô hình year-end party kết hợp đua xe không phải ý tưởng hoàn toàn mới. Bài đua kart kết hợp tiệc: trải nghiệm chưa từng có tại TP.HCM cho team building và year-end party giới thiệu tổng quan mô hình này tại Infinity Racing, còn bài trải nghiệm đua xe kết hợp tiệc: công thức mới thay cho gala dinner truyền thống phân tích sâu hơn vì sao công thức gala dinner cũ không còn hiệu quả, trong khi bài này đi sâu vào cách sắp xếp kịch bản chi tiết.
Có nên chuyển hẳn sang mô hình này
Không phải công ty nào cũng cần thay đổi kịch bản tiệc tất niên mỗi năm. Nhưng với những công ty đã tổ chức cùng một mô hình ăn uống - trò chơi trong ba năm liên tiếp trở lên, năm nay là thời điểm hợp lý để thử một hướng đi khác, nơi trải nghiệm thực tế thay thế cho những trò chơi mang tính hình thức đã quá quen thuộc.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp 30 phút.
