Nhiều doanh nghiệp chọn gói tài trợ theo tên gọi nghe hoành tráng nhất, Kim Cương thay vì Vàng, mà không xem kỹ danh sách quyền lợi đi kèm có phù hợp với mục tiêu thật hay không. Gói tài trợ vì thế không đơn thuần là mua một cái tên, mà là mua một tập hợp quyền lợi cụ thể, và giá trị thật nằm ở việc quyền lợi đó có được thương hiệu tận dụng hết hay không.
Cấu trúc phổ biến của các cấp tài trợ
Phần lớn sự kiện chia tài trợ thành ba đến bốn cấp. Kim Cương thường đi kèm thời lượng phát biểu trên sân khấu chính, vị trí gian hàng đẹp nhất, và logo xuất hiện ở mọi ấn phẩm truyền thông. Vàng có quyền lợi tương tự nhưng ở quy mô nhỏ hơn, có thể chỉ có gian hàng mà không có phần phát biểu. Đồng hành (Co-Sponsor) thường chỉ có logo xuất hiện, không có quyền lợi tương tác trực tiếp với khách tham dự.
Vì sao gói cao nhất không luôn là lựa chọn đúng
Một thương hiệu B2B chuyên sâu, khách hàng mục tiêu chỉ vài chục người ra quyết định trong ngành, có thể không cần logo xuất hiện khắp nơi như gói Kim Cương yêu cầu. Thứ họ cần là mười lăm phút phát biểu trước đúng nhóm khách đó. Ngược lại, một thương hiệu tiêu dùng cần độ phủ rộng thì gói Kim Cương với logo xuất hiện dày đặc lại đáng giá hơn.
Quyền lợi hay bị bỏ qua khi so sánh gói
Danh sách quyền lợi đơn vị tổ chức đưa ra thường liệt kê cả những phần khó đo lường như "xuất hiện trên mạng xã hội" hoặc "nhắc tên trong thông cáo báo chí". Trước khi chốt gói, nên hỏi rõ số liệu cụ thể, lượng theo dõi thực tế của kênh mạng xã hội đó, hoặc danh sách cơ quan báo chí sẽ nhận thông cáo, thay vì chỉ nhìn vào tên quyền lợi.
Tài trợ hiện vật (in-kind) khác gì tài trợ tiền mặt
Một số doanh nghiệp tài trợ bằng sản phẩm hoặc dịch vụ thay vì tiền mặt, ví dụ hãng nước tài trợ toàn bộ nước uống cho sự kiện, hoặc hãng công nghệ tài trợ thiết bị trình chiếu. Hình thức này thường được ban tổ chức quy đổi ra giá trị tương đương để xếp hạng cấp tài trợ, nhưng quyền lợi truyền thông đi kèm đôi khi ít hơn tài trợ tiền mặt cùng giá trị, vì ngân sách vận hành sự kiện không nhận được tiền mặt để trang trải các hạng mục khác. Nên hỏi rõ cách quy đổi trước khi so sánh với các gói tài trợ tiền mặt.
Thời điểm nên chốt gói tài trợ
Các vị trí tài trợ giới hạn số lượng, ví dụ chỉ có một suất Kim Cương, thường được chốt sớm nhất, đôi khi trước cả việc ban tổ chức công bố chương trình chi tiết. Chốt sớm cũng thường đi kèm mức giá ưu đãi hơn so với đăng ký sát ngày sự kiện, khi ban tổ chức đã bán được phần lớn diện tích và không còn nhiều động lực giảm giá.
Theo dõi hiệu quả tài trợ sau sự kiện
Nhiều nhà tài trợ dừng lại ở việc kiểm tra logo có xuất hiện đúng như cam kết hay không, mà bỏ qua phần quan trọng hơn: số lượng khách thật sự tương tác với gian hàng hoặc nội dung của mình trong suốt sự kiện. Với gói có phần phát biểu, nên xin lại danh sách người tham dự phiên đó từ ban tổ chức để đội sales theo dõi tiếp sau sự kiện, thay vì chỉ giữ lại vài tấm ảnh chụp sân khấu làm bằng chứng đã tài trợ.
Đàm phán quyền lợi riêng ngoài gói chuẩn
Với ngân sách tài trợ đủ lớn, nhiều đơn vị tổ chức sẵn sàng thiết kế gói riêng thay vì ép vào ba cấp có sẵn, ví dụ đổi phần logo trên backdrop lấy thêm suất phát biểu, nếu đó là thứ thương hiệu thật sự cần. Bước đàm phán này thường bị bỏ qua vì nhà tài trợ mặc định gói đã niêm yết là cố định.
Nếu Sếp đang cân nhắc tài trợ một sự kiện và muốn xem quyền lợi nào thật sự đáng giá với mục tiêu của công ty, có thể gửi yêu cầu báo giá kèm ngân sách dự kiến để tôi giúp phân tích trước khi ký hợp đồng. Gửi yêu cầu báo giá
