Không phải công ty nào cũng đợi tới lịch team building thường niên mới cần tổ chức. Có những giai đoạn dấu hiệu đã rõ trước cả tháng, chỉ là không ai gọi tên ra. Dưới đây là ba dấu hiệu tôi thường nghe được khi ngồi trao đổi với các CEO trước khi họ quyết định đặt lịch.
Dấu hiệu 1: họp giao ban im lặng bất thường
Một phòng họp trước đây hay tranh luận, giờ chỉ còn người quản lý nói, người khác gật đầu cho qua. Đây không đơn thuần là dấu hiệu của một tuần bận rộn, mà thường là dấu hiệu mọi người đã ngại đóng góp vì không còn cảm thấy ý kiến của mình được lắng nghe hoặc không còn gắn bó đủ để buồn lòng tranh luận.
Vì sao im lặng nguy hiểm hơn tranh cãi
Tranh cãi còn cho thấy người ta quan tâm tới kết quả. Im lặng kéo dài mới là dấu hiệu đáng lo, vì lúc đó vấn đề không còn nằm ở cách trình bày ý kiến, mà ở việc người ta đã bắt đầu rút lui trong đầu trước khi rút lui thật sự.
Dấu hiệu 2: phòng ban chỉ nói chuyện qua email
Sales và vận hành ngồi cách nhau hai dãy bàn nhưng mọi trao đổi đều qua email, kèm CC đủ người để phòng thân. Khi một công ty phát triển nhanh, các phòng ban dễ hình thành từng cụm riêng, ai cũng đúng quy trình của mình nhưng không ai thấy bức tranh chung. Một hoạt động chung, có tính cạnh tranh nhẹ nhàng như đua kart, đặt các phòng ban vào cùng một đội hoặc cùng một đường đua, thường phá được lớp băng đó nhanh hơn nhiều buổi họp liên phòng ban.
Dấu hiệu 3: nhân sự mới vẫn đứng ngoài sau vài tháng
Một người vào công ty được ba, bốn tháng nhưng giờ ăn trưa vẫn ngồi một mình, ít được rủ vào các cuộc trò chuyện ngoài công việc. Đây là dấu hiệu dễ bị bỏ qua nhất vì công việc của họ vẫn hoàn thành đúng hạn, không ảnh hưởng số liệu ngắn hạn. Nhưng gắn kết chậm ở giai đoạn đầu thường là lý do âm thầm dẫn tới nghỉ việc sớm, trước khi công ty kịp nhận ra khoản đầu tư tuyển dụng đã mất.
Vì sao chọn team building trong nhà khi cần hành động ngay
Khi đã thấy dấu hiệu, tốc độ chuẩn bị quan trọng hơn không gian đẹp. Đặt sân ngoài trời phải chờ dự báo thời tiết, luôn cần phương án dự phòng. Tại Infinity Racing, đua xe diễn ra hoàn toàn trong nhà tại Vincom Thảo Điền, TP. Thủ Đức, lịch không phụ thuộc mưa nắng, gói trọn gói đã gồm đua kart, ăn uống và giải trí tại chỗ nên không mất thời gian gom nhiều nhà cung cấp cùng lúc.
Một buổi team building trong nhà còn có lợi thế ít ai để ý: không cần chờ kết quả dự báo thời tiết trước một tuần mới dám xác nhận với nhân viên, vì lịch trình đã chắc chắn ngay từ lúc đặt cọc. Với một công ty vừa thấy dấu hiệu cần hành động, đây là khoảng cách giữa việc tổ chức được trong hai tuần tới và việc phải dời sang tháng sau vì chưa tìm được ngày trời quang.
Cách nhận biết buổi team building đã hiệu quả
Hiệu quả không nằm ở việc ảnh chụp buổi đó có vui hay không, mà nằm ở vài tuần sau. Người trước đây im lặng trong họp có bắt đầu góp ý lại chưa? Hai phòng ban từng chỉ trao đổi qua email có nhắn tin trực tiếp hỏi nhau việc không cần CC ai không? Nhân sự mới có được rủ đi ăn trưa cùng chưa? Đây là ba câu hỏi đáng theo dõi hơn nhiều so với việc hỏi "buổi đó có vui không" ngay sau sự kiện, vì cảm giác vui nhất thời gần như luôn là câu trả lời có, bất kể hoạt động được thiết kế tốt hay không.
Nếu ba dấu hiệu ban đầu vẫn còn nguyên sau một tháng, vấn đề không nằm ở việc chọn sai hoạt động, mà nằm ở việc một buổi team building không thể tự nó giải quyết một vấn đề đã tồn tại lâu trong cách quản lý hằng ngày. Lúc đó cần thêm hành động khác đi kèm, không chỉ một sự kiện.
Ai nên là người theo dõi kết quả sau buổi tổ chức
Không nên giao việc này cho chính người đứng ra tổ chức, vì họ dễ đánh giá thiên về hướng tích cực. Một quản lý cấp trung, người không trực tiếp lên kịch bản chương trình nhưng có mặt trong buổi, thường quan sát khách quan hơn về việc ai thực sự thay đổi cách tương tác sau đó, ai vẫn giữ nguyên khoảng cách như trước. Ghi lại vài quan sát cụ thể, thay vì chỉ hỏi cảm nhận chung, sẽ giúp lần tổ chức kế tiếp thiết kế đúng hơn.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá và giữ lịch trong 24 giờ.