Một công ty ở Hàn Quốc hay Singapore thưởng cho nhóm nhân viên xuất sắc một chuyến đi bốn ngày ba đêm đến TP.HCM. Lịch trình thường như nhau: tham quan trung tâm, ăn tối ven sông, một buổi chợ, một buổi bảo tàng, mua sắm. Sau ba lần đi những lịch trình này, ban tổ chức bắt đầu hỏi đơn vị tại địa phương: "Có gì khác không?".
Đoàn incentive quốc tế là gì
Incentive là một trong bốn loại hình của ngành MICE, gồm họp, khuyến thưởng, hội nghị và triển lãm, như bài về MICE đã trình bày. Đoàn incentive quốc tế là nhóm khách doanh nghiệp được công ty đến từ nước ngoài thưởng bằng chuyến đi, thường vì đạt doanh số hay thành tích. Quy mô từ khoảng 20 người đến vài trăm.
Điều khác với du lịch thông thường là mục đích. Đoàn incentive đi để được ghi nhận. Người tổ chức cần tạo ra những khoảnh khắc khách có thể kể lại: sự bất ngờ, trải nghiệm riêng, cảm giác được đối đãi đặc biệt. Một lịch trình tham quan thông thường không tạo ra điều đó, dù đẹp đến đâu.
Vì sao đua kart trong nhà hợp với đoàn incentive
Có bốn lý do thường được nhắc đến khi các đơn vị tổ chức tại địa phương thiết kế lịch trình.
Thứ nhất, hoạt động diễn ra trong nhà, không phụ thuộc thời tiết. Mưa ở TP.HCM mùa cao điểm có thể phá lịch trình ngoài trời của cả đoàn, và đoàn nước ngoài ít có thời gian để dời lịch.
Thứ hai, là hoạt động nửa buổi, vừa vặn với một lịch trình dày. Không cần dành cả ngày.
Thứ ba, ngôn ngữ không phải rào cản lớn. Cầm vô-lăng và đua cùng nhau không cần nhiều lời.
Thứ tư, nó khác. Một đường đua kart trong nhà nhiều tầng không phải thứ khách có thể tìm thấy ở thành phố nhà.
Đua kart cho đoàn incentive không đơn thuần là thêm một hoạt động vào lịch, mà là chỗ khách thành người chơi thay vì người xem.
Địa điểm: vì sao Thảo Điền
Infinity Racing nằm tại Vincom Thảo Điền, 161 Võ Nguyên Giáp, TP. Thủ Đức. Theo trang giới thiệu, trung tâm có khoảng 20.000 đến 25.000 lượt khách mỗi ngày, có sẵn bãi đỗ xe, địa điểm dễ tìm. Với đoàn đi xe đưa đón, điều này giảm nhiều rủi ro vận hành: xe đón dễ tìm, khách xuống xe vào ngay trong trung tâm. Thảo Điền cũng là khu vực quen thuộc với nhiều khách nước ngoài, nên lịch trình có thể nối tiếp bằng một bữa ăn tại khu vực.
Đường đua dài 300 m, 16 khúc cua, ba tầng. Hai khu sự kiện riêng: Zone 1 rộng 73 m² cho khu chờ và khởi động, Zone 2 rộng 115 m² cho phần giao lưu và nghi thức nhỏ như trao chứng nhận, quà lưu niệm.
Những điều phải xác nhận trước khi đưa vào lịch trình
Đoàn nước ngoài có thêm các câu hỏi mà đoàn trong nước ít gặp. Đừng đoán những điều này, hãy hỏi đơn vị vận hành bằng văn bản.
- Điều kiện lái đối với khách nước ngoài, và giấy tờ cần mang theo nếu có
- Cách hướng dẫn an toàn bằng tiếng Anh hoặc có phiên dịch
- Độ tuổi tối thiểu, chiều cao và thể trạng cần thiết để lái
- Số lượt đua tối đa cho đoàn và thời gian cho mỗi lượt
- Phương án cho khách không lái, như vai trò cổ vũ hoặc nhiếp ảnh
- Thực đơn cho khách có yêu cầu ăn uống đặc biệt
Tài liệu của chương trình đào tạo quản lý triển lãm nhắc rằng yêu cầu bữa ăn đặc biệt, như dị ứng thực phẩm, cần được khách khai trước trên biểu mẫu đăng ký và xác nhận lại tại chỗ. Nguyên tắc này áp dụng đúng cho đoàn incentive.
Một lịch trình nửa ngày minh họa
Khung sau chỉ để tham khảo. Giờ thực tế điều chỉnh theo lịch cả đoàn.
- Xe đón khách về Thảo Điền, 20 phút, nhận thẻ tên và hướng dẫn chung.
- Hướng dẫn an toàn và phân lượt, 20 phút.
- Các lượt đua, khoảng 90 phút tùy quy mô. Người chờ ở Zone 1.
- Bữa tối nhẹ ở Zone 2, công bố bảng xếp hạng, trao quà lưu niệm, 60 phút.
- Đưa đoàn về khách sạn hoặc nối sang hoạt động buổi tối.
Với đoàn lớn trên 80 người, nên làm việc với đơn vị vận hành để chia thành hai đợt, mỗi đợt một hoạt động khác nhau, thay vì cho cả đoàn chờ.
Ngân sách và thời điểm
Gói trọn gói tham khảo của đơn vị vận hành nằm trong khoảng 70 đến 100 triệu đồng cho gói gồm đua kart, ăn uống và giải trí tại chỗ, ngân sách thực tế phụ thuộc quy mô đoàn và số vòng. Với mùa cao điểm tháng 10 đến tháng 12, các khung giờ đẹp thường kín trước 4 đến 6 tuần. Đoàn quốc tế thường chốt lịch xa hơn, nên cần gửi yêu cầu sớm.
Nếu ban tổ chức nước ngoài cần phương án nửa ngày cho đoàn khách, xem trang Infinity Racing hoặc gửi yêu cầu báo giá kèm quy mô, ngày dự kiến và ngôn ngữ chính của đoàn. Bài về đua kart trong nhà cũng giải thích nhanh trải nghiệm cho người chưa biết.
Đoàn incentive nhớ đúng một vài khoảnh khắc của cả chuyến đi, và một vòng đua chung thường nằm trong số đó.