Câu hỏi mà bộ phận HR nào cũng gặp mỗi tháng 10
Nói cụ thể hơn, câu hỏi ở đây là có nên chuyển hẳn sang team building trong nhà cho sự kiện năm nay, hay vẫn giữ mô hình ngoài trời quen thuộc. Đây không phải câu hỏi mang tính cảm tính, mà cần được trả lời dựa trên vài tiêu chí cụ thể: quy mô đoàn, mức độ chắc chắn về lịch trình công ty cần, và giai đoạn tổ chức trong năm. Bài viết này đi thẳng vào từng tiêu chí đó, giúp người phụ trách sự kiện có cơ sở quyết định team building trong nhà có phải lựa chọn đúng cho công ty mình hay không.
Gần như năm nào cũng vậy, cứ đến quý cuối năm là bộ phận nhân sự lại ngồi tính lại phương án team building. Ngoài trời cho không khí thoáng, sân bãi rộng, nhưng phụ thuộc thời tiết và mất công dựng phương án B. Trong nhà chắc chắn hơn về lịch trình, nhưng nhiều người lo không gian chật, hoạt động đơn điệu. Câu trả lời không nằm ở việc bên nào tốt hơn tuyệt đối, mà ở việc quy mô đoàn, ngân sách và mức độ chắc chắn về lịch trình của công ty đang cần ở đâu.
Ba yếu tố quyết định nên chọn trong nhà
Thứ nhất là mức độ chắc chắn về lịch. Sự kiện ngoài trời luôn cần phương án dự phòng khi trời mưa, và phương án dự phòng đó thường phát sinh thêm chi phí thuê hội trường hoặc dời lịch. Một sự kiện trong nhà không có rủi ro này, lịch trình đã chốt là giữ nguyên.
Thứ hai là thời gian chuẩn bị. Đoàn tổ chức gấp trong 2-3 tuần khó tìm được sân ngoài trời ưng ý vào mùa cao điểm cuối năm, trong khi các đơn vị trong nhà thường có sẵn không gian cố định, dễ xác nhận lịch nhanh hơn.
Thứ ba là tính đồng đều trải nghiệm. Hoạt động ngoài trời như đi bộ đường dài, chèo thuyền đòi hỏi thể lực, dễ khiến một phần đoàn cảm thấy bị bỏ lại. Một hoạt động như đua kart trong nhà cho phép người mới lái và người có kinh nghiệm cùng tham gia trên một đường đua, không phân biệt thể trạng.
Khi nào ngoài trời vẫn là lựa chọn đúng
Không phải lúc nào trong nhà cũng thắng. Đoàn muốn tổ chức trại hè nhiều ngày, cần không gian cắm trại, hoặc công ty có văn hóa gắn với hoạt động dã ngoại lâu năm thì ngoài trời vẫn là lựa chọn hợp lý hơn. Vấn đề là công ty cần biết rõ mình đang ưu tiên điều gì trước khi đặt cọc.
Một phương án cụ thể tại TP.HCM
Gói Team Building & Year-End Party tại Infinity Racing là ví dụ cho hướng đi trong nhà. Đường đua kart 3 tầng tại Vincom Thảo Điền hoạt động không phụ thuộc thời tiết, gói trọn gói đã bao gồm đua xe, ăn uống và giải trí tại chỗ. Mức đầu tư tham khảo 70-100 triệu đồng cho một sự kiện trọn gói, tùy quy mô đoàn và số vòng đua.
Địa điểm nằm trong Vincom Thảo Điền, nơi có 20.000-25.000 lượt khách qua lại mỗi ngày, nên không phát sinh chi phí hướng dẫn đường cho cả đoàn hay tìm bãi đỗ xe riêng. Đây là chi tiết nhỏ nhưng thường bị bỏ qua khi lập ngân sách, trong khi phí gửi xe và xe trung chuyển cho một đoàn 100 người ở địa điểm ngoài trời không phải con số nhỏ.
Bốn câu hỏi giúp quyết định nhanh hơn
Khi chưa có nhiều thời gian phân tích sâu, bốn câu hỏi sau giúp rút ngắn quá trình quyết định. Thứ nhất, đoàn có trên 50 người không, vì quy mô càng lớn thì rủi ro vận hành ngoài trời càng cao khi có sự cố. Thứ hai, công ty có đang tổ chức vào giai đoạn tháng 10 đến tháng 12 không, vì đây là mùa mưa cao điểm ở miền Nam, xác suất gặp mưa trong một buổi chiều cao hơn hẳn các tháng khác trong năm. Thứ ba, ngân sách đã được duyệt theo một mức cố định hay vẫn còn khoảng linh hoạt nếu phát sinh, vì phương án ngoài trời luôn cần một khoản dự phòng chưa chắc dùng đến. Thứ tư, công ty đã từng gặp sự cố phải dời lịch team building vì thời tiết trong các năm trước hay chưa, bởi kinh nghiệm thực tế thường là chỉ báo đáng tin hơn mọi phân tích lý thuyết.
Trả lời “có” cho từ hai câu trở lên trong bốn câu này là dấu hiệu khá rõ cho thấy phương án trong nhà phù hợp hơn cho năm nay. Ngược lại, nếu cả bốn câu đều trả lời “không”, ngoài trời vẫn có thể là lựa chọn hợp lý, miễn công ty đã cân nhắc kỹ chi phí dự phòng ngay từ bước lập ngân sách ban đầu, không để đến sát ngày mới tính.
Team building trong nhà hay ngoài trời — các bài liên quan
Quyết định team building trong nhà hay ngoài trời không cần làm một mình dựa trên bài viết này. Nếu công ty đã nhận thấy vài dấu hiệu cụ thể cần đổi sang trong nhà, bài 3 dấu hiệu công ty đang cần một buổi team building trong nhà liệt kê rõ các dấu hiệu đó. Nếu mối lo lớn nhất chỉ là rủi ro mưa vào mùa cuối năm, bài team building trong nhà: khi trời mưa không còn là rủi ro đi sâu hơn vào riêng vấn đề này.
Cách quyết định nhanh cho năm nay
Nếu đoàn dưới 150 người, ngân sách đã xác định, và công ty không muốn rủi ro thời tiết ảnh hưởng đến ngày đã lên kế hoạch từ trước, trong nhà là phương án an toàn hơn. Nếu đoàn cần không gian rộng cho hoạt động nhiều ngày và ngân sách linh hoạt để xử lý phát sinh, ngoài trời vẫn có chỗ đứng. Với phần lớn các công ty đang tổ chức year-end party trong khung tháng 11-12 tại TP.HCM, rủi ro thời tiết mới là biến số khó kiểm soát nhất, và đó cũng là lý do ngày càng nhiều bộ phận nhân sự chuyển hẳn sang phương án trong nhà.
Sếp cho tôi biết quy mô đoàn và thời gian dự kiến, tôi gửi báo giá chi tiết trong 24 giờ. Gửi yêu cầu báo giá hoặc đặt lịch trao đổi trực tiếp 30 phút.
