Tháng 10 luôn là thời điểm quyết định
Cứ đến tháng 10 hằng năm, lịch tổ chức sự kiện cuối năm của các công ty bắt đầu dày lên, và phần lớn các quyết định về địa điểm được chốt trong giai đoạn này. Quan sát từ nhiều đơn vị tổ chức sự kiện trong vài năm gần đây cho thấy một xu hướng rõ: ngày càng nhiều công ty chuyển phần team building cuối năm vào không gian trong nhà thay vì các khu resort hay sân ngoài trời như trước.
Lý do thứ nhất: rủi ro mưa vào đúng mùa cao điểm
Tháng 10 đến tháng 12 tại miền Nam vẫn còn nằm trong giai đoạn cuối mùa mưa. Một sự kiện ngoài trời đặt lịch từ tháng 8 hoàn toàn có thể gặp mưa vào đúng ngày tổ chức, và khi đó công ty buộc phải dời lịch hoặc chuyển sang phương án B đã chuẩn bị sẵn, thường tốn thêm chi phí thuê hội trường dự phòng.
Lý do thứ hai: cuối năm là giai đoạn bận nhất, lịch không thể dời
Cuối năm cũng là lúc các phòng ban đang chốt số liệu, làm báo cáo, chuẩn bị kế hoạch năm sau. Một sự kiện phải dời lịch vì thời tiết kéo theo việc sắp xếp lại lịch làm việc của cả trăm người, điều mà bộ phận nhân sự nào cũng muốn tránh.
Lý do thứ ba: dễ gộp chung với tiệc tất niên
Không gian trong nhà thường có sẵn khu vực ăn uống và khu vực sự kiện liền kề, cho phép công ty tổ chức đua xe hoặc hoạt động team building vào buổi chiều rồi chuyển thẳng sang tiệc tất niên mà không cần di chuyển địa điểm. Đây là điểm khác biệt lớn so với tổ chức ngoài trời, nơi phần tiệc thường phải tách riêng ở một địa điểm khác.
Lý do thứ tư: ngân sách không phát sinh ngoài dự kiến
Một gói trọn gói trong nhà thường đã bao gồm cả hoạt động, ăn uống và giải trí, nên công ty biết chính xác tổng chi phí ngay từ đầu. Ngược lại, tổ chức ngoài trời thường có thêm khoản phí thuê địa điểm dự phòng, xe trung chuyển, hoặc phụ phí phát sinh khi phải dời lịch gấp.
Lý do thứ năm: phù hợp với đoàn đông, không gian được kiểm soát
Với đoàn từ 100 người trở lên, việc quản lý an toàn và lịch trình ở không gian ngoài trời khó hơn nhiều so với một địa điểm trong nhà có sẵn quy trình vận hành. Gói Team Building & Year-End Party tại Infinity Racing là một ví dụ cụ thể: địa điểm sẵn sàng đón đoàn từ vài chục đến hàng trăm người, kể cả khi công ty chốt lịch gấp trong mùa cao điểm.
Con số cụ thể để tham khảo khi lập kế hoạch
Mức đầu tư tham khảo cho một gói trọn gói team building cuối năm tại đây dao động 70-100 triệu đồng, đã gồm đua kart trên đường đua 3 tầng, ăn uống và hoạt động giải trí tại chỗ. Vì đây là giai đoạn cao điểm, các khung giờ đẹp thường kín lịch trước 4-6 tuần, nên bộ phận phụ trách sự kiện nên chốt phương án ngay từ đầu tháng 10 thay vì chờ đến sát cuối năm.
Chuyển đổi không cần thay hẳn thói quen cũ trong một năm
Một lo ngại phổ biến khi đề xuất chuyển team building cuối năm vào trong nhà là sợ nhân viên hụt hẫng vì quen với không khí ngoài trời nhiều năm liền. Thực tế, việc chuyển đổi không nhất thiết phải dứt khoát ngay trong một năm. Một cách làm nhẹ nhàng hơn là giữ nguyên phần hoạt động ngoài trời cho các buổi team building nhỏ trong năm, ví dụ theo quý hoặc theo phòng ban, và dành riêng sự kiện cuối năm quy mô toàn công ty cho phương án trong nhà, đúng vào giai đoạn rủi ro thời tiết cao nhất.
Cách làm này giúp công ty vừa giữ được phần trải nghiệm ngoài trời mà một bộ phận nhân viên yêu thích, vừa loại bỏ rủi ro lớn nhất vào đúng thời điểm nhạy cảm nhất trong năm. Sau một hoặc hai lần tổ chức thành công trong nhà vào dịp cuối năm, nhiều công ty nhận thấy phản hồi tích cực đủ để cân nhắc mở rộng sang cả các buổi team building khác trong năm, thay vì phải quyết định thay đổi toàn bộ ngay từ đầu.
Quyết định nào là đúng cho công ty của mình
Năm lý do trên không có nghĩa ngoài trời hết giá trị, nhưng với riêng giai đoạn cuối năm, tỷ lệ rủi ro và mức độ cần chắc chắn về lịch trình đang nghiêng hẳn về phía trong nhà. Với các công ty còn đang phân vân, câu hỏi quan trọng hơn không phải chọn địa điểm nào đẹp hơn, mà là địa điểm nào không để công ty rơi vào tình huống phải xử lý khủng hoảng lịch trình vào đúng tuần bận nhất trong năm.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp 30 phút.
