Vấn đề riêng của công ty quy mô nhỏ
Tổ chức year-end party cho công ty nhỏ khó hơn nhiều người nghĩ, không phải vì thiếu địa điểm, mà vì phần lớn gói dịch vụ trên thị trường không được thiết kế cho quy mô này. Một công ty 20-25 người tìm year-end party cho công ty nhỏ thường nhận được câu trả lời từ đơn vị tổ chức rằng cần đủ số lượng tối thiểu 50 hoặc 80 người mới áp dụng được gói trọn gói, đẩy công ty vào thế phải tự ghép các dịch vụ riêng lẻ, vừa mất công vừa khó kiểm soát ngân sách tổng thể. Phần dưới đây đi vào cụ thể cách tổ chức year-end party cho công ty nhỏ mà vẫn giữ được chất lượng trải nghiệm, không phải một phiên bản thu nhỏ kém hấp dẫn của gói dành cho đoàn lớn.
Các gói year end party trọn gói trên thị trường thường được thiết kế cho đoàn 80-150 người, khiến công ty dưới 30 người gặp khó khi tìm địa điểm phù hợp. Đặt một hội trường lớn cho 25 người dễ tạo cảm giác trống trải, trong khi nhiều đơn vị tổ chức yêu cầu số lượng tối thiểu cao hơn quy mô thực tế của công ty.
Điều cần ưu tiên khi chọn địa điểm cho đoàn nhỏ
Ưu tiên đầu tiên là không gian có thể điều chỉnh theo quy mô, thay vì một hội trường cố định quá lớn. Ưu tiên thứ hai là hoạt động chính không phụ thuộc vào số đông để tạo không khí, ví dụ các hoạt động có tính cá nhân hóa cao như đua kart vẫn vui dù chỉ có 20-25 người tham gia, khác với các trò chơi tập thể cần số lượng lớn mới đủ sôi động.
Vì sao đua kart phù hợp với đoàn nhỏ
Đua kart không phụ thuộc vào số đông để tạo không khí, vì bản chất là thi đấu theo lượt và theo cá nhân hoặc theo đội nhỏ. Một đoàn 25 người vẫn chia được thành 5-6 đội, đủ để tạo bảng xếp hạng và không khí cạnh tranh, khác hẳn với các trò chơi cần chia thành nhiều đội lớn mới đủ hấp dẫn.
Cách một địa điểm linh hoạt xử lý đoàn nhỏ
Gói Team Building & Year-End Party tại Infinity Racing không giới hạn số lượng tối thiểu cứng nhắc, có thể tổ chức cho cả đoàn nhỏ lẫn đoàn lớn tùy nhu cầu thực tế. Không gian Zone 2 rộng 115 mét vuông đủ để một đoàn 25-30 người không cảm thấy trống trải, khác với việc thuê một hội trường 500 chỗ chỉ để dùng một góc nhỏ.
Ngân sách cho đoàn nhỏ có khác gì đoàn lớn
Với đoàn dưới 30 người, ngân sách trọn gói thường thấp hơn đáng kể so với mức 70-100 triệu đồng tham khảo cho đoàn lớn, vì tính theo số lượt đua và số suất ăn thực tế thay vì một gói cố định cho hàng trăm người. Đây là lý do công ty quy mô nhỏ nên chủ động trao đổi trực tiếp với đơn vị tổ chức để nhận báo giá theo đúng quy mô, thay vì áp dụng mức giá tham khảo dành cho đoàn lớn.
Cách thương lượng với đơn vị tổ chức khi đoàn nhỏ
Khi liên hệ đơn vị tổ chức với quy mô đoàn dưới 30 người, nên chủ động nêu rõ ngay từ đầu đây là đoàn nhỏ và hỏi thẳng về chính sách giá cho quy mô này, thay vì chờ nhận báo giá tham khảo dành cho đoàn lớn rồi mới hỏi lại. Nhiều đơn vị có bảng giá linh hoạt theo số lượng nhưng không chủ động đề cập nếu khách hàng không hỏi trước.
Một điểm có thể thương lượng thêm là khung giờ tổ chức. Đoàn nhỏ thường dễ sắp xếp vào các khung giờ ít đông khách hơn, ví dụ giữa tuần thay vì cuối tuần, và một số đơn vị sẵn sàng giảm giá cho các khung giờ này vì giúp lấp kín lịch trống. Ngoài ra, nên hỏi rõ liệu có thể ghép hoạt động chính với gói ăn uống đơn giản hơn để giảm tổng chi phí, thay vì mặc định theo gói tiêu chuẩn được thiết kế cho đoàn lớn với nhiều lựa chọn thực đơn hơn mức đoàn nhỏ cần.
Đoàn nhỏ không có nghĩa là ít lựa chọn
Suy nghĩ phổ biến rằng công ty nhỏ ít lựa chọn địa điểm year end party hơn công ty lớn không hoàn toàn đúng. Vấn đề thường không phải thiếu địa điểm, mà là thiếu địa điểm chủ động thiết kế cho quy mô nhỏ ngay từ đầu. Với các hoạt động không phụ thuộc số đông để tạo không khí, như đua kart, đoàn 25 người hay 250 người đều có cách tổ chức phù hợp riêng, miễn đơn vị tổ chức đủ linh hoạt để điều chỉnh theo quy mô thực tế.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp 30 phút.
